Điều tra và phân tích hệ thống:

- Thực hin kế hoạch giao hàng tốt

d) Thiết kế vật lý

7.1.1 Điều tra và phân tích hệ thống:

M c ti u chủ yếu của bước này là để (1) xác định những vấn đề của h thống đang tồn tại, (2) tìm hiểu những y u cầu mới về th ng tin, và (3) xác định những hình thức kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ Những câu hỏi cần trả lời trong bước điều tra h thống là:

1. Li u doanh nghi p có những vấn đề hay cơ hội nảy sinh nào kh ng?

2. Nguy n nhân nào gây ra những vấn đề hay cơ hội đó?

3. Một h thống th ng tin mới có thể giải quyết được những vấn đề đó kh ng?

Đồng thời, tại bước này, người ta cũng tiến hành xác định các dữ li u nhập, xuất, các h thống con, các dòng th ng tin, dòng dữ li u, sự tham gia của h thống với từng m đun vào các mức quản l một cách chi tiết đều nhằm phân tích và làm rõ những yếu tố sau:

Điều tra phân tích h thống Thiết kế & xây dựng HT Triển khai h thống Xác định vấnđề và cách thức mà HTTT có thể hỗ trợ Thiết kế CSDL Các chương trình và thủ t c HTTT được sử d ngđể hỗ trợ quá trình kinh doanh Vận hành & duy trì

138 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân

 Th ng tin cần thiết cho tổ chức và người sử d ng nó

 Các hoạt động, các nguồn cung cấp, và các sản phẩm của h thống th ng tin

 Khả năng h thống th ng tin cần có để đáp ứng những y u cầu của người sử d ng

Những quyết định do vi c điều tra và phân tích h thống có thể đi theo một trong những phương án sau:

 Không thay đổi: Kết luận này có được khi ta xác định rằng những vấn đề xác định ban đầu kh ng nghi m trọng như suy nghĩ th ng thường, và y u cầu về th ng tin mới kh ng tồn tại lâu hoặc kỹ thuật mới kh ng hi u quả so với chi phí

 Sửa một hệ thống đang tồn tại: Kết quả này được lựa chọn do nó y u cầu ít nguồn lực hơn và có thể được hoàn thành nhanh hơn vi c phát triển một h thống mới Đó thực tế là một sự thoả hi p khi mà chi phí bỏ ra ở mức thấp hơn và d chấpnhận hơn

 Thiết kế một hệ thống mới: Điều này xảy ra khi kết quả phân tích cho thấy h thống đang tồn tại là quá lỗi thời, sự sửa chữa là kh ng thoả đáng hoặc có chi phí quá cao Trong khi đó, h thống mới có thể giải quyết được những vấn đề đang tồn tạivới chi phí ở mức chấp nhận được

Khảo sát sơ bộ:

Điều tra h thống có thể bắt đầu bằng vi c khảo sát sơ bộ nhằm:

 Đạt được những hiểu biết về h thống ứng d ng đang tồn tại

 Phát triển tốt mối quan h với người sử d ng h thống

 Thu thập dữ li u hữu ích tiềm ẩn trong h thống

 Xác định bản chất của vấn đề đang được điều tra

Để có được kết quả mong muốn, đội ngũ nghi n cứu điều tra cần được thiết lập một cách có chọn lọc Những nhân vi n trong đội ngũ có thể là nhân vi n, chuy n vi n hoặc kh ng chuy n từ những phòng ban khác nhau nhưng đều phải có kinh nghi m hay ít nhất là phải được đào tạo về h thống Những nhân vi n đã từng có kinh nghi m với h thống cũ và biết về những thiếu sót còn tồn tại của h thống đang sử d ng thực sự sẽ là những người cóích nhất

Th ng thường, khi khảo sát sơ bộ, đội nghi n cứu cần tập hợp những thực tế về dòng dữ li u trong h thống và các giao tiếp với những h thống khác Dòng dữ li u có thể lấy mẫu qua các tài li u, qua quan h vấn đáp, hoặc nhờ máy tính ghi nhận C ng vi c khảo sát sơ bộ cũng bao gồm cả kiểm soát nội bộ trong h thống đang tồn tại Nghĩa là, kiểm soát các quá trình, thủ t c do doanh nghi p đặt ra với m c ti u an toàn, tài sàn, đảm bảo dữ li u chính xác, tăng

139 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân

cường tính hi u quả, và gắn với sự ph c tùng các chính sách của quản l Kết quả, đội nghi n cứu cần xác định được những điểm mạnh, điểm yếu của h thống đang tồn tại

Những c ng c thường được sử d ng đối với bước khảo sát sơ bộ có thể là một trong những cách thức sau:

Xem xét và đánh giá tài liệu: Các tài li u có sẵn cần được tập trung theo nhóm tác nghi p, để có thể d dàng tìm ra những m tả từng c ng vi c ri ng lẻ, và do đó, d xác định nguồn gốc của vấn đề Các loại tài li u này có thể chia làm ba loại: tài li u tổ chức, tài li u cá nhân và tài li u xử l Tài li u tổ chức giúp cho người khảo sát có khả năng đánh giá được cấu trúc tổ chức và h thống chức năng trong doanh nghi p Các tài li u cá nhân thì tập trung nhiều hơn vào chi tiết từng c ng vi c và nhi m v c thể Trong khi đó, tài li u xử l lại tập trung vào sự tương tác giữa các nhi m v cá nhân khác nhau và mối li n kết của quá trình nhập li u với sự hỗ trợ của máy tính

Phỏng vấn: Đây là phương pháp giúp người khảo sát tiếp cận với những người có kinh nghi m nhất đối với một c ng vi c nào đó và nhờ đó, có thể tiếp cận gần nhất với những nguy n nhân thực sự cho hi n tượng các tài li u hi n hành kh ng còn phù hợp với hi n tại nữa

Lƣợc đồ dòng dữ liệu: Xây dựng lưu đồ dòng dữ li u sẽ giúp chỉ rõ dòng dữ li u giữa các tiến trình, tập tin và các điểm xuất dữ li u Một lược đồ là một hình ảnh trình bày các tiến trình Sử d ng sơ đồ hoặc lược đồ dòng dữ li u cho phép người khảo sát thực hi n c ng vi c của họ d dàng hơn

Sử dụng bảng câu hỏi: Đội nghi n cứu cũng có thể sử d ng bảng câu hỏi theo cách hoặc phân tích vi n hoặc nhân vi n phòng ban được phỏng vấn trực tiếp trả lời bảng câu hỏi Danh sách các câu hỏi có thể được phát thảo trước và sau đó hoàn thi n lại sau một số cuộc phỏng vấn

Đánh giá công việc: Đ i khi vi c đánh giá trực tiếp c ng vi c cũng có thể giúp cho vi c khảo sát sơ bộ có hi u quả hơn Điều này đặc bi t quan trọng khi khảo sát sơ bộ các vấn đề có li n quan tới hi u quả của toàn bộ h thống hoặc khi người khảo sát sử d ng phương pháp phân tích chi phí - lợi ích để phát triển của một h thống mới

Nghiên cứu tính khả thi:

Quá trình phát triển một h thống th ng tin có thể khá tốn kém, n n bước điều tra h thống thường đòi hỏi nghi n cứu trước, gọi là nghi n cứu tiền khả thi Nghi n cứu tiền khả thi nhằm xác định nhu cầu về th ng tin của người sử d ng, và m c ti u, giới hạn, các y u cầu về nguồn lực, chi phí, lợi ích mà h thống th ng tin hứa hẹn Những gì tìm được từ bước này thường được lập báo cáo đầy đủ bao gồm cả những phát thảo về h thống và kế hoạch phát triển h thống Báo cáo này cần được bộ máy lãnh đạo của doanh nghi p th ng qua trước khi bắt đầu thực hi n Nếu được chấp nhận thì bước phân tích h thống bắt đầu được thực hi n

M c đích của bước nghi n cứu khả thi là nhằm đánh giá các phương án khác nhau và đưa ra một phương án thích hợp nhất Tính khả thi của một phương án được xác định theo 4 loại ti u chuẩn: kỹ thuật, hoạt động, thời gian, và tính kinh tế (xem bảng 4 1)

140 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân

Tính khả thi về mặt kỹ thuật li n quan tới vi c lựa chọn một kỹ thuậthoặc c ng ngh ti n tiến phù hợp với y u cầu của h thống Những phần mềm máy tính và thiết bị máy tính sử d ng cho h thống mới có sẵn từ nhà sản xuất hay kh ng? Ti u chuẩn này có thể xác định được một cách d dàng nhờ những lời khuy n của các chuy n gia ngoài

doanh nghi p

Tính khả thi về hoạt động xác định sự thay đổi cho h thống có thể hỗ trợ cho doanh nghi p đạt được những m c ti u hoạt động của nó hay kh ng

Tính khả thi về kinh tế li n quan tới vi c xác định xem sự thay đổi h thống có đáng giá kh ng Nhiều dự án phát triển h thống kéo dài từ hai tới ba năm và đòi hỏi một chi phí rất lớn Do đó, vi c ước tính tính khả thi về mặt kinh tế là hữu ích trong suốt quá trình phân tích h thống Trong đó, người nghi n cứu cần phải xác định rõ những chi

phí và lợi ích hàng năm với những lợi ích và chi phí chỉ xảy ra một lần

Tính khả thi về tổ chức Tính khả thi về kinh tế

H thống có thể hỗ trợ vi c thiết lập m c ti u chiến lược của tổ chức tốt tới mức nào?

Khả năng tiết ki m Gia tăng doanh thu

Giảm phí đầu tư Tăng lợi nhuận

Khả thi về kỹ thuật Khả thi về điều hành

Các phần mềm và phần cứng cho phép xây dựng h thống

Khả năng chấp nhận của người sử d ng Khả năng hỗ trợ vi c quản l

Các y u cầu của chính phủ, của người cung cấp và

khách hàng.

Bảng 4.1. Các ti u chuẩn đánh giá phương án khả thi

Lập lƣợc đồ dòng dữ liệu

Lược đồ dòng dữ li u giúp bạn xác định các quá trình thành phần của h thống và mối tương tác giữa chúng Lược đồ dòng dữ li u chỉ rõ cách thức dữ li u được đưa vào trongh thống, nơi tới của dòng dữ li u, và những gì được xử l nhờ các phương ti n kỹ thuật th ng tin hoặc nhờ phương ti n truyền th ng b n trong h thống

Các ký hiệu sử dụng trong lƣợc đồ dòng dữ liệu

Lược đồ dòng dữ li u sử d ng bốn dạng k hi u li n kết với nhau bởi các mũi t n có hướng chỉ theo hướng dòng dữ li u (hình 4 2) Những dạng k hi u này bao gồm:

 Ký hiệu dòng dữ liệu: một mũi t n sẽ chỉ rõ hướng di chuyển của dòng dữ li u

Ký hiệu chỉ quá trình: gồm các khung hình vu ng có các góc tròn đầu và khung hình tròn chỉ rõ các quá trình xử l dữ li u

141 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân

 Ký hiệu kho dữ liệu: gồm một hình chữ nhật mở chỉ nơi dữ li u được lưu trữ

Ký hiệu các thực thể: có thể có dạng hình tam giác hoặc hình chữ nhật chỉ các nguồn hoặc các hướng của dữ li u, những thực thể tham gia vào toàn bộ h thống

Các thực thể

Các tổ chức, các phòng ban, con người và các h thống khác Dữ li u nhập hoặc xuất

Có thể lặp lại

Các quá trình

Kho dữ liệu

Lưu trữ dữ li u giữa các quá trình xử l

Ít nhấtphải li n kết với duy nhất một quá trình

(theo dòng dữ li u)

Ít nhất phải có một dòng dữ li u vào và một dòng dữ li u ra Có thể bị lặp lại

Dòng dữ liệu

Giới thi u sự chuyển đổi dữ li u giữa các thực thể, các quá trình và các kho lưutrữ

Các mũi t n chỉ hướng của các dòng dữ li u Buộc phải đầu hoặc kết thúc ở một quá trình Buộc phải có t n để m tả dữ li u đang được chuyển

Hình 7.2. Các k hi u sử d ng trong lược đồ dòng dữ li u

Các mức lƣợc đồ dòng dữ liệu

Lược đồ dòng dữli u có thể d dàng m tả mối quan h l gic giữa các dữ li u, các thực thể tham gia (các nguồn lực và các hướng sử d ng dòng dữ li u), và các kho lưu trữ Lược đồ dòng dữ li u thường được sử d ng do nhiều nguy n nhân Trước hết là do có thể vẽ nó hết sức đơn giản (phần lớn là các vòng tròn có mũi t n) và d chỉ ra các

Ví d : Thanh toán Ví d : Khách hàng Ví d : Nhập Đơn hàng Ví d : Chuẩn bị Báo các

Chuyển đổi dữ liệu nhập thành dữ liệu xuất Biểu diễn các hoạt động một cách tự động Ít nhất phải có một dòng dữ liệu vào và một dòng dữ liệu ra

Có thể bị lặp lại