HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VÀ TỔ CHỨC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
6.1.1. Khái niệm, các yêu cầu ứng dụng và lợi ích của MRP
6.1.1.1. Khái niệm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Đường, sữa, bột mỳ, hương liệu, bao bì, tem nhãn... là các nguyên vật liệu dùng để sản xuất các sản phẩm như bánh, kẹo trong các công ty
sản xuất bánh kẹo. Vải, chỉ may, khuy áo, nhãn mác... là nguyên vật liệu dùng để sản xuất quần áo trong các xí nghiệp may. Như vậy, nguyên vật liệu có thể bao gồm các chất liệu, linh kiện, phụ tùng, chi tiết lắp ráp... để chế biến hoặc lắp ráp ra các bộ phận hoặc sản phẩm hoàn chỉnh. Nguyên vật liệu luôn được coi là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất.
Trên thực tế, các doanh nghiệp sản xuất có thể đồng thời sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, với nhiều mẫu mã, chủng loại khác nhau, dẫn đến nhu cầu về nguyên vật liệu là rất đa dạng, phong phú. Hơn thế nữa, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào các thời điểm lại khác nhau và thường xun thay đổi, địi hỏi phải có kế hoạch chính xác nhu cầu ngun vật liệu để qua đó có thể quản lý một cách hiệu quả yếu tố đầu vào quan trọng này.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là việc xác định nhu cầu và lịch trình cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất. Một cách cụ thể hơn, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu bao gồm việc xác định các loại nguyên liệu, linh kiện, chi tiết,... cần cho sản xuất; số lượng và thời gian cần cung cấp các loại nguyên vật liệu này; và điều độ quá trình cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên sự phân chia nhu cầu sản phẩm của doanh nghiệp thành hai dạng: Nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối cùng hoặc các chi tiết, bộ phận sản phẩm do khách hàng đặt hàng để doanh nghiệp sản xuất. Nhu cầu này thường được xác định thông qua công tác dự báo nhu cầu sản phẩm hoặc dựa trên các đơn đặt hàng. Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu được tạo ra từ các nhu cầu độc lập, được xác định từ q trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm đó. Như vậy, việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu thực chất là hoạch định về nhu cầu phụ thuộc. Có thể lấy ví dụ về hai dạng nhu cầu này như sau. Để xác định sản xuất bao nhiêu cái xe máy (nhu cầu độc lập) thì cần dựa vào số lượng các đơn đặt hàng và công tác dự báo. Một chiếc xe máy được cấu thành từ các chi tiết/bộ phận như khung
xe, tay lái, động cơ, vành xe, săm lốp, yên xe, các chi tiết cấu tạo hệ thống điện, hệ thống phanh,... Đây chính là các yếu tố (nhu cầu phụ thuộc) cần phải hoạch định nguyên vật liệu để chế tạo hoặc lắp ráp.
Ngoài việc tập trung vào nhu cầu phụ thuộc, cách tiếp cận cơ bản của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu và chi tiết, bộ phận với khối lượng tối thiểu và đúng thời điểm, không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần để sản xuất phải có ngay. Như vậy hoạch định nguyên vật liệu ở đây không phải chỉ là lên một kế hoạch về các nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất mà bao gồm hệ thống điều tiết để đảm bảo nguyên vật liệu xuất hiện đúng thời điểm với số lượng cần thiết. Vì vậy, đơi khi cách làm này cịn được gọi là “hoạch định nhu cầu theo từng lúc một”.
Trong các tài liệu nước ngoài, cách hoạch định nêu trên được gọi là MRP (Material Requirements Planning) và MRP đã được hỗ trợ bởi các phần mềm máy tính chuyên dụng, giúp cho việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm nhẹ các cơng việc tính tốn và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng cho kế hoạch sản xuất.
6.1.1.2. Các yêu cầu ứng dụng MRP
a. Loại doanh nghiệp sản xuất nào sẽ ứng dụng một cách hiệu quả MRP?
Lý thuyết MRP dựa trên nền tảng việc phân tách sản phẩm cuối cùng thành nhiều chi tiết và bộ phận cấu thành, các chi tiết/bộ phận cấu thành này được tạo ra từng bước trong quá trình sản xuất hay lắp ráp sản phẩm. Vì vậy theo Russell and Taylor (2011), lý thuyết này chỉ được ứng dụng khi sản xuất các sản phẩm phức hợp (Complex products) sản xuất gián đoạn (job shop) và lắp ráp theo yêu cầu (assemble-to-order). Chẳng hạn với việc sản xuất bánh mì (tất cả nguyên liệu được đưa vào cùng lúc) hoặc sản xuất/lọc dầu (dịng sản xuất liên tục) thì lý thuyết này khơng có ý nghĩa.
Một cách cụ thể, MRP rất có giá trị trong các ngành cơng nghiệp nơi mà một số lượng sản phẩm được làm theo lô và sử dụng cùng một thiết bị. Như ta có thể thấy trong bảng 6.1, MRP rất có giá trị đối với các
cơng ty liên quan tới qui trình lắp ráp và ít có giá trị đối với các công ty chế tạo. Một điểm nữa cần ghi nhớ là MRP không áp dụng tốt trong các
cơng ty sản xuất số lượng ít sản phẩm hàng năm. Đặc biệt là đối với các công ty sản xuất các sản phẩm cầu kỳ, đắt tiền đòi hỏi các thiết kế và nghiên cứu tối tân, thì kinh nghiệm cho thấy rằng thời gian chờ xử lý có khuynh hướng rất dài và cũng không chắc chắn, và cấu trúc của sản phẩm cũng phức tạp. Những công ty như vậy cần ứng dụng kỹ thuật kiểm soát mạng lưới công việc của quản trị dự án.
Bảng 6.1: Khả năng ứng dụng của lý thuyết MRP đối với các DN sản xuất
DN sản xuất Mơ tả và ví dụ Mức độ
ứng dụng
Lắp ráp theo nhu cầu dự trữ
Kết hợp nhiều phụ tùng, linh kiện thành phần vào thành phẩm, sau đó lưu trữ trong hệ thống phân phối để thoả mãn nhu cầu khách hàng.
Ví dụ: đồng hồ, cơng cụ và thiết bị
Cao
Chế tạo theo nhu cầu dự trữ
Các sản phẩm được chế tạo (bằng máy) thay vì được lắp ráp. Mức dự trữ được xác định dựa trên dự báo về nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ: vịng bạc, cơng tắc điện
Vừa
Lắp ráp theo
đơn hàng Lắp ráp (dựa trên các mô-đun, tuỳ chọn tiêu chuẩn theo) theo sự lựa chọn của khách hàng. Ví dụ: xe tải, máy phát điện, động cơ
Cao
Chế tạo theo đơn hàng
Sản phẩm được chế tạo (bằng máy) theo đơn hàng của khách hàng. Đây thường là các đơn hàng cơng nghiệp.
Ví dụ: vịng bi, cần số, chân ga.
DN sản xuất Mơ tả và ví dụ Mức độ ứng dụng
Thiết kế theo đơn hàng
Sản phẩm được chế tạo hay lắp ráp theo qui cách, yêu cầu của khách hàng.
Ví dụ: turbine máy phát điện, cơng cụ máy móc hạng nặng
Cao
Sản xuất theo dòng
Bao gồm các ngành công nghiệp như luyện kim, cao su, nhựa, giấy đặc biệt, hoá chất, sơn, dược phẩm và thiết bị chế biến thực phẩm
Vừa
Nguồn: Jacobs and Chase (2015)
b. Nhu cầu vật tư nào có thể ứng dụng hiệu quả lý thuyết MRP?
Hình 6.1: Phân loại nhu cầu nguyên vật liệu
Như trình bày ở phần trước, lý thuyết MRP được áp dụng đối với các loại nhu cầu phụ thuộc. Tuy nhiên, MRP thường được áp dụng đối với những nhu cầu vật tư không ổn định, khơng liên tục, riêng lẻ (hình 6.1). Nếu là nhu cầu vật tư ổn định, thường xuyên thì việc xác định số lượng vật tư và thời điểm mua vào có thể áp dụng các mơ hình quản trị hàng dự trữ như EOQ hoặc POQ (như được trình bày trong chương 7).
c. Thơng tin nào cần có để ứng dụng MRP?
Thứ nhất, phải lập được hệ thống danh mục nguyên vật liệu, chi tiết và bộ phận để tạo ra một sản phẩm hoặc chi tiết cuối cùng của quá trình sản xuất thơng qua việc phân tích cấu trúc sản phẩm hoặc bảng kê vật liệu (bill of materials - BOM).
Thứ hai, xác định rõ lịch trình sản xuất tổng thể (master production schedule - MPS) với các thông tin về thời điểm sản xuất, khối lượng và chủng loại sản phẩm hoặc chi tiết cuối cùng cần có, các thơng tin này cần được cập nhật thường xuyên.
Thứ ba, xây dựng hệ thống hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, bao gồm các thông tin về tổng nhu cầu, lượng tiếp nhận theo tiến độ, dự trữ sẵn có, nhà cung ứng, thời gian thực hiện đơn hàng, kích cỡ lơ hàng, các thơng tin có liên quan khác... của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết hay bộ phận sản phẩm.
Ba yêu cầu trên đây cũng chính là ba yếu tố đầu vào cơ bản của hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu sẽ được trình bày ở phần sau. Ngồi ra, để có thể ứng dụng cơng nghệ thông tin trong việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần phải đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản như: Có chương trình phần mềm MRP và đầy đủ hệ thống máy tính để tính tốn và lưu trữ thơng tin có liên quan đến MRP; đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ kỹ thuật có đủ trình độ và năng lực sử dụng hệ thống máy tính, có kiến thức và kỹ năng về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu để ứng dụng MRP trong quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Dưới đây là danh sách các nhà cung cấp có uy tín về các phần mềm MRP và ERP mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Bảng 6.2: Các nhà cung cấp phần mềm MRP và ERP
Công ty Đặc điểm công ty/phần mềm Trang web