- Các cơng đoạn trong quy trình sản xuất sản phẩm phần mềm:
44có và lập tài liệu về QTKD bằng hình vẽ của các mơ hình như BPM chẳng hạn Khi quy trình kinh doanh
có và lập tài liệu về QTKD bằng hình vẽ của các mơ hình như BPM chẳng hạn. Khi quy trình kinh doanh phải tái cấu trúc, thì việc mơ hình hóa và giá trị mang lại của việc mơ tả đó khơng được bỏ qua. Có thể dùng phương pháp FAST (Framwork, Application, Systems, Techniques) mơ hình hóa HTTT hướng quy trình để chắt lọc sự hiểu biết về phạm vi, khẳng định vấn đề và xác định thuật ngữ chung trong hệ thống. Phân tích viên sẽ làm việc chủ yếu với chủ và những người sử dụng QTKD đề thực hiện nhiệm vụ phân tích vấn đề này. Khâu Phân tích vấn đề thường bao gồm 6 nhiệm vụ:
1. Nghiên cứu miền vấn đề 2. Phân tích vấn đề và cơ hội 3. Phân tích quy trình kinh doanh
4. Thiết lập các mục tiêu tăng cường của HTTT cho QTKD 5. Cập nhật kế hoạch dự án
6. Trình bày những phát hiện và khuyến nghị.
Hình 7:1: Mối liên hệ của các nhiệm vụ phân tích vấn đề
Cồng đồng doanh nghiệp. Chủ và người sử dụng HT 2.1 Nghiên cứu miền vấn đề 2.2 Phân tích vấn đề và cơ hội 2.3 Phân tích quy trình kinh doanh 2.4 Thiết lập các mục tiêu cải tiên 2.5 Cập nhật kế hoạch dự án 2.1 Trình bày những phát hiện và khuyến nghị Lưu trữ Miền vấn đề Vấn đề , phân tích nguyên nhân/hiệu quả KQ Phân tích quy trình Mục tiêu mới cho HT KH dự án đã được cập nhật Kế hoạch dự án Mục tiêu, ràng buộc QĐ tiếp tục sau
nghiên cứu sơ bộ
Mơ hình QTKD Mục tiêu tăng cường HT KD Mơ hình QTKD, Mục tiêu tăng cường
45
Nghiên cứu môi trường của vấn đề
Chủ nhân, người sử dụng QTKD và phân tích viên có mức độ hiểu biết khác nhau về QTKD. Mức độ chi tiết, từ vựng khác nhau, thấu hiểu khác nhau và quan điểm cũng khác nhau. Một nghiên cứu tiến hành tốt khi nó thể mọi vấn đề cùng sáng tỏ cho các đối tượng tham gia phân tích viên, chủ quản lý cũng như những người sử dụng. Việc nghiên cứu môi trường vấn đề (miền nghiệp vụ của vấn đề) rất quan trọng vì vấn đề ln nằm trong một lĩnh vực nghiệp vụ nào đó, trong một mơi trường kinh doanh nào đó. Nghiên cứu mơi trường vấn đề là nhiệm vụ phải được chỉ huy bởi nhà quản lý dự án tái thiết và do những phân tích viên giầu kinh nghiệm thực hiện.
Đây là một nghiên cứu tổng thể, cần có sự đại diện của chủ và người sử dụng QTKD từ tất cả các đơn vị nghiệp vụ mà QTKD trợ giúp hoặc có ảnh hưởng tới. Sự tham gia của người sử dụng là rất quan trọng để định hướng phạm vi HTTT phục vụ QTKD đang được nghiên cứu. Tổ chức sẽ bố trí một lãnh đạo cao cấp và một số người sử dụng tham gia thường trực trong việc nghiên cứu này. Những người sử dụng này có tư cách là phân tích viên nghiệp vụ. Một người sử dụng không thể thể hiện được hết các mong muốn của tất cả các người sử dụng trong tổ chức. Vì vậy cần sử dụng những người sử dụng tham gia thường trực vào nghiên cứu vấn đề như những người đề xuất, lựa chọn hợp lý những người sử dụng khác tham gia vào nghiên cứu. Những người sử dụng tham gia thường sẽ bảo đảm việc trao đổi thông tin qua lại thường xuyên với các phòng ban nghiệp vụ và lãnh đạo tổ chức.
Quyết định tái thiết QTKD dựa HTTT, những tài liệu về hệ thống hiện thời lấy từ kho lưu trữ của QTKD và của HTTT là những tài liệu đầu vào cho việc nghiên cứu môi trường vấn đề. Cần chú ý rằng tài liệu về hệ thống hiện thời khơng phải ln ln có hoặc rất thiếu. Ngay cả khi có thì cũng cần kiểm tra cẩn thận thời gian lưu hành- phần lớn các tài liệu như vậy thường là quá cũ các phân tích viên và quản trị QTKD thường khơng mặn mà và chẳng thích thú gì với việc tài liệu hóa những thay đổi diễn ra trong vịng đời QTKD và HTTT phục vụ nó.
Sản phẩm giao nộp của phân tích mơi trường vấn đề sự mơ tả hiểu biết về vấn đề trong khơng gian nghiệp vụ của nó và từ vựng nghiệp vụ. Kết quả phân tích mơi trường nghiệp vụ của vấn đề phải được tài liệu hóa sao cho có thể kiểm chứng được rằng nhà quản lý, người sử dụng và phân tích viên thực sự hiểu vấn đề. Có thể mơ hình hóa hệ thống bằng các hình vẽ. Tuy nhiên khơng q địi hỏi về sự hồn hảo và q chi tiết của các hình vẽ. Việc địi hỏi các hình vẽ hồn hảo và q chi tiết rất dễ làm tê liệt sự phân tích và tiêu tốn quá nhiều thời gian. “Muồn hiểu cái gì đó thì khơng nên cố hiểu mọi thứ quanh nó”.
Chuyên viên CNTT cho QTKD cần phải thực hiện:
Khối dữ liệu – Lập danh sách tất cả các thứ mà hệ thống thông tin đang lưu trữ dữ liệu về chúng (Trong các tệp, các CSDL, trong phiếu điền mẫu…). Định nghĩa các thứ đó theo ngơn ngữ nghiệp vụ kinh doanh. Ví dụ “Đơn đặt hàng là một giao dịch kinh doanh trong đó một khách hàng yêu cầu mua hàng hóa”.
Cũng cần thêm danh sách tất cả các báo cáo mà hệ thống sản sinh ra kèm với mơ tả mục đích và cách sử dụng các báo cáo ấy. Ví dụ “Báo cáo đơn đặt hàng mở mô tả tất các đơn đặt hàng chưa thực hiện được
trong một tuần kế từ khi nó được quyết định thực hiện” Báo cáo này dùng để khởi sinh một chức năng quản
lý quan hệ khách hàng qua việc tiếp xúc cá nhân.
Khối xử lý - Xác định từng sự kiện kinh doanh-một việc thức xẩy ra mà doanh nghiệp phải có phản ứng đáp trả lại. Ví dụ “Một khách hàng đặt một đơn đặt hàng mới” hoặc “Một khách hàng yêu cầu thay đổi một
đơn đặt hàng trước đây” hoặc “Một khách hàng hủy đơn đặt hàng”
Khối giao diện - Xác định mọi địa điểm mà hệ thống hiện thời đang phục vụ và tất cả những người sử dụng ở địa điểm đó. Ví dụ “Hệ thống đang được sự dụng ở các chi nhành TP HCM, TP Hải Phòng, Các chi
nhánh ở TP Hà Nội, TP Đà Nẵng và tỉnh Hưng Yên”. Tại mỗi chi nhánh có quản lý bán hàng, quản lý nhân viên bán hàng, trợ lý quản lý và 20 đến 30 nhân viên bán hàng- tất cả những người này đều sử dụng hệ thống. Mỗi tỉnh, thành phố đều có 15-25 đại diện bán hàng, những người này chủ yếu ở trên đường, những học cần tải những báo cáo và những đơn đặt hàng và một số giao dịch khác qua mạng.