Khụng cú cỏch tốt nhất để tiếp cận việc lập kế hoạch chiến lƣợc. Quỏ trỡnh lập kế hoạch chiến lƣợc cú thể đƣợc thực hiện gần nhƣ tại bất kỳ cấp độ nào của một đơn vị, một tổ chức, một ngành (khoa, trƣờng, viện, ngành…). Dự cho bằng cỏch tiếp cận nào và cấp độ nào thỡ việc lập kế hoạch chiến lƣợc muốn thành cụng sẽ phải đặt ra 4 cõu hỏi chớnh sau:
- Chỳng ta đang ở đõu?
- Chỳng ta muốn đi đến đõu trong tƣơng lai? - Làm thế nào để đi đến đú?
- Làm thế nào để chỳng ta đo đƣợc sự tiến bộ của chỳng ta?
Cỏc bƣớc cơ bản trong quỏ trỡnh lập kế hoạch chiến lƣợc: [33, tr402-408].
Bƣớc 1. Lập kế hoạch xõy dựng kế hoạch chiến lƣợc.
Đõy là bƣớc quan trọng trong quỏ trỡnh để tổ chức đỏnh giỏ sự sẵn sàng của tổ chức trong việc lụi cuốn mọi ngƣời vào việc lập kế hoạch chiến lƣợc và thiết kế quỏ trỡnh phự hợp với cỏc mục đớch, nguồn lực và mụi trƣờng chớnh trị, kinh tế - xó hội.
Bƣớc 2. Đạt tới và duy trỡ cam kết.
Để đạt đƣợc cỏc mục tiờu chiến lƣợc cần cú sự ủng hộ và hợp tỏc của cỏc liờn đới chớnh. Cỏc liờn đới là cỏc cỏ nhõn, cỏc nhúm và cỏc tổ chức cú thể lụi cuốn sự chỳ ý, cỏc nguồn lực hay cỏc dịch vụ/sản phẩm của tổ chức, hay là bị ảnh hƣởng bởi cỏc dịch vụ/sản phẩm của tổ chức. Xỏc định cỏc liờn
48
đới này, tỡm ra sự gắn bú chung, và duy trỡ cam kết của họ là chỡa khoỏ cho sự thành cụng. Chỳng ta đang ở đõu? Chỳng ta muốn đến đõu ? Chỳng ta đến đú bằng cỏch nào? Chỳng ta đỏnh giỏ sự tiến bộ nhƣ thế nào ?
Nguồn : State of Arizona
Strategic Planning Workshop. 1994 Đỏnh giỏ tỡnh huống/mụi trƣờng Phõn tớch khỏch hàng Đỏnh giỏ chất lƣợng và vạch chuẩn Cỏc vấn đề chiến lƣợc
Tuyờn bố đầy đủ, rộng rói về ý đồ của tổ chức
Cỏc giỏ trị chớnh đƣa đến việc đạt đƣợc sứ mạng
Lụi cuốn những ngƣời thực hiện và ban lónh đạo
Khi kết hợp với sứ mạng và cỏc nguyờn tắc thỡ xỏc định đƣợc sự nhất quỏn của tổ chức
Dựng lờn hỡnh tƣợng tƣơng lai mong muốn
MT tổng quỏt tối hậu cố gắng đạt tới
Cỏc mục đớch cụ thể chuyờn biệt và đo đƣợc để thực hiện
Dẫn tới cỏc MĐ chung định tớnh ban đầu và MT cú chất lƣợng
Dẫn đến sự phõn bổ nguồn lực
Cỏc chiến lƣợc để đạt tới cỏc mục đớch và MT
Cỏc kế hoạch làm việc chi tiết
Cỏc PP đƣợc dựng để đảm bảo kết quả
Đảm bảo trỏch nhiệm cỏc MT thựchiện đƣợc liờn kết với việc cải thiện liờn tục
Cỏc HT theo dừi sự tiến bộ
Thu thập thụng tin quản lý
Giữ kế hoạch đƣợc vận hành
Sơ đồ 4. Quy trỡnh gồm cỏc bước xõy dựng kế hoạch chiến lược
Bƣớc 3: Phõn tớch liờn đới.
Cỏc doanh nghiệp, cỏc cơ sở đào tạo thành cụng đó quan tõm sỏt sao đến cỏc nhu cầu của khỏch hàng, của ngƣời học, ngƣời sử dụng lao động. Điều này cú nghĩa là cần tỡm sự tƣ vấn của khỏch hàng và cỏc liờn đới khỏc ngay từ đầu trong quỏ trỡnh lập kế hoạch. Họ muốn gỡ? Nhu cầu của họ là gỡ? Tiềm năng của cỏc liờn đới v.v… Cỏc bờn liờn đới của một tổ chức núi chung và nhà trƣờng núi riờng bao gồm:
Đỏnh giỏ bờn trong/bờn ngoài Sứ mạng và cỏc nguyờn tắc Tầm nhỡn Cỏc mục đớch và cỏc mục tiờu Cỏc kế hoạch hành động Đo lƣờng việc thựchiện
49
- Chớnh quyền cỏc cấp từ TW đến địa phƣơng; - Cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội và nghề nghiệp; - Cỏc tổ chức tài chớnh, nhà đầu tƣ;
- Cỏc doanh nghiệp, cơ quan sử dụng lao động; - Cỏc nhà cung cấp;
- Cỏc nhúm xó hội trong cộng đồng ; - Ngƣời học;
- Ngƣời lao động; - Cha mẹ học sinh.
Bƣớc 4: Phõn tớch SWOT (mặt mạnh, yếu, thời cơ và thỏch thức): Nhằm phỏt triển cỏc kế hoạch mang tớnh thực tiễn, cần xem xột kỹ cỏc mặt mạnh và mặt yếu của tổ chức, của cơ sở đào tạo, cũng nhƣ việc cần xem xột mụi trƣờng bờn ngoài để tỡm ra cỏc thời cơ và cỏc nguy cơ tiềm ẩn mà tổ chức hoặc cơ sở đào tạo thể phải đƣơng đầu trong tƣơng lai.
Điểm mạnh: cỏc ƣu thế về Điểm yếu: là cỏc khú khăn, (nhõn lực, tài chớnh, uy tớn, trở ngại của tổ chức quan hệ ..vv
Thời cơ Thỏch thức
Cỏc cơ hội khỏch quan Cỏc trở ngại làm phƣơng hại thuận lợi, cơ may đến hoạt động và thành cụng
của tổ chức
Bƣớc 5: Thiết lập định hƣớng chiến lƣợc:
Do sức ộp cụng việc hằng ngày, chỳng ta thƣờng dễ lóng quờn cỏc mục đớch rộng lớn của tổ chức, của cơ sở đào tạo. Lập kế hoạch chiến lƣợc cho phộp chỳng ta lựi xa cỏc nhiệm vụ hằng ngày để suy ngẫm về bức tranh lớn, để thiết lập định hƣớng chiến lƣợc cho tổ chức thụng qua việc phỏt biểu về tầm nhỡn, sứ mạng, và cỏc giỏ trị của của tổ chức, cơ sở đào tạo.
50
Tầm nhỡn là phỏt biểu về trạng thỏi tƣơng lai khả thi và mong muốn của tổ chức, của cơ sở đào tạo trong một mụi trƣờng kinh tế - xó hội nhất định. Một tầm nhỡn tốt cần thể hiện cỏc mặt sau :
- Rừ ràng, hiện thực, dễ nhớ
- Định hƣớng hành động, hƣớng đến tƣơng lai - Tạo động cơ thỳc đẩy
- Thể hiện tƣ duy chiến lƣợc - Dự trờn cỏc dự bỏo tốt, tin cậy
Sứ mạng là vai trũ và trỏch nhiệm xó hội mà tổ chức, cơ sở đào tạo cần làm, phải làm, sẽ làm để cho tầm nhỡn trở thành hiện thực. Nú là tuyờn bố về mục đớch của tổ chức dựa trờn cơ sở cỏc giỏ trị, triết lý mà tổ chức hay cơ sở đào tạo theo đuổi, trờn cỏc năng lực cố lừi và là lý do tồn tại của tổ chức.
Cỏc giỏ trị cú thể đƣợc định nghĩa nhƣ những gỡ mà tổ chức, cơ sở đào tạo nõng niu/tụn trọng. Cỏc giỏ trị hƣớng dẫn, tạo động cơ thỳc đẩy tổ chức, cơ sở đào tạo cần làm cỏi gỡ và làm nhƣ thế nào. Giỏ trị phản ỏnh cỏc thuộc tớnh, bản chất của cỏc sự vật và hiện tợng thụng qua lăng kớnh chủ quan của cỏc cỏ nhõn và tổ chức. Cú cỏc loại giỏ trị khỏc nhau: giỏ trị tinh thần - vật chất; xó hội - tổ chức - cỏ nhõn; chung và riờng; giỏ trị cơ bản và giỏ trị sử dụng.
Giỏ trị cơ bản của một tổ chức là cỏc nguyờn tắc, niềm tin cơ bản và lõu dài để định hƣớng hành vi, quan hệ và ra quyết định của tổ chức.
Là những điều quan trọng mà tổ chức muốn đạt tới. Là cỏc kỳ vọng mà nhà trƣờng theo đuổi trong hoàn cảnh và mụi trƣờng biến động.
Giỏ trị định hƣớng hành động của nhà trƣờng. Thể hiện thỏi độ, cỏch ứng xử của nhà trƣờng: tụn trọng, mong muốn...
Bƣớc 6: Xỏc định cỏc vấn đề chiến lƣợc.
Trong một thời điểm hay một giai đoạn cơ sở đào tạo phải đối đầu và giải quyết nhiều vấn đề, nhiệm vụ khỏc nhau. Việc thiết lập cỏc ƣu tiờn sẽ cho phộp cơ sở đào tạo tập trung vào cỏc vấn đề quan trọng và cấp bỏch nhất. Cỏc
51
vấn đề chiến lƣợc là cỏc vấn đề quan trọng nhất đối với tƣơng lai của tổ chức Đối với cơ sở đào tạo cỏc vấn đề chiến lƣợc phải đƣợc giải quyết để đạt tới tầm nhỡn và thực hiện sứ mạng của cơ sở đào tạo.
Bƣớc 7: Phỏt triển cỏc mục đớch, cỏc mục tiờu, và đo lƣờng việc thực hiện. Nếu biết cơ sở đào tạo đang ở đõu và muốn đi đến đõu, thỡ cú thể bắt đầu thiết kế hành trỡnh để đạt tới sứ mạng của tổ chức.
- Cỏc mục đớch là một trong số cỏc cụng cụ hàng hải cơ bản cú thể giỳp vẽ biểu đồ định hƣớng tƣơng lai của tổ chức. Chỳng là cỏc phỏt biểu rộng lớn, định hƣớng vấn đề để bắt đầu tập trung cỏc hoạt động hƣớng tới cỏc mục đớch đó đƣợc xỏc định rừ ràng.
- Cỏc mục tiờu là kết quả mong đợi theo suốt đƣờng đi. Chỳng đƣợc định nghĩa là "cỏc bƣớc trung gian cú thể định lƣợng hƣớng tới việc đạt đƣợc tầm nhỡn và cỏc mục đớch lõu dài của tổ chức".
Kinh nghiệm chỉ ra rằng chỉ cú cỏc mục đớch và mục tiờu là chƣa đủ. Khụng cú một cơ chế để đỏnh giỏ tiến trỡnh và giỳp điều chỉnh hành trỡnh theo thời gian, thỡ sẽ dẫn đến nghi ngờ là khụng rừ cỏc tổ chức cụng cú đỏp ứng cỏc mục đớch của họ khụng. Cỏc quỏ trỡnh lập kế hoạch chiến lƣợc thành cụng cần xõy dựng trỏch nhiệm đối với cỏc kết qủa. Đo lƣờng việc thực hiện đƣợc coi là một phần của kế hoạch chiến lƣợc và đƣợc sử dụng để đỏnh giỏ tiến trỡnh hƣớng tới cỏc mục tiờu và mục đớch theo thời gian.
Nhiều nhà lập kế hoạch xỏc định cỏc tiờu chớ cho cỏc văn bản viết về mục tiờu hiệu quả bằng cỏc chữ viết tắt SMART: