Phân biệt thông tin thích hợp và không thích hợp là cơ sở để đưa ra các quyết định ngắn hạn có ý nghĩa quan trọng đối với các cấp quản trị trong quá trình thu thập và xử lý các thông tin kế toán quản trị.
Giảm được thời gian và chi phí cho quá trình xử lý các thông tin đưa ra quyết định tác nghiệp hàng ngày. Mặt khác, hạn chế các trường hợp quá tải về thông tin từ khâu thu nhận cho tới tiến trình xử lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển, yếu tố nhanh và xử lý kịp thời thông tin được coi là tiêu thức quan trọng của các nhà quản trị trong việc điều hành doanh nghiệp.
7.3.1. Phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Trong tất cả cac thông tin thu thập để xử lý đưa ra quyết định ngắn hạn, thường chia thành 2 dạng: Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp. Do vậy nhiệm vụ đầu tiên của các nhà quản trị khi đưa ra quyết định ngắn hạn cần phải phân loại thông tin trên cơ sở tổng hợp và nhận diện.
Thông tin thích hợp là những thông tin thường liên quan đến chi phí của các phương án kinh doanh. Chi phí của các phương án thường được so sánh với nhau, từ đó chọn ra một phương án có chi phí thấp nhất. Thông tin về chi phí của các phương án được coi là thông tin cơ bản nhất, do vậy để phân tích, đánh giá chính xác chi phí của từng phương án cần phải hiểu rõ bản chất, quy luật của các yếu tố chi phí phát sinh Bên cạnh những thông tin về chi phí đó là doanh thu, thu nhập của từng phương án cụ thể. Do vậy, cần phân tích doanh thu thường xuyên của các phương án, thu nhập sau khi thanh lý tài sản của từng phương án, những khoản thu nhập bất thường khác nếu có. Doanh thu cũng là một trong những nguyên nhân cơ bản để tăng lợi nhuận của các phương án, do vậy đều là những thông tin quan trọng để đưa ra quyết định ngắn hạn. Tuy nhiên có những phương án cả doanh thu và chi phí đều tăng, do vậy cần so sánh tốc độ tăng của doanh thu với tốc độ tăng của chi phí để đưa ra quyết định chính xác.
179
Để thành công trong việc đưa ra quyết định ngắn hạn, các nhà quản trị cần sử dụng các phương pháp thích hợp để phân tích và đánh giá, song thông tin đó cũng dựa một phần vào kỹ năng quản trị doanh nghiệp trên thương trường. Trước hết độ tin cậy của các quyết định ngắn hạn thường phụ thuộc vào hệ thông thông tin kế toán quản trị cung cấp trong doanh nghiệp. Quá trình thu thập thông tin kế toán quản trị cần đảm bảo những yêu cầu như: Phù hợp, kịp thời, chính xác. Sau khi đã phân tích và đánh giá thông tin thích hợp cần đạt được những tiêu chuẩn sau:
- Thông tin có liên quan đến tương lai không? Vì các quyết định ngắn hạn phục vụ trong thời gian tới, hoạt động kinh doanh sắp xảy ra.
- Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án nhằm thuận tiện cho quá trình xem xét.
- Thông tin có cần thiết cho những dự báo tương lai không?
- Thông tin phục vụ cho những quyết định nào chuẩn bị xảy ra trong doanh nghiệp. - Các khoản chi phí chìm và các khoản thu chi không chênh lệch không phải là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Khi nhận diện thông tin thích hợp để đưa ra các quyết định ngắn hạn, cần dựa vào những cơ sở khoa học chung, song mỗi tình huống cần dựa vào điều kiện cụ thể. Có những thông tin về chi phí luôn là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn như chi phí cơ hội, chi phí khác biệt.
Ví dụ 7.1: Một doanh nghiệp có khả năng ký kết hợp đồng với 4 công ty. Do điều
kiện vốn có hạn, doanh nghiệp chỉ được phép lựa chọn 1 trong 4 hợp đồng. Hãy tiến hành phân tích chi phí để lựa chọn hợp đồng sẽ ký kết. Biết rằng thông tin về chi phí, doanh thu với các công ty như sau:
Chỉ tiêu Công ty 1 Công ty 2 Công ty 3 Công ty 4
1. Doanh thu 2.000.000 3.000.000 2.500.000 4.000.000
2. Chi phí 1.800.000 2.700.000 2.150.000 3.580.000
Bài giải
Chỉ tiêu Công ty 1 Công ty 2 Công ty 3 Công ty 4
1. Doanh thu 2.000.000 3.000.000 2.500.000 4.000.000
2. Chi phí 1.800.000 2.700.000 2.150.000 3.580.000
3. Lợi nhuận 200.000 300.000 350.000 420.000
4. Chi phí cơ hội 420.000 420.000 420.000 350.000
5. Kết quả -220.000 -120.000 -70.000 70.000
Nhận xét: Qua bảng tính trên, ta thấy khi xét đến chi phí cơ hội ta có: với công ty 1, 2, 3 thì chi phí cơ hội là lợi nhuận của công ty 4 và chi phí cơ hội của công ty 4 là lợi nhuận của công ty 3. Khi đã tính cả chi phí cơ hội thì công ty 4 vẫn đạt mức lợi nhuận cao nhất, vì vậy doanh nghiệp nên ký kết hợp đồng với công ty 4.
180