thống tín chỉ của nhà trường
3.3.2.1. Mục tiêu của biện pháp
Mọi quá trình thay đổi CTĐT theo HTTC đều được lập kế hoạch một cách rõ ràng, cụ thể, làm cho tất cả CBVC của trường tin tưởng vào sự thành công của nó và tham gia vào quá trình thay đổi một cách nhiệt tình và hiệu quả.
3.3.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Lập kế hoạch cho sự thay đổi là một thành phần thiết yếu của sự thành công. Lãnh đạo có kế hoạch trước để xác định những rào cản tiềm năng, cam kết đạt được, thu hút công chúng, ưu tiên các dự án và thực hiện nhiệm vụ theo đúng tiến độ sẽ làm tăng cơ hội thành công. Đầu tư trong việc lập kế hoạch cho phép các nhà lãnh đạo được phản xạ chứ không phải là phản xạ cho mỗi phát triển mới hoặc lần lượt các sự kiện.
Việc lập kế hoạch cho sự thay đổi có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào kinh nghiệm và loại thay đổi cần được tiến hành. Việc lập kế hoạch có thể được tiến hành theo những bước sau:
Tầm nhìn muốn nói đến một bức tranh của tương lai. Trong một quá trình thay đổi của nhà trường, một tầm nhìn tốt phục vụ cho ba mục đích quan trọng:
- Làm rõ định hướng chung cho sự thay đổi của nhà trường,
- Thúc đẩy mọi thành viên nhà trường hành động theo định hướng đúng,
- Giúp điều phối các hành động của các thành viên nhà trường theo một cách
thức tương đối nhanh và hiệu quả.
Giữa tầm nhìn, chiến lược, kế hoạch và ngân sách có mối liên hệ rất hữu cơ và mối quan hệ đó có tác động to lớn đến quản lý sự thay đổi vì: Lãnh đạo nhà trường đưa ra tầm nhìn và các chiến lược, quản lý tạo ra các kế hoạch và ngân sách.
Một tầm nhìn của nhà trường có hiệu quả cần:
- Có thể hình dung được: chuyển tải một bức tranh về việc tương lai sẽ ra sao
- Sức lôi cuốn: có sức hấp dẫn đối với các lợi ích lâu dài của mọi thành viên
trong nhà trường.
- Khả thi: bao gồm các mục đích thực tế và có thể đạt được
- Hội tụ: đủ rõ ràng để đưa ra sự định hướng trong việc ra quyết định
- Linh hoạt: tổng quát đủ mức để cho phép các sáng kiến cá nhân và các phản
ứng lựa chọn đối với các điều kiện thay đổi.
- Có thể truyền đạt được: dễ truyền đạt, đơn giản, dễ hiểu với mọi người
2. Xác định mục tiêu sự thay đổi CTĐT theo HTTC
Thiết lập mục tiêu rõ ràng trước khi tiến hành thay đổi là điều không bao giờ thừa. Vì chỉ đến khi hiểu rõ mình muốn đạt được gì thì mới có cơ hội hay cơ may
thành công. Khi bắt tay vào hoạch định cần viết ra những mục tiêu một cách rõ
ràng. Đôi khi chỉ có thể phác thảo những mục tiêu tổng thể nhưng sau đó sẽ có thể bổ sung thêm các chi tiết cụ thể hoặc điều chỉnh chúng trong quá trình thực hiện. Những mục tiêu cần phải được những người có liên quan đồng chấp thuận. Do đó, cần tham khảo ý kiến của cán bộ quản lý và giáo viên của trường khi xây dựng mục tiêu.
Khi xác lập các mục tiêu sự thay đổi CTĐT theo HTTC, nên lưu ý tới những vấn đề sau đây
- Lý do phải thay đổi CTĐT theo HTTC là gì? Sự thay đổi CTĐT theo HTTC nhằm giải quyết những vấn đề gì? Sự thay đổi CTĐT theo HTTC có thật sự cần thiết và đáng làm hay không?
- Các mục tiêu đặt ra của việc thay đổi CTĐT theo HTTC là gì?
- Những khoa, tổ, bộ môn nào liên quan đến kế hoạch thay đổi CTĐT theo
HTTC? Để đảm bảo việc thay đổi CTĐT theo HTTC được thực hiện suôn sẻ, có
nên thảo luận rộng rãi về kế hoạch không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thời gian thay đổi CTĐT theo HTTC dự tính là bao lâu? Thời gian đặt ra có
hợp lý không, có khả thi không?
- Những ai và những nguồn lực nào có thể sẵn sàng hỗ trợ nhà trường trong
việc hoạch định sự thay đổi CTĐT theo HTTC?
- Công việc thường lệ sẽ bị ảnh hưởng thế nào? Thực hiện thay đổi trong khi
vẫn tiến hành công việc thường lệ là chuyện rất thường tình. Do vậy, khi hoạch định sự thay đổi CTĐT hãy cẩn thận với những giai đoạn và xáo trộn có thể xảy ra.
3. Dự kiến danh mục những việc cần làm
Một khi đã cân nhắc thấu đáo các khía cạnh trong kế hoạch thay đổi, cần quyết định phải tiến hành những nhiệm vụ và công việc cụ thể nào. Đây có thể coi là giai đoạn chuẩn bị, nên cần đánh giá lại những hoạt động đã diễn ra trong giai đoạn trước để khi lên kế hoạch hành động cho sự thay đổi sẽ có thêm nhiều hướng để xem xét vấn đề. Quá trình chuẩn bị sẽ bao gồm việc sắp xếp các nguồn lực và nhân sự. Sự thay đổi CTĐT theo HTTC đòi hỏi phải lên kế hoạch cụ thể nêu rõ các nguồn lực nhà trường sẽ cần trong từng giai đoạn. Trong quá trình thực hiện sự thay đổi, nhà trường luôn bị hạn chế về nguồn lực, nhất là khi nhà trường vừa phải duy trì công việc hàng ngày vừa phải thực hiện thay đổi. Việc lập kế hoạch là nhằm hướng tới phân bổ thời gian một cách khoa học, hợp lý; xem xét, đánh giá các khả năng thành công; lường trước hậu quả có thể; và từ đó tìm cách ngăn chặn rủi ro hoặc tận dụng cơ may nhằm đạt hiệu quả công việc tối ưu nhất có thể.
Việc lên danh mục những nhiệm vụ và công việc cần làm được xác định cho những khoảng thời gian nhất định là cốt lõi của mọi quá trình lập kế hoạch. Kế
hoạch chính là định hướng để tiến hành công việc nào đó liên quan đến những điều cần làm, người thực hiện, những điều kiện tinh thần và vật chất, thời gian cần thiết, những phương án dự phòng.
Việc lập kế hoạch cần được tiến hành theo quy trình nhất định với những kỹ thuật nhất định, thí dụ như có thể áp dụng cách lập biểu đồ GANT.
Hoàn tất hiệu quả các bước nêu trên của quá trình thay đổi là đã làm một công việc lớn để trao quyền cho mọi người và các khoa, tổ, nhóm của nhà trường trong việc thực hiện sự thay đổi CTĐT.
4. Phân cấp quản lý nhằm thực hiện sự thay đổi
Sau khi đã xây dựng được một kế hoạch chiến lược thay đổi và phát triển nhà trường, cần có kế hoạch trao quyền cho các thành viên và các tổ chức của nhà trường để hành động bằng cách xoá bỏ tối đa các rào cản đối với việc thực hiện kế
hoạch chiến lược sự thay đổi và phát triển nhà trường. Trao quyền cho mọi người
để tạo ra sự thay đổi cần thực hiện những nội dung sau:
- Truyền đạt một tầm nhìn hợp lý cho mọi thành viên của nhà trường: Nếu
CBVC cùng quán triệt được tầm nhìn và có chung mục đích và việc khởi xướng các hành động để tạo sự thay đổi thì sẽ dễ dàng đạt được mục đích hơn.
- Làm cho các mục tiêu và nhiệm vụ, công việc phù hợp với tầm nhìn, vì
những cấu trúc không đúng trật tự có thể cản trở những hành động cần thiết hướng
tới thực hiện mục tiêu của sự thay đổi.
- Cung cấp đào tạo, bồi dưỡng những thành viên của nhà trường, vì khi không
có những năng lực và thái độ cần thiết để có thể tiến hành những thay đổi thì người ta cảm thấy không có khả năng thực hiện sự thay đổi và thiếu tự tin trước sự thay đổi.
- Sắp xếp lại hệ thống nhân sự và thông tin của nhà trường cho phù hợp với
mục tiêu các nhiệm vụ và công việc.
Dưới đây là một số nguyên tắc gợi ý trong quá trình xây dựng kế hoạch:
- Tạo ra tinh thần sẵn sàng: có thể tin chắc rằng sẽ có sự phản kháng với những thay đổi về văn hóa của tổ chức. Đó là vì những giá trị cơ bản và cách sống
mà mọi người đã quen thuộc đang bị thay đổi. Có thể nuôi dưỡng tinh thần sẵn sàng chấp nhận thay đổi bằng cách cho thấy những lợi thế của tương lai khi những thay đổi đó được thực hiện; cho thấy những bất lợi nếu không chịu thay đổi; cho thấy khoảng cách giữa chất lượng hoạt động hiện nay của tổ chức và chất lượng hoạt động tổ chức bị đòi hỏi phải đáp ứng trong tương lai nếu không muốn bị diệt
vong; cung cấp nguồn lực cần thiết để tạo ra thay đổi; và khen thưởng khích lệ
những cách xử sự tương thích với những thay đổi mà chúng ta mong muốn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giải thích tại sao: khi người ta biết rằng sự thay đổi là cần thiết, hầu hết
những phản kháng sẽ không còn. Hơn thế nữa, nhiều nghiên cứu về công tác truyền
thông đã gợi ý rằng người ta có xu hướng giải thích tại saođối với những người mà
họ quan tâm và kính trọng. Người ta có xu hướng giải thích cái gìđối với những
người họ ít quan tâm và ít kính trọng. Bởi thế chúng ta cần giải thích lý do của những thay đổi cần thực hiện với tất cả những ai có liên quan đến quá trình thay đổi văn hóa của tổ chức.
- Tập trung vào quy trình: cuối cùng, để tạo ra thay đổi, nó phải được phản
ánh trong những quy trình làm việc cốt yếu của tổ chức. Nó có nghĩa là quy trình lựa chọn, đánh giá, khen thưởng nhân viên phải thay đổi để phản ánh văn hóa mới. Nó có nghĩa là công việc chính yếu của tổ chức, đối với nhà trường là giảng dạy, nghiên cứu, và phục vụ cộng đồng, có thể sẽ phải sửa đổi lại. Hãy nắm chắc rằng danh sách các hành động cần thực hiện đừng quá dài đến nỗi thành ra vô phương thực hiện. Mỗi thành viên của nhóm công tác sẽ xây dựng một danh sách, sau đó làm việc cùng nhau để đi đến những điểm chung, những điểm mạnh mẽ nhất, và những gì sẽ có tác động lớn nhất trong dài hạn.
Tạo ra sự ủng hộ của xã hội: xây dựng liên minh những người ủng hộ thay đổi văn hóa của tổ chức và trao quyền cho họ. Lôi cuốn những người sẽ bị tác động bởi những thay đổi này vào. Lắng nghe quan điểm của họ, để họ cảm thấy được hiểu, được đánh giá cao, và được gắn kết với việc chung.