Để đưa ra một quyết định ngắn hạn có độ tin cậy cao cần dựa trên những cơ sở khoa học thu thập và đánh giá được. Tiêu chuẩn cơ bản của các quyết định ngắn hạn cần được xem xét ở góc độ kinh tế. Tất cả các quyết định ngắn hạn đều hướng tới mục tiêu là chi phí thấp nhất, doanh thu cao nhất và dẫn tới lợi nhuận cao nhất. Muốn nhận diện lợi nhuận của các phương án đầu tư có độ tin cậy cao cần phải phân tích các thông tin chi phí, doanh thu, dưới góc độ của kế toán quản trị.
176
Để đảm bảo cho việc ra các quyết định ngắn hạn đúng đắn và hợp lý, quản trị doanh nghiệp phải dựa vào những tiêu chuẩn sau đây:
- Tiêu chuẩn kinh tế:
Mục tiêu của việc lựa chọn và ra các quyết định ngắn hạn trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là mang lại lợi ích kinh tế cao nhất. Đây là tiêu chuẩn đặc biệt quan trọng và bao trùm mọi tiêu chuẩn khác trong việc ra các quyết định ngắn hạn. Bởi vậy, khi ra các quyết định ngắn hạn trong điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp phải cẩn trọng, đắn đo, xem xét nhiều phương án. Phải tính đến việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn sao cho hợp lý nhất, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng nhanh quy mô, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Có thể nói, tiêu chuẩn về kinh tế của việc ra quyết định ngắn hạn trong điều hành sản xuất kinh doanh của quản trị là tiêu chuẩn tiên quyết, đòi hỏi quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp hết sức năng động, linh hoạt và nhạy bén trong mọi tình huống của những vấn đề nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với phương châm: tiết kiệm vốn, chi phí sản xuất kinh doanh thấp, hiệu quả kinh tế cao.
- Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn:
Tính chất kịp thời của các quyết định ngắn hạn trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Điều đó thể hiện ở chỗ: khi thời cơ đến, quản trị doanh nghiệp phải biết chớp lấy thời cơ, giải quyết những vấn đề kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất phải đúng lúc. Có như vậy, mới có thể đem lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh rằng, nếu thời cơ đến, nhưng quản trị doanh nghiệp không biết chớp thời cơ, giải quyết các vấn đề kinh tế nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh không kịp thời, không những không đưa lại lợi ích kinh tế cao, đôi khi còn làm cho quá trình đó bị chậm trễ, thậm chí còn bị thiệt hại, thua lỗ nặng nề.
Hai tiêu chuẩn trên có mối liên hệ chặt chẽ, bổ sung và tác động lẫn nhau nhằm mục tiêu đem lại quá trình sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao nhất, giúp quản trị doanh nghiệp kết hợp hài hòa hai tiêu chuẩn để ra được các quyết định ngắn hạn chính xác và hợp lý, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn phát triển bền vững. Trong những năm qua, đặc biệt là thời gian sau khi mới chuyển sang cơ chế quản lý tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường, hàng nghìn doanh nghiệp đã bị giải thể vì thiếu nhạy bén trong cơ chế thị trường, yếu kém trong quản lý kinh tế, ra các quyết định không chính xác, không kịp thời, không đáp ứng được những đòi hỏi của nền kinh tế phát triển năng động, dẫn đến doanh nghiệp phải phá sản. Đó là điều hiển nhiên đối với sự thấp kém trong quản lý kinh tế của quản trị doanh nghiệp. Trái lại, một số doanh nghiệp hết sức năng động và nhạy bén trong cơ chế thị trường đã có
177
những quyết định đúng đắn góp phần làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển không ngừng và bền vững.
Ngoài những tiêu chuẩn quan trọng trên, khi đưa ra quyết định ngắn hạn các nhà quản trị còn quan tâm đế các tiêu chuẩn phi kinh tế như bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, đạo đức nghề nghiệp...
7.2. Các bƣớc ra quyết định ngắn hạn
- Thu thập và phân tích những thông tin
Để có được những căn cứ cho việc ra quyết định chính xác và hợp lý, cần thu thập thông tin và phân tích thông tin có liên quan đến việc ra quyết định ngắn hạn gắn liền với từng phương án cụ thể. Trước hết, phải thu thập tất cả các thông tin về các khoản thu và chi có liên quan đến các quyết định ngắn hạn mà quản trị doanh nghiệp đang xem xét. Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được, kế toán quản trị phân tích, đánh giá, xử lý và chọn lọc những thông tin đáng tin cậy và có căn cứ khoa học, phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn trong từng phương án cụ thể.
- Loại bỏ các thông tin không thích hợp
Thông tin không thích hợp là những thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh, do vậy khi nhà quản trị chọn bất cứ phương án nào thì giá trị mang lại là như nhau. Thông thường các thông tin không thích hợp là những thông tin chi phí như nhau, doanh thu như nhau và lợi nhuận như nhau. Trên thực tế các thông tin không thích hợp có thể là chi phí chìm, chi phí không thể tránh được.
Chi phí chìm là những khoản chi phí không thể tránh được trong mọi phương án đầu tư mà quản trị doanh nghiệp đang xem xét. Như vậy, chi phí chìm là loại chi phí đã chi ra và sẽ vẫn phải chịu dù chọn phương án đầu tư nào đi chăng nữa. Cho nên, chi phí chìm không thích hợp với việc ra các quyết định trong kinh doanh do chúng không có tính chênh lệch. Chẳng hạn, doanh nghiệp mua một chiếc máy tiện vạn năng, trị giá 30 triệu đồng. Vậy, doanh nghiệp dùng máy tiện vạn năng để sản xuất ra sản phẩm gì thì đều đã phải chi ra mua máy tiện là 30 triệu đồng. Rõ ràng, đây là chi phí chìm, dù quản trị doanh nghiệp có chọn phương án sản xuất tiện gì đi chăng nữa thì cũng đã chi ra là 30 triệu đồng.
Mặt khác, trong quá trình thu thập và xử lý thông tin loại bỏ các khoản thu và chi như nhau trong các phương án đầu tư mà quản trị doanh nghiệp đang xem xét. Hai phương án có chi phí như nhau và kết quả như nhau thì kết cục không có tối ưu trong việc lựa chọn một trong hai phương án này. Chẳng hạn, có hai phương án đều đạt doanh thu bằng nhau, lợi nhuận thu được cũng bằng nhau. Nhưng cơ cấu chi phí khác nhau. Như vậy, hai phương án này không có sự chênh lệch về doanh thu và lợi nhuận thì dù chọn phương án nào đều giống nhau, không có kết luận là việc lựa chọn phương án này tốt hơn phương án kia và ngược lại.
178
- Phân tích các thông tin thích hợp
Thông tin thích hợp là những thông tin có sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh. Sự khác biệt về chi phí, doanh thu và lợi nhuận do vậy nó là cơ sở để nhà quản trị đưa ra quyết định tối ưu.
Thông tin thích hợp là những thông tin hữu ích, nhờ đó có thể lựa chọn một phương án tối ưu trong nhiều phương án. Nhưng, để có được thông tin thích hợp, kế toán quản trị phải phân tích các loại thông tin nhằm loại bỏ những thông tin không thích hợp, lựa chọn những thông tin thích hợp phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn. Tuy nhiên, những thông tin có thể thích hợp ở phương án này nhưng không thích hợp ở phương án khác, có thể thích hợp ở giai đoạn này nhưng không thích hợp ở những giai đoạn khác.
7.3. Phân tích thông tin thích hợp và không thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Phân biệt thông tin thích hợp và không thích hợp là cơ sở để đưa ra các quyết định ngắn hạn có ý nghĩa quan trọng đối với các cấp quản trị trong quá trình thu thập và xử lý các thông tin kế toán quản trị.
Giảm được thời gian và chi phí cho quá trình xử lý các thông tin đưa ra quyết định tác nghiệp hàng ngày. Mặt khác, hạn chế các trường hợp quá tải về thông tin từ khâu thu nhận cho tới tiến trình xử lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển, yếu tố nhanh và xử lý kịp thời thông tin được coi là tiêu thức quan trọng của các nhà quản trị trong việc điều hành doanh nghiệp.
7.3.1. Phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Trong tất cả cac thông tin thu thập để xử lý đưa ra quyết định ngắn hạn, thường chia thành 2 dạng: Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp. Do vậy nhiệm vụ đầu tiên của các nhà quản trị khi đưa ra quyết định ngắn hạn cần phải phân loại thông tin trên cơ sở tổng hợp và nhận diện.
Thông tin thích hợp là những thông tin thường liên quan đến chi phí của các phương án kinh doanh. Chi phí của các phương án thường được so sánh với nhau, từ đó chọn ra một phương án có chi phí thấp nhất. Thông tin về chi phí của các phương án được coi là thông tin cơ bản nhất, do vậy để phân tích, đánh giá chính xác chi phí của từng phương án cần phải hiểu rõ bản chất, quy luật của các yếu tố chi phí phát sinh Bên cạnh những thông tin về chi phí đó là doanh thu, thu nhập của từng phương án cụ thể. Do vậy, cần phân tích doanh thu thường xuyên của các phương án, thu nhập sau khi thanh lý tài sản của từng phương án, những khoản thu nhập bất thường khác nếu có. Doanh thu cũng là một trong những nguyên nhân cơ bản để tăng lợi nhuận của các phương án, do vậy đều là những thông tin quan trọng để đưa ra quyết định ngắn hạn. Tuy nhiên có những phương án cả doanh thu và chi phí đều tăng, do vậy cần so sánh tốc độ tăng của doanh thu với tốc độ tăng của chi phí để đưa ra quyết định chính xác.
179
Để thành công trong việc đưa ra quyết định ngắn hạn, các nhà quản trị cần sử dụng các phương pháp thích hợp để phân tích và đánh giá, song thông tin đó cũng dựa một phần vào kỹ năng quản trị doanh nghiệp trên thương trường. Trước hết độ tin cậy của các quyết định ngắn hạn thường phụ thuộc vào hệ thông thông tin kế toán quản trị cung cấp trong doanh nghiệp. Quá trình thu thập thông tin kế toán quản trị cần đảm bảo những yêu cầu như: Phù hợp, kịp thời, chính xác. Sau khi đã phân tích và đánh giá thông tin thích hợp cần đạt được những tiêu chuẩn sau:
- Thông tin có liên quan đến tương lai không? Vì các quyết định ngắn hạn phục vụ trong thời gian tới, hoạt động kinh doanh sắp xảy ra.
- Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án nhằm thuận tiện cho quá trình xem xét.
- Thông tin có cần thiết cho những dự báo tương lai không?
- Thông tin phục vụ cho những quyết định nào chuẩn bị xảy ra trong doanh nghiệp. - Các khoản chi phí chìm và các khoản thu chi không chênh lệch không phải là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Khi nhận diện thông tin thích hợp để đưa ra các quyết định ngắn hạn, cần dựa vào những cơ sở khoa học chung, song mỗi tình huống cần dựa vào điều kiện cụ thể. Có những thông tin về chi phí luôn là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn như chi phí cơ hội, chi phí khác biệt.
Ví dụ 7.1: Một doanh nghiệp có khả năng ký kết hợp đồng với 4 công ty. Do điều
kiện vốn có hạn, doanh nghiệp chỉ được phép lựa chọn 1 trong 4 hợp đồng. Hãy tiến hành phân tích chi phí để lựa chọn hợp đồng sẽ ký kết. Biết rằng thông tin về chi phí, doanh thu với các công ty như sau:
Chỉ tiêu Công ty 1 Công ty 2 Công ty 3 Công ty 4
1. Doanh thu 2.000.000 3.000.000 2.500.000 4.000.000
2. Chi phí 1.800.000 2.700.000 2.150.000 3.580.000
Bài giải
Chỉ tiêu Công ty 1 Công ty 2 Công ty 3 Công ty 4
1. Doanh thu 2.000.000 3.000.000 2.500.000 4.000.000
2. Chi phí 1.800.000 2.700.000 2.150.000 3.580.000
3. Lợi nhuận 200.000 300.000 350.000 420.000
4. Chi phí cơ hội 420.000 420.000 420.000 350.000
5. Kết quả -220.000 -120.000 -70.000 70.000
Nhận xét: Qua bảng tính trên, ta thấy khi xét đến chi phí cơ hội ta có: với công ty 1, 2, 3 thì chi phí cơ hội là lợi nhuận của công ty 4 và chi phí cơ hội của công ty 4 là lợi nhuận của công ty 3. Khi đã tính cả chi phí cơ hội thì công ty 4 vẫn đạt mức lợi nhuận cao nhất, vì vậy doanh nghiệp nên ký kết hợp đồng với công ty 4.
180
7.3.2. Phân tích thông tin không thích hợp
Thông tin không thích hợp trong các phương án kinh doanh thường được loại bỏ trong quá trình phân tích, đánh giá để đưa ra các quyết định ngắn hạn. Thông tin không thích hợp là những thông tin không thỏa mãn các yêu cầu và điều kiện ở phần trên. Cụ thể đó là những thông tin:
Chi phí chìm là thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn. Thực
chất chi phí chìm đó là những khoản chi phí đã xảy ra trong quá khứ mà doanh nghiệp không thể tránh được dù lựa chọn bất kỳ phương án kinh doanh nào. Ví dụ: Số tiền đã trả về quyền sử dụng đất của một doanh nghiệp trong thời hạn 49 năm, do vậy khi doanh nghiệp thực hiện bất kỳ một phương án kinh doanh nào đều phải chịu số tiền đó, chi phí về quyền sử dụng đất được coi là chi phí chìm. Hoặc doanh nghiệp đã xây dựng một nhà xưởng để sản xuất sản phẩm, chi phí khấu hao nhà xưởng cũng được coi là chi phí chìm, vì khi doanh nghiệp chọn bất kỳ công nghệ sản xuất hiện đại hay thủ công thì đều phải chịu chi phí khấu hao nhà xưởng.
Các khoản chi phí và doanh thu trong tương lai không chênh lệch giữa các phương án đều được coi là thông tin không thích hợp trong việc ra quyết định kinh
doanh. Các khoản chi phí trong tương lai không chênh lệch nhau giữa các phương án trong những tình huống cụ thể cũng là những thông tin không thích hợp trong việc đưa ra quyết định ngắn hạn.
Ví dụ 7.2: Công ty Hoàng Sơn đang lựa chọn 1 trong 2 phương án: Mua máy mới
hiện đại thay cho máy cũ đang sử dụng. Các thông tin về máy mới, máy cũ như sau: (ĐVT: Triệu đồng)
Máy cũ Máy mới
1. Giá ban đầu: 525 1. Giá ban đầu: 600
2. Giá trị còn lại trên sổ kế toán: 420
3. Thời gian sử dụng: 8 năm 2. Thời gian sử dụng: 8 năm
4. Giá trị hiện tại: 270
5. Giá trị trong 8 năm tới: 0 3. Giá trị trong 8 năm tới: 0
6. Chi phí biến đổi hàng năm hoạt động: 1.035
4. Chi phí biến đổi hàng năm hoạt động: 900
7. Doanh thu dự kiến hàng năm: 1.500 5. Doanh thu dự kiến hàng năm: 1.500
Yêu cầu: Hãy phân tích các thông tin về chi phí và doanh thu để chọn phương án tối ưu nhất?
Bài giải
Bước 1:
* Theo tài liệu trên các thông tin thích hợp bao gồm:
181
- Chi phí khấu hao máy. - Giá bán máy cũ.
- Giá mua máy mới.
* Các thông tin không thích hợp bao gồm: - Doanh thu hàng năm.
- Giá trị thanh lý khi hết thời hạn sử dụng. - Giá trị còn lại trên sổ kế toán.
Bước 2: Với tài liệu trên để đi tới quyết định lựa chọn phương án mua máy mới hay