Để tập hợp chính xác và đúng đối tượng chi phí theo công việc, kế toán cần phải nắm chắc được trình tự công việc phải thực hiện. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng về đơn đặt hàng cho doanh nghiệp thông qua các đặc điểm chi tiết của sản phẩm, dịch vụ. Từ đó doanh nghiệp mới dự toán tài chính cho đơn đặt hàng và đưa ra quyết định giá bán cho phù hợp.
Thông thường mỗi sản phẩm gồm ba khoản mục chi phí sản xuất chủ yếu sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung hay còn gọi là chi phí phân xưởng, đội sản xuất.
Theo phương pháp tập hợp chi phí theo công việc đối tượng được tập hợp chi phí là sản phẩm hay đơn đặt hàng của khách. Từ các chứng từ kế toán chi phí, kế toán tập hợp theo các đối tượng sản phẩm hay đơn đặt hàng
Theo mô hình này, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định trên cơ sở phiếu xuất kho nguyên vật liệu hoặc các chứng từ mua trực tiếp của người bán khi vật liệu sử dụng trực tiếp không qua nhập kho. Chi phí nhân công trực tiếp được xác định dựa trên bảng chấm công của công nhân hay phiếu giao nhận sản phẩm, hợp đồng giao khoán công việc. Chi phí sản xuất chung được xác định theo mức phân bổ dự toán, mức phân bổ chi phí sản xuất chung thường được xác định như sau:
62
Hệ số phân bổ chi phí sản xuất chung = Tổng chi phí sản xuất chung ước tính Tổng mức hoạt động chung ước tính
Mức phân bổ ước tính cho từng công việc
(ĐĐH1) = Hệ số phân bổ chi phí sản xuất chung x Mức hoạt động ước tính chung của từng công việc
(ĐĐH1)
Tất cả các chi phí sản xuất được tập hợp vào phiếu chi phí công việc hoặc đơn đặt hàng. Như vậy, phiếu chi phí công việc hoặc đơn đặt hàng là một chứng từ chi tiết dùng để tổng hợp các chi phí sản xuất phát sinh khi đơn đặt hàng được thực hiện. Phiếu tập hợp chi phí sẽ được lưu tại phân xưởng sản xuất hoặc trong quá trình sản xuất, sau đó là căn cứ để tính tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành trong kỳ. Thông thường phiếu tập hợp chi phí theo công việc thường có mẫu sau:
PHIẾU TẬP HỢP CHI PHÍ THEO CÔNG VIỆC Tên doanh nghiệp: Công ty X
Bộ phận thực hiện: Phân xƣởng 2
Tên khách hàng: Công ty A Ngày đặt hàng: 10/06/N
Loại sản phẩm: Sản phẩm B Ngày bắt đầu sản xuất: 15/06/N Số đơn đặt hàng: 20 Ngày giao hàng: 15/07/N
Số lượng sản xuất: 100 sản phẩm Ngày tất toán hợp đồng: 16/07/N
Nguyên vật liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Mức phân bổ ƣớc tính chi phí sản xuất chung
Ngày, tháng
Số phiếu
xuất kho Số tiền
Ngày, tháng Phiếu theo dõi lao động số Số tiền Căn cứ phân bổ Số tiền 15/06/N 200 5.000.000 15/06/N 300 900.000 Nguyên vật liệu trực tiếp 1.200.000 10/07/N 205 7.000.000 10/07/N 306 1.100.000 Cộng 12.000.000 2.000.000 1.200.000
Nơi giao hàng: Tại phân xưởng 2 Phần do bộ phận kế toán ghi:
Giá bán chưa có thuế GTGT: 20.000.000 Chi phí sản xuất: 15.200.000
Nguyên liệu trực tiếp: 12.000.000 Lao động trực tiếp: 2.000.000 Sản xuất chung: 1.200.000 Lợi nhuận gộp: 4.800.000
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp ước tính: 1.200.000
63
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu là căn cứ để tập hợp chi phí vật liệu chính, phụ cho từng đơn đặt hàng.
Phiếu theo dõi lao động, giao nhận sản phẩm, hợp đồng giao khoán công việc là căn cứ để xác định chi phí nhân công trực tiếp cho từng đơn đặt hàng.
Mức phân bổ ước tính của chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung thường là các khoản chi phí hỗn hợp vừa mang tính chất định phí, vừa mang tính chất biến phí và phát sinh từ khi phân xưởng bước vào sản xuất cho tới khi phân xưởng kết thúc quá trình sản xuất. Do vậy xác định chi phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm khó chính xác trong giai đoạn đầu tiên vì thế ta thường phân bổ theo chi phí ước tính sau đó điều chỉnh