• Giám đốc thơng tin (CIO): Nhà quản lý NLTT ở cấp cao nhất, có trách nhiệm lập kế hoạch chiến
lược và sử dụng các nguồn lực thông tin trên tồn tổ chức.
• Giám đốc HTTT (IS Director): Có trách nhiệm quản lý các HTTT trong tồn tổ chức và quản lý
vận hành hàng ngày.
• Quản trị tài khoản (Account Executive): Quản trị mức tác nghiệp hàng ngày tất cả các mặt của
HTTT trong các bộ phận chuyên biệt, nhà máy, các chức năng kinh doanh hoặc các đơn vị sản xuất. • Quản lý Trung tâm thơng tin (Information Center Manager): Quản lý các dịch vụ thông tin
trên mạng, huấn luyện và tư vấn.
• Quản lý phát triển (Development Manager): Quản trị và điều phối tất cả các dự án HTTT mới.
• Quản trị dự án (Project Manager): Quản trị dự án HTTT cụ thể.
• Quản trị bảo trì (Maintenance Manager): Quản trị và điều phối mọi dự án bảo trị HTTT.
• Quản trị hệ thống (Systems Manager): Quản trị một HTTT cụ thể đang hoạt động.
• Quản trị kế hoạch HTTT (IS Planning Manager): Chịu trách nhiệm phát triển kiến trúc mạng,
phần cứng, phần mềm cho toàn tổ chức. Lập kế hoạch phát triển và thay đổi hệ thống.
• Quản trị vận hành (Operations Manager): Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của trung tâm dữ liệu hoặc trung tâm máy tính.
27 • Quản trị lập trình (Programming Manager): Điều phối các cơng việc liên quan tới lập trình ứng • Quản trị lập trình (Programming Manager): Điều phối các cơng việc liên quan tới lập trình ứng
dụng.
• Quản trị lập trình hệ thống (Systems programming Manager): Điều phối việc trợ giúp bảo
hành toàn bộ hệ thống phần mềm (Hệ điều hành), tiện ích, ngơn ngữ lập trình, cơng cụ phát triển …) • Quản trị những công nghệ mới (Manager of Emerging Technologies): Dự báo xu hướng công
nghệ, đánh giá và thử nghiệm những cơng nghệ mới.
• Quản trị viễn thơng (Telecommunications Manager): Chịu trách nhiệm điều phối và quản lý
mạng dữ liệu và mạng tiếng nói.
• Quản trị mạng Network Manager: Quản trị cơng việc liên quan tới mạng của tồn tổ chức.
• Quản trị cơ sở dữ liệu (Database Administrator): Quản trị cơ sở dữ liệu và việc sử dụng các hệ
quản trị cơ sở dữ liệu.
• Quản trị an ninh máy tính (Auditing or Computer Security Manager): Chịu trách nhiệm quản
trị việc sử dụng hợp pháp và đạo đức các HTTT trong tổ chức.
• Quản trị bảo đảm chất lượng Quality Assurance Manager: Chịu trách nhiệm giám sát và phát
triển các chuẩn và các thủ tục để đảm bảo HTTT trong tổ chức hoạt động chính xác và có chất lượng. • Quản trị trang Web (WebMaster): Quản trị Website hay cổng thông tin của tổ chức. 4. Mô tả năng lực chuyên môn cơ bản đối với các chuyên viên HTTT.
- Năng lực chuyên môn cơ bản đối với các chuyên viên HTTT: • Kỹ năng và hiểu biết kỹ thuật
o Phần cứng (máy tính, mạng, thiết bị ngoại vi, cơng nghệ cơ sở - platform ..) o Phần mềm (hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, tiện ích, trình điều khiển)
o Kỹ thuật mạng (hệ điều hành mạng, cáp mạng, cạc mạng, chuyển mạch, LAN, WAN, Internet …) • Kỹ năng và hiểu biết quản trị kinh doanh
o Quản trị kinh doanh (quy trình kinh doanh, các chức năng quản trị doanh nghiệp, tích hợp các chức năng, công nghiệp …)
o Quản trị học (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, quản trị con người, quản trị dự án…) o Xã hội (quan hệ xã hội, giao tiếp, năng động nhóm, chính sách …)
• Kỹ năng và hiểu biết hệ thống
o Tích hợp hệ thống (Phương pháp tiếp cận hệ thống, kết nối, tương thích, tích hợp các hệ thống con …)
o Các phương pháp phát triển hệ thống (Nguyên mẫu, RAD, vòng đời phát triển hệ thống SDLC, phân tích hướng đối tượng, phân tích hướng sự kiện, các phương pháp biểu diễn giải thuật…) o Tư duy thách thức (thách thức và sự khác biệt giữa các giả thuyết và ý tưởng của người này và người khác, tranh chấp lợi ích…)
o Giải quyết vấn đề (thu thập và tổng hợp thông tin, xác định vấn đề, mô tả giải pháp, so sánh và lựa chọn)
Chương 6: MUA SẮM VÀ QUẢN TRỊ PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM 6.1 Mua sắm nguồn lực thông tin. 6.1 Mua sắm nguồn lực thông tin.
Tạo ra và duy trì nguồn lực thơng tin trong một doanh nghiệp hiện nay là một hoạt động lớn và không dễ đối với các nhà quản lý. Cách đây 10 năm nhiều công ty lớn hàng đầu ở Mỹ đã đầu tư 5% doanh thu/năm cho việc mua sắm thêm máy tính, nếu tính thêm các khoản chi phần mềm, đào tạo nhân lực và các
28 chi phí khác tổng chi phí cho nguồn lực thơng tin lên đến gần 15% doanh thu/năm. Ngay từ những năm chi phí khác tổng chi phí cho nguồn lực thơng tin lên đến gần 15% doanh thu/năm. Ngay từ những năm 2005 một số trường đại học ở khu vực Đông Nam Á đã đầu tư mỗi năm khoảng 1 triệu Đô la Mỹ cho việc mua sắm thiết bị phần cứng tin học.
Mua sắm nguồn lực thơng tin như thế nào cho có hiệu quả là một vấn đề lớn. Sau đây là một số việc cân phải làm để có thể thực thi tốt việc mua sắm nói trên.
1. Doanh nghiệp cần thành lập tiểu ban mua sắm đấu thầu cho từng đợt mua sắm.
Tiểu ban bao gồm Lãnh đạo, Nhà quản lý, phân tích viên hệ thống, chuyên gia phần cứng, phần mềm, viễn thơng, cán bộ tài chính, …
2. Dựa vào kế hoạch nguồn lực thông tin viết đặc tả chức năng và dự báo giá 3. Thành lập tổ chọn nhà cung cấp.
a. Chọn phương thức mua sắm: - Chỉ định thầu - Chào hàng cạnh tranh
- Đấu thấu cạnh tranh trong nước - Đấu thầu cạnh tranh quốc tế
b. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu c. Phát hành hồ sơ mời thầu. b. Mở thầu và chấm thầu
4. Thương thảo và ký kết hợp đồng cung cấp 5. Theo dõi và giám sát thực hiện hợp đồng 6. Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng 7. Vào sổ thiết bị của công ty
Một số lưu ý khi mua sắm nguồn lực thông tin.
1. Hãy viết yêu cầu mua sắm nguồn lực thông tin dưới dạng một dự án. Bao gồm Tên dự án, Mục đích dự án, Nguồn vốn, Tổng dự trù kinh phí, Thời hạn hồn thành, liệt kê các hoạt động của dự án (tên, mục tiêu, công việc và thiết bị, giá cả, thời gian ...)
2. Đối với nguồn lực phần cứng cần xác định rõ:
a. Yêu cầu đối với nhà cung cấp: Chức năng kinh doanh, Vốn pháp dịnh, lịch sử hình thành và phát triển, năng lực nhân sự chun mơn, thiết bị và hệ thống bảo trì, danh sách khách hàng cùng loại.
b. Đặc tả kỹ thuật của thiết bị và các u cầu khác như thời hạn bảo trì, tương thích với hệ thống đang có, độ ổn định (số lần hỏng hóc/năm) …
Ở Việt Nam chưa sản xuất được máy tính mà mới chỉ lắp ráp. Cần đặc biệt lưu ý phần mềm hệ thống đi kèm.
3. Đối với nguồn lực phần mềm cần xác định rõ:
a. Phần mềm có thể trang bị theo 3 hình thức: Mua sẵn trên thị trường như là một sản phẩm hàng hố thơng thường, sử dụng phần mềm mã nguồn mở, hoặc th cơng ty ngồi thiết kế. Nếu thua cơng ty ngồi thiết kế thì gọi là tư vấn. mỗi hình thức sẽ có những quy định riêng của luật mua sắm đấu thầu. b. Đặc tả phần mềm là một cơng việc rất khó và tốn nhiều thời gian. Cần chú ý sự tham gia tích cực của người sử dụng để viết đặc tả này. Đặc tả phần mềm có 2 phần: đặc tả chức năng và đặc tả phi chức năng. Đặc tả chức năng là những chức năng gì nó có thể làm được của chức năng kinh doanh. đặc tả phi chức năng như: Độ an toàn, khả năng phục hồi, độ lớn của dữ liệu, thời gian trả kết quả….
Hiện nay phần mềm vẫn được vào sổ thiết bị và quản lý như thiết bị thơng thường khác. Tuy nhiên có nhiều vấn đề cận xem xét: Giá cả phần mềm rất biến động, Khơng có khấu hao vật lý, chỉ có khấu hao vơ hình. Tỷ lệ khấu hao vơ hình rất cao. Khơng có giá trị vớt hay bán thanh lý. Nhièu phần mềm được bán theo bản quyền sử dụng theo năm. Cần phải có thủ tục thanh lý tài sản - phần mềm khác với tài sản vật chất khác. 4. Đối với nguồn lực dữ liệu và thông tin:
a. Dữ liệu và thông tin là hàng hố nội dung. Có nhiều cấp độ mua: Chỉ xem, có thể tải về hoặc dạng Text hoặc dạng pdf.
29
Quy trình mua sắm thiết
6.2 Quản trị tài sản phần cứng và phần mềm
- Khái niệm tài sản và quản lý tài sản.
- Một số đặc tính riêng có của tài sản phần cứng và phần mềm - Tài sản dữ liệu doanh nghiệp
Các chức quản lý phần cứng
• Các chức năng quản lý tài sản chung • Hệ thống báo cáo về tài sản cho cấp trên • Những báo cáo đặc thù về thiết bị CNTT
• Những quy đinh về Khấu hao và Thanh lý thiết bị CNTT
Vòng đời của tài sản phần cứng – phần mềm
1. Mua sắm
Mua sắm là bước đầu tiên trong vòng đời của tài sản, và nó liên quan đến việc mua tài sản thực tế để đáp ứng cả yêu cầu của công ty và ngân sách. Thông thường, việc mua hàng được thực hiện sau khi hiểu các yêu cầu được phát hiện từ dữ liệu thu thập được và sau đó các dự đốn được chuẩn bị để xác nhận việc mua hàng thực tế.
Các quy trình liên quan đến bước này là:
• Tạo đơn đặt hàng
• Bắt đầu quy trình làm việc của đơn đặt hàng được xác định trước
• Liên kết với các trung tâm chi phí để có ngân sách
• Nhận phê duyệt cho đơn đặt hàng
• Thêm tài sản đã mua vào kho CNTT 2. Triển khai
Nội dung được triển khai trong giai đoạn này của vòng đời. Kiểm tra sơ bộ được thực hiện để đánh giá các lỗi vật lý, các vấn đề kỹ thuật, các vấn đề thiết kế và liệu tài sản đã được lắp đặt đúng cách và an toàn hay chưa. Sau các bước này, tài sản cuối cùng cũng được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu mà nó được mua. Các hoạt động được kết hợp trong giai đoạn này là:
• Triển khai tài sản, sửa đổi trạng thái từ tồn kho thành đang sử dụng
• Gán phần mềm cho nội dung phần cứng
• Lập bản đồ các mối quan hệ
3. Bảo trì
Do tài sản được sử dụng liên tục nên việc hao mòn là điều thường xuyên xảy ra nên việc bảo quản tài sản đó trở nên vơ cùng quan trọng. Đây là lý do tại sao bảo trì là bước thứ ba trong vịng đời.
Khi một tài sản đang được sử dụng, mục tiêu chính là tối đa hóa năng suất của tài sản đó. Vì vậy, hiệu suất của nội dung được theo dõi liên tục để phát hiện bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra đột ngột khi nó đang được sử dụng. Trong giai đoạn này, có thể thực hiện bất kỳ loại sửa chữa, cập nhật, kiểm tra tuân thủ và phân tích chi phí - lợi ích nào.
Các quy trình bao gồm trong bước này là:
• Lên lịch quét
• Nhận lịch sử kiểm tra và hoàn thành theo dõi quyền sở hữu
• Tuân thủ phần mềm
• Tính khấu hao tài sản
thanh lý hợp đồng
30
• Xác định tổng chi phí sở hữu của tài sản
4. Hỗ trợ
Với độ tuổi ngày càng cao của tài sản, việc bảo trì và hỗ trợ sẽ giúp kéo dài tuổi thọ sản xuất của nó. Trong giai đoạn này, các sửa đổi và cập nhật được thực hiện để cập nhật nội dung, giúp nội dung hoạt động hiệu quả vì hiệu quả CNTT tổng thể.
Các quá trình liên quan đến giai đoạn này là:
• Bảo trì hợp đồng cho tài sản
• Thơng báo cho kỹ thuật viên về ngày hết hạn
• Ánh xạ phụ thuộc trong CMDB để xác định tác động
• Thỏa thuận cấp phép phần mềm và quản lý
5. Nghỉ hưu & thải loại
Một tài sản phải được xử lý khi hết thời gian sử dụng hữu ích và hiệu quả. Trước khi xử lý, các mối quan hệ được xem xét và xử lý để không ảnh hưởng đến tổ chức hoặc môi trường.
Giai đoạn này bao gồm việc xóa mọi thơng tin quan trọng về kinh doanh trên tài sản.
Sau đó, nó được tháo rời từng phần, với tất cả những phần có thể tái sử dụng được giữ lại và những phần không thể tái sử dụng sẽ bị loại bỏ. Nếu nội dung chứa bất kỳ thành phần nào có thể gây ra mối đe dọa đến môi trường, chúng được phân loại là nguy hiểm và bị loại bỏ.
Các hoạt động được kết hợp trong bước này là:
• Thay đổi trạng thái từ đang sử dụng thành hết hạn / đã được xử lý
• Bỏ phân bổ phần mềm được chỉ định cho tài sản đã xử lý
Những lợi ích của Quản lý tài sản phần cứng (HAM) là gì?
• Tiết kiệm chi phí
Quản lý tài sản phần cứng đúng cách trong suốt vịng đời của nó có thể giúp tiết kiệm tiền. Một trong những lý do là, khi tài sản được bảo trì và bảo dưỡng đúng cách, khả năng hỏng hóc của chúng sẽ giảm đi. Việc vứt bỏ một tài sản khi nó sắp hết vịng đời cũng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí bảo trì.
• Cải thiện việc mua sắm tài sản và sử dụng
Quản lý tài sản phần cứng có thể giúp bạn tận dụng tối đa hàng tồn kho của tổ chức bằng cách tận dụng các tài sản chưa được sử dụng. Nhận được thông tin chi tiết đầy đủ về khoảng không quảng cáo và hiểu những gì có sẵn có thể giúp bạn lấy khoảng khơng quảng cáo từ các kho dự trữ hiện có hơn là mua hàng ảnh hưởng đến ngân sách.
• Tăng cường bảo mật và tuân thủ
Với việc sử dụng giải pháp HAM, bạn có thể có cái nhìn tồn diện và chính xác về các tài sản phần cứng có thể giúp bạn xác định các tài sản cần được bảo trì hoặc sắp nghỉ hưu để có thể sửa chữa hoặc xử lý chúng trước khi chúng trở thành mối đe dọa an ninh đối với tổ chức của bạn. Bằng cách theo dõi kiểm kê tài sản của mình, bạn có thể phát hiện bất kỳ tài sản nào chưa được phê duyệt để đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức bạn.
Điều này sẽ khơng chỉ giúp cơ lập nhanh chóng các lỗ hổng bảo mật mà cịn giúp ích trong q trình đánh giá tn thủ.
• Khuếch đại quyền kiểm sốt đối với khoảng khơng quảng cáo CNTT
Quản lý tài sản phần cứng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tài sản phần cứng của mình để thiết lập tính minh bạch và kiểm sốt tốt hơn khoảng khơng quảng cáo CNTT của bạn. Bạn có thể theo dõi thơng tin kiểm kê
31 phần cứng để xác minh rằng chúng ở đúng vị trí bằng cách sử dụng các tính năng ITAM như khám phá tài phần cứng để xác minh rằng chúng ở đúng vị trí bằng cách sử dụng các tính năng ITAM như khám phá tài sản và yêu cầu xác minh.
• Chống trộm cắp tài sản
Gắn thẻ nội dung, phân bổ và rút lại quyền sở hữu, theo dõi vị trí và bảo trì định kỳ đều là một phần của HAM. Quản lý tài sản phần cứng cho phép bạn theo dõi và ghi lại chính xác thơng tin như chi tiết bảo hành phần cứng, thỏa thuận hợp đồng, gia hạn và tuân thủ cấp phép cũng như tình trạng bảo trì để giảm rủi ro và ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản.
• Tăng hiệu quả
Với việc quản lý tài sản phần cứng, các nhóm CNTT có thể tập trung vào cơng việc tạo ra giá trị hơn bằng cách tận dụng tự động hóa các quy trình thừa và khơng hiệu quả. Theo dõi kiểm kê phần cứng cũng có thể giúp họ xác định các vấn đề về tài sản trước khi chúng xảy ra, điều này có thể gây ra sự chậm trễ hoặc gián đoạn trong hoạt động.
Quản lý tài sản phần cứng là một cơ chế tuyệt vời sẽ hỗ trợ bạn thiết lập khả năng hiển thị và kiểm soát các tài sản phần cứng CNTT của bạn. Với quy trình HAM, bạn có thể quản lý hiệu quả các tài sản phần cứng