4.2. Xây dựng lịch trình và phân công thực hiện kế hoạch marketing
4.2.2. Phân công việc thực hiện kế hoạch marketing
Sau khi đã xác định được các công việc cần phải thực hiện cho từng nhóm đối tượng thị trường mục tiêu, các nhà quản trị marketing cần phân bổ nguồn nhân lực để thực hiện các công việc ấy với việc phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận. Việc phân công công việc này cần phải đảm bảo các cá nhân/ bộ phận được phân công công việc phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của mình, đồng thời đảm bảo các cá nhân/ bộ phận được phân công phối hợp với nhau một cách hiệu quả nhất nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Trên thực tế, không phải hoạt động marketing nào cũng được thực hiện bởi các nhân viên trong tổ chức. Một số hoạt động mang tính chuyên biệt có thể được thực
120
hiện thơng qua các đối tác bên ngoài. Tuy nhiên, dù nhân lực thực hiện công việc là người bên trong hay bên ngồi tổ chức thì cũng phải làm rõ việc chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc trong kế hoạch thực hiện. Việc này giúp các cá nhân/ bộ phận/ đối tác... chịu trách nhiệm thực hiện công việc nắm được một cách rõ ràng nội dung công việc mình cần làm và những yêu cầu đối với việc thực hiện cơng việc đó. Điều này giúp quá trình thực hiện marketing được diễn ra trơi chảy và có hiệu quả.
Một cơng cụ có hiệu quả trong việc phân công nhân lực thực hiện kế hoạch marketing là ma trận RACI. Ma trận RACI là một dạng của ma trận gánh trách nhiệm RAM (Responisbility assignment Matrix) hiển thị nguồn lực con người được gán với từng công việc hoặc hoạt động (Brennan K., 2009). RACI là từ viết tắt của 4 chữ: - Responsible: trách nhiệm thực thi
Đây là cá nhân hoặc nhóm đóng vai trị thực thi cơng việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo cơng việc đó được hồn thành. Phải ln có ít nhất 1 người/nhóm thực thi cơng việc thì cơng việc đó mới có kết hồn thành. Đối với các cơng việc lớn địi hỏi cần nhiều người/nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R - trách nhiệm thực thi cho cơng việc đó. Do đó, một cơng việc bất kỳ sẽ ln có ít nhất 01 cá nhân/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
- Accountable: trách nhiệm giải trình
Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành công việc được giao. Người chịu trách nhiệm giải trình thường là cấp trên của cá nhân/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và họ sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của cơng việc đó. Như vậy, dù cơng việc được hồn thành bởi cá nhân/nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay chưa tốt thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng. Vì vậy, trong quá trình thực hiện, người chị trách nhiệm giải trình cần sâu sát nắm bắt việc thực hiện công việc để đảm bảo kết quả thực hiện cơng việc là tích cực.
Thực tế cho thấy, nếu cơng việc mà khơng có người chịu trách nhiệm giải trình thì sẽ khơng có người chịu trách nhiệm với việc hồn thành cơng việc, khơng đảm bảo mục tiêu đề ra được thực hiện. Tuy nhiên, nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một cơng việc cụ thể nào đó thì cũng có rủi ro lớn là gói cơng việc đó sẽ có khả năng thất bại do việc phân định trách nhiệm không rõ ràng, dẫn tới việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Do đó, trong ma trận RACI, ln chỉ có duy nhất 01 người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một cơng việc/hoạt động cụ thể nào.
121
Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một cơng việc cụ thể. Cá nhân/nhóm chịu trách nhiệm thực thi công việc cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia là các cá nhân/tổ chức có vai trị tham vấn (C) để có thể thực thi cơng việc một cách có hiệu quả.
- Inform: thơng báo
Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về công việc đang được thực thi. Các thơng tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được cá nhân/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thơng báo đến các bên liên quan (I) để nắm thơng tin về cơng việc đó.
* Phương pháp lập ma trận RACI:
Bước 1. Xác định danh sách các công việc cần thực hiện
Các công việc cần thực hiện sau khi được xác định sẽ được liệt kê vào cột bên trái của ma trận.
Bước 2. Xác định đơn vị/ cá nhân tham gia
Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định danh sách các nguồn nhân lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện công việc
Nguồn nhân lực phục vụ việc thực hiện kế hoạch marketing có thể bao gồm (nhưng không giới hạn) là trưởng bộ phận marketing, nhân viên bộ phận marketing, trưởng các bộ phận và nhân viên các bộ phận/ phịng/ ban có liên quan, các cá nhân/ tổ chức ngồi doanh nghiệp. Danh sách các cá nhân này được liệt kê ở hàng trên cùng của ma trận.
Bước 3. Phân công trách nhiệm
Trách nhiệm của từng cá nhân/ nhóm/ tổ chức trong việc thực hiện kế hoạch marketing sẽ được phân công bằng cách gán các trách nhiệm công việc cụ thể (R – trách nhiệm thực thi, A – trách nhiệm giải trình, C – tham vấn, I – thơng báo). Sau khi gán các trách nhiệm cơng việc cụ thể cho từng cá nhân/ nhóm/ tổ chức, nhà quản trị sẽ có được cái nhìn tổng quan về cơng việc của từng thành viên trong nhóm, các thành viên trong nhóm cũng xác định được vị trí của mình và trách nhiệm phối hợp với các bên liên quan khác trong công việc. Tuy nhiên, cần lưu ý hỏi ý kiến và thông báo cho những người nhận nhiệm vụ về vai trò của họ.
Bước 4. Rà soát
Sau khi đã xác định trách nhiệm cho từng cá nhân/ nhóm thực hiện cơng việc, nhà quản trị marketing cần tiến hành rà soát lại một lần nữa ma trận RACI để đảm bảo
122
tính khoa học trong việc phân cơng cơng việc, hướng tới việc đảm bảo hiệu quả công việc trong quá trình thực hiện, cụ thể là:
- Việc phân công công việc là phù hợp với năng lực, vị trí cơng việc của từng cá nhân/ nhóm trong và ngồi tổ chức;
- Có duy nhất 01 người chịu trách nhiệm giải trình - Có ít nhất 01 người chịu trách nhiệm thực thi
Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan
Việc thực hiện kế hoạch marketing không chỉ là trách nhiệm của riêng bộ phận marketing. Nhiều hoạt động marketing đòi hỏi sự tham gia của các bộ phận, phòng, ban khác nhau trong tổ chức. Chính vì thế, sau khi thực hiện phân cơng cơng việc cho từng cá nhân/ nhóm, nhà quản trị marketing cần phải làm việc để thống nhất với các bên liên quan để cùng phối hợp thực hiện công việc. Việc này sẽ giúp tạo ra sự đồng thuận của các bên liên quan trong việc đảm bảo các công việc được triển khai đúng tiến độ, có chất lượng và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nhân sự
Công việc Ngƣời A Ngƣời B Ngƣời C Ngƣời D
Công việc 1 R A I I
Công việc 2 I A R C
Công việc 3 C A I R
Công việc 4 A I R C
Công việc 5 A R I C
Hình 4.1: Ví dụ minh họa Ma trận RACI