- Thực hin kế hoạch giao hàng tốt
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
6.1.1 Tệp và hệ thống tệp dữ liệu
Những ứng d ng ban đầu của h thống th ng tin mà chúng ta nhận thấy đầu ti n đó là những ứng d ng cho người làm c ng vi c thư k và hạch tián sổ sách trong doanh nghi p Những ứng d ng tập trung vào vi c thực hi n vi c đặt hàng, xuất hàng, lập kế hoạch làm vi c, lập bảng trả lương hàng tháng,v v… Tất cả những th ng tin ph c v cho nhữngc ứng d ng này, trước đây, được ghi vào sổ sách vớithứ tự xác định để giúp những người sử d ng có khả năng lập báo cáo hoặc các bảng tổng hợp định hình một cách nhanh nhất có thể Ngày nay, khả năng c ng gnh th ng tin với vi c sử d ng máy tính trở n n phổ biến, tất cả những dữ ki u trong máy tính Các dạng t p này cùng với một số các chương trình phần mềm trợ giúp, giúp cho người sử d ng có khả năng ghi dữ li u kh ng cần theo thứ tự nhưng vẫn có khả năng tạo báo cáo chính xác và nhanh chóng Hơn nữa, vi c tổ chức các t p một cách khoa học sẽ giúp cho vi ctạo các cơ sở dữ li u và các chương trình phân tích và tổng hợp dữ li u từ những t p chứa dữ li u có sẵn đó trở n n d dàng hơn và hi u quả hơn
Bảng 1 Nội dung của t p dữ li u về các khách hàng của một c ng ty bảo hiểm Số TT Tên khách hàng Số đi n thoại Địa chỉ Dạng bảo hiểm Số tiền bảo hiểm Ngày cập nhật th ng tin 1 Nguy n Văn Mẫn 8300154 125 Tri u Nữ
Vương T1 200 000 01/10/02
2 L Quỳnh Nga 8697184 113 Đi n Bi n
Phủ S1 500 000 20/10/02
3 Hoàng Anh Tuấn 8628761 184 Nguy n Văn
110 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Trong ví d về file dữ li u ở tr n, người sử d ng sẽ rất d dàng thiết lập các báo các dựa tr n các th ng tin này Học có thể d dàng thống j được những dạng bảo hiểm nào hay được mua nhất, những người làm ngành nghề nào thường sẽ mua bảo hiểm loại nào Những báo cáo này nói chung sẽ được lập lại vào cuối mỗi quí, mỗi năm, hoặc thẩm chí vào bất cứ lúc nào mà ngươiì sử d ng cần những báo cáo dạng này
Theo cách quản l trước đây, người ta thường tổ chức ccá file dữ li u này thành h thống và tạo các báo cáo.
Vi c tổ chức các file theo dạng này h thống như vậy mặc dù có vẻ rất logic và d hiểu, nhưng thực tế nó rất phức tạp đặc bi t là khi số file l n tr n 20 file cần kết nối với nhau Hơn thế nữa, các file chương trình cần giúp người sử d ng làm vi c với các file này thường chịu ảnh hưởng rất lớn từ cấu trúc mới này Đ i khi vi c thay đổi này là rất nhỏ, kh ng đáng kể, nhưng nó cũng làm phức tạp, và mất thời gian đối với người sử d ng Nhất là xét tới sự chậm trể để thay đổi chương trình điều khiển như vậylàm ảnh hưởng đến các c ng vi c khác của một doanh nghi p
Chính vì những hạn chế này, ngày nay, người ta đã tiến tới thiết kế các cơ sở dữ li u chứ kh ng chỉ còn thiết kế các h thống file dữ li u như trước đây nữa
Thuật ngữ Khái niệm
Dữ liệu Dữ li u là những sự ki n thực tế được tổ chức và lưu lại trong máy tính
Trƣờng Một hoặc một nhóm k tự được sử d ng để làm ti u đề cho một nhóm các dữ ki n được
lưu lại
Biểu ghi Một tập các trường được li n kết lại với nhau li n quan tới một nhóm các dữ ki n được lưu lại
Tệp Một hoặc nhiều các biểu ghi theo cùng một ti u chuẩn thống nhất nghĩa là được tổ chức theo cùng một số trường nhất định
Bảng 5.1Một số thuật ngữ cơ bản