- Thực hin kế hoạch giao hàng tốt
PHÂN TÍCH KHẢ THI VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH
5.3.2.3. Nhận dạng công việc
Trong mỗi h thống, phân tích vi n sẽ phải nhận dạng những c ng vi c chủ yếu M hình sử d ng thích hợp là
mô hình h thống (xem hình 7 4), trong m hình này c ng vi c được xem như một quá trình biến đổi từ nhập sang xuất Có thể có những nhu cầu lưu trữ trung gian và hoạt động kiểm soát c ng vi c Nhờ đó mà phân tích vi n có được một mẫu điều tra c ng vi c Những câu hỏi chủ yếu cần được giải quyết là:
C ng vi c cần có những loại trị nhập khác nhau nào?
Và đối với mỗi trị nhập:
o Cấu trúc của trị nhập là gì? o Xuất phát từ đâu?
o Tỉ l nhập như thế nào? (bao nhi u mỗi giờ?) o Đều đặn hay có những lúc cao điểm, lúc thấp?
Những loại kết xuất nào mà c ng vi c cho ra?
Và đối với mỗi kết xuất: o Cấu trúc của kết xuất o Đi đến đâu?
o Tỉ l xuất được y u cầu như thế nào? (bao nhi u mỗi giờ?) o Đều đặn hay có cao điểm?
72 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Logic của quá trình là gì?
Quá trình là tự do hay đòi hỏi phải tuân theo quy luật?
M c đích của quá trình là gì?
Cần phải có kinh nghi m gì hoặc cần phải được huấn luy n như thế nào mới quen thuộc với nó?
Đòi hỏi mức chính xác nào ?
Cần thao khảo tập tin hay mẫu tin nào trong khi thực hi n c ng vi c?
Tần suất tham khảo bao nhi u?
Những chỉ m c hay những khoá nào được dùng để chọn mẫu tin đúng?
Có bao nhi u mẫu tin trong kho lưu trữ mẫu tin?
Loại kiểm tra nào được dùng cho c ng vi c?
Ai chịu trách nhi m đối với mỗi c ng vi c?
Sau khi điều nghi n, phân tích vi n n n có một sự hiểu biết tốt về:
Ai thực hi n điều gì Thực hi n ở đâu Tại sao thực hi n Thực hi n khi nào Thực hi n như thế nào Xứ l c ng vi c Điều khiển theo
c ng vi c Lưu trữ Công vi c nhập Công vi c xuất
73 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Hình 5.2 M hình h thống của một c ng vi c (mẫu c ng vi c)
Sườn hoạt động này cho ra một bản phát thảo, theo đó, trong suốt quá trình phỏng vấn, phân tích vi n có thể dựa vào các câu hỏi Hình 5.3 đưa ra ví d về một vài câu hỏi được đặt ra cho người điều hành quá trình xử l đơn hàng của Kismet Tất cả đều dựa vào sườn hoạt động sau:
Nhập
Nội dung đơn đặt hàng của khách hàng là gì?
C ng ty có phải sao chép đơn hàng của khách hàng thành tài li u của c ng ty hay kh ng? Mỗi ngày có bao nhi u đơn đạt hàng?
Có những khoảng thời gian bận rộn / thư thả trong tuần / năm kh ng? Bạn sẽ phải làm gì nếu kh ngđáp ứng được một đơn hàng?
Xử lý
Phải làm gì với những đơn hàng?
Chúng được phân chia như thé nào cho những nhân vi n xử lí đơn hàng? Ở giai đoạn nào thì biết được có đủ hàng tồn kho dể bán?
Phải làm gì nếu kho lưu trữ hi n tại kh ng có đủ hàng? Những đơnhàng được định giá như thế nào?
Điều gì sẽ xảy ra với một đơn hàng có loại hàng mà kho lưu trữ của c ng ty hi n kh ng có?
Xuất
Quá trình sinh ra những kết xuất nào? Nó đi đến đâu?
Có cho ra những báo cáo, bảng tóm tắt hay những con số tổng kh ng? Mất bao lâu để định giá đơn hàng của khách hàng từ khi nhận được đơn hàng?
Kiểm soát
Những hoạt động kiểm soát nào được thực hi n để đảm bảo tất cả các đơn hàng đều được xử l ? Làm sao để đảm bảo rằng khách hàng được xét kh ng vượt quá những giới hạn tín d ng?
74 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Tham khảo đến những bảng giá, những mẫu tin, và những tập tin nào? Nhận được những th ng tin nào từ chúng?
Ai chịu trách nhi m bảo đảm tính chính xác của th ng tin?
Bố trí nhân viên
Bố trí bao nhi u nhân vi n? Vai trò của họ là gì?
những hoạt động kiểm tra nào được thực hi n đối với nhân vi n?
Chi phí
Định ra những chi phí gì trong quá trình xử l đơn hàng? Chi phí thực tế để xử l một đơn hàng là gì?
Những chi phí thay đổi và những chi phí cố định phân chia như thế nào?
Phát triển
Có dự báo trước mức phát triển số đơn hàng cần xử l kh ng?
Hình 5.3 Ví d về những câu hỏi được dùng để hỏi người điều hành quá trình xử l đơn hàng của Kismet trong suốt quá trình điều nghi n và khảo sát h thống