CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN VÀ VAI TRÒ CỦA HTTT TRONG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
4.1.3. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System – DSS) Định nghĩa
Định nghĩa
Vào đầu những năm 1970, những khái ni m được đưa vào DSS đầu ti n được Scort–Morton gọi t n là những h thống hỗ trợ quyết định quản l ng ta định nghĩa “những h thống tr n cơ sở máy tính có tương tác, giúp những người đưa ra quyết định sử d ng dữ li u và những m hình để giải quyết những vấn đề kh ng có cấu trúc” (1971) Một định nghĩa cổ điển khác về DSS của Keen và Scort-Morton (1978) như sau:
H thống hỗ trợ quyết định là sự kết hợp giữa trí thức con người với khả năng của máy tính cải thi n chất lượng quyết định Nó là một h thống hỗ trợ dựa tr n máy tính giúp cho những nhà quản l giải quyết những vấn đề bán cấu
trúc.
Lưu rằng DSS giống như MIS là những thuật ngữ khá tổng quát (nghĩa là nó có nghĩa khác nhau với những người khác nhau) Kh ng có một định nghĩa DSS nào được chấp nhận chung Định nghĩa gọn hơn, DSS là h hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản l về các vấn đề bán cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định / kh ng thường xuy n
Vấn đề đặt ra
DSS thường được dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và kh ng lặp lại) như:
+ “Có n n đưa ra sản phẩm này kh ng?“
40 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
+ Một c ng ty nước ngoài cần phải ra quyết định có n n “thâm nhập vào thị trường Vi t Nam kh ng?”
+ N n l n một “kế hoạch thưởng chung cho mọi nhân vi n như thế nào?”
+ Đánh giá và xác định hạn mức tín d ng (đánh giá tr n tiềm năng, thái độ, uy tín của khách hàng ) Tất cả vấn đề tr n được đặt ra mà TPS và MIS kh ng trả lời được
Đặc điểm của các vấn đề mà DSS giải quyết là tính bán cấu trúc của nó Có thể là m c ti u kh ng rõ hoặc nhiều muc ti u Có thể là số li u thu nhập được kh ng chính xác (nhất là số li u ngoài) hoặc quá trình xử l số li u kh ng chặt chẽ, kh ng rõ ràng Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng
Ví dụ minh họa
Chúng ta quay lại vấn đề có n n đưa ra sản phẩm mới Giả sử biết rằng để đưa ra sản phẩm mới c ng ty phải tốn 1 chi phí cố định là 40 tri u đồng Biến phí để sản xuất 1 đơn vị là 5 000 đồng và giá bán dự kiến là 11 000 đồng Hi n tại bộ phận nghi n cứu tiếp thị dự báo rằng nhu cầu năm tới khoảng 700 sản phẩm Nhà quản l sản phẩm đặt ra các câu hỏi sau:
1. N n sản xuất bao nhi u?
2. Nếu nhu cầu thay đổi thì sao (20%)? 3.Giá có n n tăng giảm kh ng?
Vấn đề 1: Sản xuất bao nhi u?
Định phí : F = 40 000 000 đồng
Biến phí : v = 5 000 đồng
Giá bán : r = 11 000 đồng
Dự báo nhu cầu = 700 sản phẩm
Dùng bản tính bạn d dàng xác định được điểm hòa vốn theo c ng thức sau:
QBE = F / (r-v) = 677 sản phẩm
Vì QBE < nhu cầu, c ng ty n n tiến hành đưa sản phẩm mới ra thị trường và sản xuất trong khoảng [ 670 –
700 ]
Vấn đề 2: Kỳ vọng nhu cầu 700 sản phẩm +- 20% Chúng ta có thể xác định nhu cầu tối thiểuvà tối đa như sau :
Nhu cầumin = 700 – 20% * 700 = 560 Nhu cầumax = 700 + 20% * 700 = 840
Nhu cầu min = 560 < Điểm hòa vốn = 667 < Nhu cầu max = 840
Nếu xác xuất để nhu cầu thay đổi trong khoảng tr n là đều thì xác suất để dự án bị lỗ là: (667 – 560) / (840 – 560) = 38%
Đứng trước tình huống này thì quyết định cuối cùng tùy thuộc vào thái độ “mạo hiểm “của nhà quản l Nếu nhà quản l thuộc loại sợ mạo hiểm, ng / bà sẽ kh ng theo đuổi dự án này
41 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Vấn đề 3: Để có quyết định có n n tăng / giảm giá kh ng, phải xây dựng một m hình chi tiết hơn Chủ yếu là quan h cung cầu (demand / supply) như thế nào? (Nếu giảm giá một đồng thì nhu cầu tăng l n bao nhi u?) Những yếu tố
phức tạp hơn cũng có thể đưa vào như tính trung thành của khách hàng (loyalty), giá cạnh tranh của đối thủ, sự cạnh tranh về giá của khách hàng Sau khi có m hình rồi, nhà quản l sẽ li n tiếp thực hi n nhiều câu hỏi kiểu “what-
if”(nếu t i tăng giá 10% thì nhu cầu và do đó lợi nhuận ngắn hạn và dài hạn sẽ như thế nào?) và tr n cơ sở tập kết quả mà DSS trả lời và tổng kết, nhà quản l sẽ đi đến kết luận cuối cùng
Có 1 đặc điểm chúng ta có thể nhận thấy trong quá trình tr n là DSS kh ng thay thế nhà quản l ra quyết định (đưa ra lời giải tối ưu) mà chính nhà quản l dựa vào th ng tin mà DSS cung cấp để ra quyết định sau khi cân nhắc th m nhiều yếu tố khác, kể cả các yếu tố chưa được m hình hóa Quyết định của nhà quản l trong trường hợp này kh ng thể coi là quyết định tối ưu mà chủ yếu nó thể hi n thái độ ưa thích của người ra quyết định đối với phương án được chọn Cùng vấn đề / tình huống, những người khác nhau có thể ra quyết định khác nhau tùy theo “m c ti u “của người đó
Cấu trúc chung của DSS
Chương trình DSS - Khách hàng - Đối thủ - Ngành c ng nghi p - Nền kinh tế Quản lý mô hình Quản lý dữ liệu Quản lý đối thoại Dữ liệu từ MIS Dịch vụ dữ liệu ngoài Các mô hình DSS Ngƣời sử dụng DSS Tƣơng tác
42 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Hình 3.4.Cấu trúc chung của h DSS
Đặc điểm của DSS
I. Linh động (Flexibel)
Đặc tính quan trọng nhất của một DSS tốt là khả năng linh động trong vi c cho phép tạo ra m hình giải quyết một vấn đề phức tạp, kh ng dự định trước Các vấn đề này thường là bán cấu trúc hoặc kh ng có cấu trúc m i trường ra quyết định kh ng chắc chắn, nhu cầu ra quyết định thay đổi Đây là đặc tính quan trọng nhất để phân bi t giữa DSS với TPS và MIS Mặc dù TPS và MIS có thể thay đổi nhưng phải mất rất nhiều thời gian, tới lúc ấy vấn đề kh ng còn là nhu cầu giải quyết nữa
II Tương tác giữa người và máy (interactive)
Đặc điểm thứ hai của DSS là khả năng trao đổi th ng tin giữa nó và người sử d ng Đó là vì bản thân DSS chỉ cung cấp th ng tin và trả lời câu hỏi, còn nhà quản l mọg muốn đặt ra nhiều câu hỏi để làm sáng tỏ những ngờ vực (what - if) của mình Do đó cần thiết phải có dòng th ng tin hỏi –đáp lien t c giữa người sử d ng và DSS
III Không thay thế người ra quyết định
Đặc điểm thứ ba của DSS là kh ng trực tiếp đề nghị giải pháp / lời giải ra quyết định mà chỉ cung cấp th ng tin gợi hỗ trợ / thamkhảo Bản thân người sử d ng phải là người ra quyết định cuối cùng sau khi có th ng tin cung cấp từ DSS
IV Thời gian sống ngắn
Đặc điểm thứ tư của DSS là sinh ra nhanh (vì vấn đề khẩn cấp) Đặc điểm này có thể coi là một h quả của tính bất thường của vấn đề mà DSS sẽ phải giải quyết trong thời gian ngắn mà trước đó người ta chưa hề nghĩ đến nó Có điều là sau khi DSS được tạo ra và giải quyết vấn đề thì hầu như nó kh ng còn được sử d ng nữa, vì khả năng xảy ra vấn đề này trong tương lailà rất thấp
V Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực
Đặc điểm thứ năm của DSS là có khả năng m phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực Bản thân m hình khi thiết lập đã phải m phỏng mối quan h của các yếu tố ảnh hưởng đến các quyết định Hơn nữa, c ng c “what if”cho phép nhà quản l m phỏng htế giới thực tr n h thống của mình
VI Tính đến hiện tại và dự báo tương lai
Đặc điểm thứ sáu của DSS là có khả năng dựa tr n các dữ li u quá khứ - hi n tại (từ cơ sở dữ li u của MIS) để rút ra (dự báo) các quan h tương lai bằng các m hình thống k / hồi quy Trong ví d về DSS của chúng ta, quan h cung cầu chẳng hạn có thể dự báo được tr n cơ sở dữ li u của quá khứ Nếu vấn
43 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
đề phức tạp và có li n quan đến vi c hoạc địnhchiến lược của tổ chức thì người ta thiết kế DSS để nhận ra những chiến lược thay đổi và dự báo những kết quả về tài chính
VII Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề
Đặc điểm thứ bảy của DSS là chú đến kết quả giải quyết vấn đề (kh ng chú trọng hi u quả) Kết quả (effectiveness) là đạt m c đích với bất cứ giá nào trong khi đó hi u quả (efficiency) là đạt muc đích với chi phí thấp nhất DSS chú trọng kết quả vì nó hoạt động trong m i trường kh ng ổn định Ngược lại MIS được thiết kế để giải quyết các vấn đề có cấu trúc n n chỉ quan tâm tới hi u quả (vì kết quả là đương nhi n đạt được)
VIII Người không chuyên có thể làm
Đặc điểm cuối cùng của DSS là người tạo ra DSS chính là người sử d ng Theo kết quả nghi n cứu thì hầu hết các DSS do các nhà quản l cấp cao trực tiếp thiết kế Thiết kế DSS thường được bắt đầu tr n giấy và bút để viết ra logic / m hình của vấn đề mà kh ng cần phân tích h thống cẩn thận Một DSS được xây dựng trung bình là 13 ngày
Điều kiện sử dụng DSS
I. Môi trường hoạt động bất ổn, kh ng chắc chắn và do đó dữ li u cung cấp cho bài toán là kh ng chính xác Các th ng tin về khách hàng, đối thủ, m i trường vĩ m là các yếu tố kh ng chắc chắn
cao.
II.M c ti u ra quyết định kh ng rõ ràng hoặc nhiều m c ti u
III. Khi phòng xử l th ng tin kh ng ti n li u được hết các y u cầu đa dạng và phong phú của nhà quản
lý.
IV. Khi c ng c máy tính d sử d ng, nhà quản l được trang bị những kiến thức và kỹ năng sử d ng phần mềm DSS
Các công cụ (mô hình) của DSS