Để đảm bảo tính công khai, dân chủ trong việc giải quyết khiếu nại, Luật khiếu nại, tố cáo được sửa đổi, bổ sung năm 2004 đã quy định việc giải quyết khiếu nại lần đầu phải tổ chức việc gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại và người bị khiếu nại, các lần giải quyết tiếp theo khi cần thiết thì tổ chức việc gặp gỡ, đối thoại giữa người khiếu nại và người bị khiếu nại.
Cần có hướng dẫn cụ thể để thực hiện như sau: trong quá trình giải quyết khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu phải gặp gỡ, đối thoại trực tiếp với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và lợi ích có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại; việc gặp gỡ đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ; nếu thấy cần thiết có thể mời đại diện tổ chức chính trị - xã hội tham dự. Đối với các lần khiếu nại các lần tiếp theo việc gặp gỡ đối thoại được thực hiện khi thấy cần thiết; trường hợp khiếu nại phức tạp, đông người, gay gắt, kéo dài thì người khiếu nại các lần tiếp theo phải gặp gỡ, đối thoại trực tiếp với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, lợi ích có liên quan (nếu có); việc gặp gỡ, đối thoại được tiến hành như lần đầu. Người khiếu nại được ủy quyền cho người đại diện của mình tham gia
việc gặp gỡ, đối thoại. Việc gặp gỡ, đối thoại phải được lập thành biên bản. Kết quả việc gặp gỡ, đối thoại là một trong những căn cứ làm cơ sở cho việc giải quyết khiếu nại.
Các cơ quan nhà nước cần phải công khai các văn bản liên quan đến việc ban hành quyết định hành chính, thực hiện hành vi hành chính, những căn cứ để giải quyết khiếu nại. Trong trường hợp cần thiết công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước giải trình về tính đúng đắn của việc ban hành quyết định hành chính, thực hiện hành vi hành chính. Phải công khai kết quả giải quyết khiếu nại để nhân dân theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện. Trường hợp cần thiết phải thông báo kết quả thi hành quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý đối với cán bộ, công chức vi phạm.
Mở rộng sự tham gia của các đoàn thể quần chúng trong việc giải quyết khiếu nại, các tranh chấp phát sinh từ cơ sở. Trong thực tiễn nhiều vụ việc khiếu nại bắt đầu phát sinh từ những vụ việc nhỏ lẻ từ cơ sở, nếu ngay từ đầu các tổ chức đoàn thể phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương làm tốt việc hòa giải, giải quyết các tranh chấp từ cơ sở thì hạn chế được nhiều khiếu nại vượt cấp lên trên. Chính vì vậy đối với những khiếu nại từ các địa phương, hoặc khiếu nại phức tạp đông người cần phải tăng cường sự tham gia của Hội nông dân, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ và các tổ chức đoàn thể khác trong việc giải quyết khiếu nại của chính quyền địa phương.