Trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp đều hoạt động theo các mục tiêu đã xác định. Các doanh nghiệp kinh doanh hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận, các doanh nghiệp phi lợi nhuận hoạt động vì các mục tiêu cộng đồng, xã hội. Nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động cần phải xây dựng các chiến lược dài hạn, ngắn hạn nhằm ổn định môi trường kinh doanh và các nhà quản trị chủ động trước sự biến động thất thường của nền kinh tế. Dự toán chính là sự cụ thể hóa của các mục tiêu dài hạn, các kế hoạch tổng thể trong một khoảng thời gian xác định.
Vậy dự toán là những dự kiến chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thường, góp phần nâng cao hiệu quả của mọi hoạt động.
Dự toán chỉ rõ cách huy động và sử dụng vốn, các nguồn lực khác như con người, tài sản cố định, nguyên vật liệu, tài nguyên thiên nhiên của doanh nghiệp theo định kỳ và được biểu diễn một cách có hệ thống thông qua các mẫu biểu và các thước đo khác nhau.
Dự toán có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ một tổ chức hoạt động nào, các ý nghĩa đó thường cụ thể như sau:
- Cung cấp thông tin tổng thể và chi tiết cho các nhà quản lý một cách khái quát về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh sắp diễn ra của doanh nghiệp trong kỳ tới. Từ đó các nhà quản trị chủ động trong các quyết định điều hình, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đảm bảo khai thác triệt để các yếu tố sản xuất, không có sự lãng phí, góp phần nâng cao lợi nhuận.
- Dự toán là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện. Từ đó phát hiện những nhân tố ảnh hưởng đến sự khác biệt giữa dự toán thực tế để đưa ra các
142
biện pháp phù hợp. Mặt khác, thông qua quá trình phân tích để thấy được các định mức, dự toán đã phù hợp với thực tế chưa, từ đó có cơ sở xây dựng định mức mới hoàn chỉnh hơn. Đồng thời, từ kết quả phân tích để tăng cường công tác kiểm soát chi phí góp phần tối thiểu hóa chi phí của doanh nghiệp. Thông qua phân tích dự toán phát hiện ra khâu sản xuất đình trệ, rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Dự toán chính là cơ sở để đưa ra quyết định tác nghiệp trong doanh nghiệp. Hằng ngày các nhà quản trị thường phải giải quyết hàng loạt các quyết định như: Mua vật tư của nhà cung cấp nào? Mua với khối lượng bao nhiêu? Tiêu chuẩn chất lượng vật tư ra sao? Thuê phương tiện nào vận chuyển? Khả năng tài chính như thế nào?... Để trả lời cho các câu hỏi đó đều nằm trong dự toán của doanh nghiệp. Như vậy dự toán còn là sự phối hợp giữa các quyết định của một nhà quản trị và quyết định của các nhà quản trị với nhau nhằm cho nhà quản trị cấp cao chủ động điều hành thuận tiện
- Dự toán chính là một bức tranh kinh tế tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai, nó kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bằng các quyết định tác nghiệp của từng bộ phận khác nhau. Do vậy dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.