hệ thống tín chỉ
3.3.3.1. Mục tiêu của biện pháp
Phản ứng trước sự thay đổi sẽ là tiêu cực một khi mọi người không được cung cấp tốt thông tin về những kế hoạch thay đổi. Trong nhà trường, khi lên những kế hoạch thay đổi lớn mà không tham khảo ý kiến của những người vốn sẽ chịu ảnh hưởng nhiều nhất trong việc thực hiện thay đổi CTĐT, đồng thời lại cung cấp thông tin theo kiểu nhỏ giọt cho CBVC nhà trường thì kết quả sẽ không là gì khác ngoài những phản ứng tiêu cực.
Phát triển một khuôn khổ truyền thông sẽ giúp nhà trường nâng cao hiệu quả truyền thông về thay đổi CTĐT theo HTTC. Sự tồn tại của thông tin giao tiếp một cách có hiệu quả và quan hệ cộng tác hợp lý nhằm đạt những mục đích sau:
- Tạo cơ hội cho sự chia sẻ một cách trung thực và cởi mở những vấn đề gặp
phải trong quá trình thực hiện sự thay đổi CTĐT theo HTTC trong nhà trường.
- Tạo điều kiện cho “phản hồi xã hội”, giúp các lực lượng liên quan chia sẻ về
sự thay đổi CTĐT, những yêu cầu mới đối với CTĐT nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động.
3.3.3.2. Nội dung biện pháp
Nhà trường cần cung cấp thông tin về thời điểm xảy ra, thông tin về phương thức đạt mục tiêu, thông tin về bước thay đổi tiếp theo, ai cần được thông tin, có định hướng mục đích và thông tin rộng rãi, các cá nhân, tổ chức cần được thông tin về cái gì? mục đích, cơ sở, hành động, mục tiêu cụ thể, tầm nhìn.
3.3.3.3. Cách thức thực hiện biện pháp
- Xây dựng kế hoạch thông tin liên lạc bằng văn bản để đảm bảo rằng tất cả
những điều được thông báo sẽ xảy ra trong quá trình quản lý thay đổi của nhà trường.
- Giao tiếp liên tục, thường xuyên và thông qua nhiều kênh khác nhau bao
gồm cả lời nói, bằng văn bản, video, đào tạo, các nhóm tập trung, các bản tin, các mạng nội bộ, và các kênh khác về sự thay đổi CTĐT theo HTTC.
- Truyền đạt tất cả những gì CBGV cần được biết về sự thay đổi một cách nhanh chóng;
- Cung cấp một lượng thời gian đáng kể để CBVC đặt câu hỏi và giải thích rõ
ràng những ý kiến đó. Nhà lãnh đạo không được trốn tránh các vấn đề mà GV đặt ra, bởi điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến tâm lý của GV và là nguyên nhân cho những rào cản tâm lý trong quá trình thực hiện sự thay đổi.
- Truyền đạt một cách rõ ràng tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu của nỗ lực
quản lý thay đổi trong quá trình thực hiện thay đổi CTĐT. Giúp mọi người hiểu làm thế nào những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến cá nhân họ.
- Luôn ý thức rằng giao tiếp thực sự là một "cuộc đối thoại". Đó là quá trình diễn ra từ cả hai phía và kết quả thảo luận phải được đưa vào thực hiện.
- Các nhà lãnh đạo thay đổi cần phải dành nhiều thời gian trò chuyện trong
các nhóm nhỏ với những người được kỳ vọng sẽ là nhân vật chủ chốt của sự thay đổi.
- Truyền đạt những lý do cho sự thay đổi, làm cho mọi người hiểu bối cảnh,
mục đích và sự cần thiết của thay đổi.
- Lãnh đạo sự thay đổi chỉ cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi của GV khi
biết câu trả lời chính xác. Các nhà lãnh đạo sẽ phá hủy sự tín nhiệm của CBVC đối với họ khi họ cung cấp thông tin không chính xác hoặc có vẻ như họ tỏ ra không chắc chắn khi trả lời. Nếu lãnh đạo chưa có câu trả lời chính xác cho câu hỏi đó, tốt hơn nên dành thời gian tìm hiểu thêm và hẹn một thời gian sớm nhất để hồi đáp câu hỏi đó.
- Tổ chức hội thảo tương tác và các diễn đàn, trong đó tất cả GV có thể khám
phá những thay đổi với nhau, trong khi học tập nhiều hơn nữa. Sử dụng đào tạo như một hình thức truyền thông tương tác và là cơ hội để mọi người khám phá một cách an toàn hành vi và ý tưởng về sự thay đổi và quản lý sự thay đổi. Tất cả các cấp của nhà trường phải cùng tham gia vào các phiên họp.
- Truyền thông phải chủ động: nếu xuất hiện nhiều tin đồn trong quá trình thực hiện sự thay đổi có nghĩa là nhà trường đã chậm trễ trong công tác truyền thông.
- Tạo cơ hội cho mọi người trao đổi với nhau càng nhiều càng tốt, cả bằng
những cuộc họp chính thức và không chính thức, để chia sẻ ý tưởng về sự thay đổi và quản lý thay đổi CTĐT của nhà trường.
- Công khai xem xét các thang đo được sử dụng để đánh giá sự tiến bộ trong
việc quản lý sự thay đổi và những nỗ lực thay đổi CTĐT theo HTTC.
- Công bố công khai chế độ khen thưởng, công nhận cho những cá nhân tích
cực tham gia và đạt được nhiều thành tựu trong những thay đổi và quản lý thay đổi.
- Những thông tin được cung cấp phải rõ ràng, càng cụ thể càng tốt, nhất là
những hệ lụy của nó liên quan đến những cá nhân, tổ chức nhất định. Việc đưa ra thông tin mà không nêu được cụ thể từng cá nhân và tổ chức sẽ bị ảnh hưởng như thế nào đến sự thay đổi xem ra còn tệ hại hơn là không chia sẻ thông tin gì cho mọi người.
- Chia sẻ thông tin khi mà kế hoạch chi tiết với những thay đổi liên quan đến
từng người đã được cân nhắc, xem xét và thông qua.
- Xác định thời điểm thích hợp để thông báo, suy nghĩ thật thấu đáo những hệ
quả của việc thông báo về sự thay đổi và phải luôn luôn nhớ rằng cách thức đưa ra thông tin về sự thay đổi có thể tạo ra phản ứng tiêu cực ở người tiếp nhận.
- Sử dụng nhiều phương thức thông báo khác nhau như thư điện tử, thông báo
trên mạng nội bộ của nhà trường, qua CBQL cấp khoa/ phòng... Gửi nhiều thông báo và bản sao cũng là một cách hữu hiệu