III. Tổ chức quản lý chi thườngxuyên của ngân sách Nhà nước
4. Quyết toán và kiểm toán các khoản chi thuờng xuyên của NSNN
Công tác quyết toán các khoản chi thường xuyên của NSNN là công việc cuối cùng trong mỗi chu trình quản lý các khoản chi thường xuyên nói riêng và chi NSNN nói chung. Nó chính là quá trình nhằm kiểm tra, rà soát, chỉnh lý lại các số liệu đã được phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán, rút ra những kinh nghiệm và bài học cần thiết cho kỳ chấp hành dự toán tiếp sau. Bởi vậy, trong quá trình quyết toán các khoản chi thường xuyên phải chú ý đến các yêu cầu cơ bản sau:
+ Phải lập đầy đủ các loại báo cáo tài chính và gửi kịp thời các loại báo cáo đó cho các cơ quan có thẩm quyền xét duyệt theo đúng chế độ đã qui định.
+ Số liệu trong các báo cáo phải đảm bảo tính chính xác, trung thực. Nội dung các báo cáo tài chính phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo đúng mục lục NSNN đã qui định.
+ Báo cáo quyết toán năm của các đơn vị dự toán các cấp và của ngân sách các cấp chính quyền trước khi trình cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê chuẩn phải có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đồng cấp.
+ Thủ trưởng các đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra và duyệt quyết toán thu, chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc, chịu trách nhiệm về quyết toán đã duyệt; lập quyết toán thu, chi ngân sách thuộc phạm vi quản lý gửi cơ quan Tài chính cùng cấp (điểm a, khoản 4 Điều 64 Luật NSNN số 01/2002/QH11).
+ Báo cáo quyết toán của các đơn vị dự toán không được để xảy ra tình trạng quyết toán chi lớn hơn thu.
+ Cơ quan Kiểm toán Nhà nước thực hiện kiểm toán, xác định tính đúng đắn, hợp pháp của báo cáo quyết toán NSNN các cấp, cơ quan, đơn vị có liên quan theo qui định của pháp luật (khoản 1 Điều 66 của Luật NSNN số 01/2002/QH11). Chỉ một khi các yêu cầu trên được tôn trọng đầy đủ thì công tác quyết toán các khoản chi thường xuyên của NSNN mới được tiến hành thuận lợi. Đồng thời, nó mới tạo cơ sở vững chắc cho việc phân tích, đánh giá quá trình chấp hành dự toán một cách chính xác, trung thực và khách quan.
4.2. Các loại báo cáo quyết toán chi thường xuyên của NSNN
Các khoản chi thường xuyên của NSNN thực tế sẽ được thực hiện tại các đơn vị cụ thể. Vì vậy, việc quyết toán các khoản chi thường xuyên thuộc về trách nhiệm của các đơn vị dự toán và cơ quan Tài chính.
4.2.1. Đối với các đơn vị dự toán (hay còn gọi là đơn vị sử dụng ngân sách):
Cuối mỗi kỳ báo cáo các đơn vị dự toán phải lập các loại báo cáo quyết toán sau: + Bảng cân đối tài khoản, mẫu B 01 - H.
+ Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, mẫu B 02 - H.
+ Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động, phụ biểu F 02 - 1H. + Báo cáo chi tiết kinh phí dự án, phụ biểu F 02 – 2H.
+ Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc, phụ biểu F 02-3a/H.
+ Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại Kho bạc Nhà nước, phụ biểu F 02-3b/H.
+ Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định, mẫu B03-H. + Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu, mẫu B04-H.
+ Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu khoán chi hành chính, mẫu B10-KC.
mẫu B11-KC.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B05-H.
Tất cả các loại báo cáo này đã được Nhà nước quy định cụ thể trong chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị sử dụng ngân sách.
4.2.2. Đối với cơ quan tài chính các cấp
Với tư cách là cơ quan trực tiếp giúp cơ quan chính quyền Nhà nước các cấp quản lý NSNN, nên cuối mỗi kỳ báo cáo cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm cung cấp các thông tin về tình hình ngân sách cho cơ quan chính quyền trực tiếp quản lý ngân sách đồng cấp. Các thông tin này cơ quan tài chính tổng hợp được nhờ các báo cáo quyết toán ngân sách do Kho bạc Nhà nước đồng cấp chuyển đến.
4.3. Lập, gửi, xét duyệt báo cáo quyết toán
Thời hạn lập, gửi, xét duyệt các báo cáo quyết toán thuộc phạm vi chi thường xuyên của NSNN gắn chặt với trách nhiệm quản lý và tổ chức công tác hạch toán kế toán ở cả hai loại hình đơn vị (cơ quan tài chính và các đơn vị sử dụng ngân sách), theo hai chế độ kế toán khác nhau (kế toán Kho bạc Nhà nước và kế toán HC-SN). Do đó, nội dung mang tính kỹ thuật nghiệp vụ thuộc mục này đã được trình bày kỹ trong kế toán tài chính Nhà nước. Tuy nhiên, trên giác độ quản lý trong quá trình lập, gửi, xét duyệt báo cáo quyết toán chi thường xuyên của NSNN cần quan tâm đến một số vấn đề sau:
4.3.1. Đối với các đơn vị dự toán
Sau khi thực hiện xong công tác khóa sổ cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm, số liệu trên sổ sách kế toán của mỗi đơn vị phải đảm bảo cân đối và khớp đúng với số liệu của Kho bạc Nhà nước cả về tổng số và chi tiết; khi đó đơn vị mới được tiến hành lập báo cáo quyết toán năm để gửi xét duyệt theo trình tự sau:
Đơn vị dự toán cấp dưới lập báo cáo quyết toán năm gửi đơn vị dự toán cấp trên. Trong thời gian tối đa 20 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới, đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm xét duyệt quyết toán và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán cho đơn vị dự toán cấp dưới. Sau 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo xét duyệt quyết toán của đơn vị dự toán cấp trên, đơn vị dự toán cấp dưới không có ý kiến gì khác thì coi như đã chấp nhận để thi hành.
Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo quyết toán năm gửi cơ quan Tài chính đồng cấp sau khi đã có sự xác nhận của Kho bạc Nhà nước và Kiểm toán Nhà nước. Cơ quan Tài chính có trách nhiệm thẩm định quyết toán năm cho các đơn vị dự toán cấp I trực thuộc mình quản lý trong thời gian tối đa 10 ngày đối với cấp huyện; 20 ngày đối với cấp tỉnh; 30 ngày đối với cấp trung
ương, kể từ ngày nhận được báo cáo cáo quyết toán. Sau 10 ngày, kể từ khi đơn vị dự toán cấp I nhận được thông báo về quyết toán đã đựợc thẩm định, nếu không có ý kiến gì khác coi như đã chấp nhận để thi hành. Nếu phát hiện sai sót, cơ quan Tài chính có quyền yêu cầu cơ quan duyệt quyết toán điều chỉnh lại cho đúng, đồng thời xử lý hoặc đề nghị xử lý vi phạm theo qui định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị dự toán cấp I có ý kiến không thống nhất với thông báo thẩm định quyết toán của cơ quan Tài chính thì phải trình Uỷ ban nhân dân đồng cấp (nếu là đơn vị dự toán thuộc cấp chính quyền địa phương) hoặc trình Chính phủ (nếu là đơn vị
dự toán thuộc trung ương) để xem xét quyết định. Trong khi chờ ý kiến quyết định của Uỷ ban nhân dân đồng cấp hoặc Chính phủ thì mọi quyết định của cơ quan Tài chính vẫn được thi hành.
Cơ quan Tài chính đồng cấp có quyền tham gia xét duyệt quyết toán năm đối với đơn vị dự toán trực thuộc cấp I (nếu thấy cần thiết). Cơ quan dự toán cấp I và cơ quan Tài chính đồng cấp có quyền xuất toán, thu hồi các khoản chi không đúng chế độ và không nằm trong dự toán được duyệt; đồng thời ra lệnh nộp ngay các khoản phải nộp vào NSNN theo chế độ quy định.
4.3.2. Đối với cơ quan Tài chính các cấp
+ Ban Tài chính xã có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán năm của xã, xin xác nhận của Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch rồi trình Hội đồng nhân dân xã phê chuẩn. Sau khi Hội đồng nhân dân xã phê chuẩn, báo cáo quyết toán sẽ được lập thành 04 bản:
- 01 bản gửi Hội đồng nhân dân xã; - 01 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện; - 01 bản gửi phòng Tài chính huyện; - 01 bản lưu tại ban Tài chính xã.
+ Phòng Tài chính huyện có trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách của cấp xã, lập báo cáo quyết toán ngân sách huyện trình Uỷ ban nhân dân để Uỷ ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện phê chuẩn. Sau khi Hội đồng nhân dân huyện phê chuẩn, báo cáo quyết toán năm được lập thành 04 bản:
- 01 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện; - 01 bản gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh; - 01 bản gửi Sở Tài chính;
- 01 bản lưu tại phòng Tài chính huyện.
+ Sở Tài chính có trách nhiệm thẩm định báo cáo ngân sách huyện, lập báo cáo ngân sách tỉnh, tổng hợp báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách tỉnh trình Uỷ ban nhân dân để Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê chuẩn, đồng thời gửi cơ quan Kiểm toán Nhà nước khu vực.
Sau khi được Hội đồng nhân dân tỉnh phê chuẩn, báo cáo quyết toán được lập thành 04 bản:
- 01 bản gửi Hội đồng nhân dân tỉnh; - 01 bản gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh; - 01 bản gửi Bộ Tài chính;
- 01 bản lưu tại Sở Tài chính.
+ Bộ Tài chính có trách nhiệm thẩm tra báo cáo quyết toán thu NSNN trên địa bàn tỉnh, chi ngân sách tỉnh; lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách trung ương.Tổng hợp lập báo cáo tổng quyết toán thu, chi NSNN trình Chính phủ để trình Quốc hội phê chuẩn; đồng gửi cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
Trình tự lập, gửi, xét duyệt các báo cáo tài chính đã được quy định như trên vừa phản ánh một quy trình bắt buộc phải tuân thủ, vừa phản ánh yêu cầu cần phải tôn trọng về thời gian tại mỗi cấp, mỗi đơn vị. Chỉ có Như vậy thì công tác quyết toán thu, chi NSNN nói chung và chi thường xuyên nói riêng mới đảm bảo được
Chương 7: Tổ chức cân đối ngân sách Nhà nước