1 Chất lượng nguyên vật liệu
6.2.2. Thương lượng và đặt hàng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu
chọn nhà cung cấp theo hình dưới đây:
Hình 6.10: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
6.2.2. Thương lượng và đặt hàng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu vật liệu
Mục đích của các công việc này là đạt được những thoả thuận với các nhà cung cấp về điều kiện mua hàng, từ đó đáp ứng nhu cầu mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp và tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp. Đây là những hoạt động có ý nghĩa quan trọng, quyết định chất lượng và hiệu quả của quá trình cung ứng nguyên vật liệu cho doanh nghiệp.
6.2.2.1. Thương lượng với nhà cung cấp nguyên vật liệu
Thương lượng là một phương cách để con người thoả thuận và trao đổi những khác biệt, cũng có nghĩa là tìm kiếm sự nhất trí giữa hai bên
thông qua đối thoại. Thương lượng với nhà cung cấp là trao đổi đàm phán và thoả thuận giữa doanh nghiệp (người mua) và nhà cung cấp (người bán) để đạt được sự nhất trí về các điều kiện mua bán hàng hoá nguyên vật liệu.
Thương lượng với nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu có vai trị quan trọng vì việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất mới chỉ là điều kiện cần, điều kiện đủ là các nhà cung cấp đó có muốn bán nguyên vật liệu cho doanh nghiệp hay khơng? Doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu của họ với những điều kiện nào? Việc mua bán có đảm bảo lợi ích cho cả hai bên khơng?... Vì vậy, chỉ khi tiến hành thương lượng và thương lượng thành cơng thì việc mua ngun vật liệu mới thực hiện được và có hiệu quả.
Về nội dung thương lượng, doanh nghiệp cần xác định một cách chủ động, rõ ràng, cụ thể những vấn đề thương lượng, bao gồm:
- Số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã, nhãn hiệu... của các loại nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm mà doanh nghiệp cần mua trên cơ sở nhu cầu nguyên vật liệu đã được hoạch định để đáp ứng yêu cầu sản xuất. Đồng thời, phải thương lượng về các phương tiện và phương pháp kiểm tra, nhất là đối với chất lượng nguyên vật liệu.
- Giá cả và sự dao động giá cả nguyên vật liệu trên thị trường, các chi phí phát sinh trong q trình mua bán.
- Phương thức và hình thức thanh tốn tiền mua nguyên vật liệu cho nhà cung cấp, ví dụ như thanh toán chuyển khoản, thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán ở thời điểm trước hay sau khi nhận hàng, thanh toán ngay hay trả chậm...
- Thời hạn giao hàng, bao gồm giao hàng đúng thời điểm (ngày, giờ) hay khoảng thời gian nhất định (từ ngày... đến ngày...), những hình thức xử lý nếu nhà cung cấp giao hàng không đúng thời hạn.
- Địa điểm giao hàng như giao tại kho của nhà cung cấp hay kho của doanh nghiệp hoặc kho trung gian.
- Hình thức, phương pháp, phương tiện để kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã hàng hoá nguyên vật liệu khi giao nhận hàng.
Cách thức tiến hành thương lượng: Thương lượng luôn luôn là một công việc, một hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Về mặt khoa học, người mua hàng phải bằng nhận thức, tư duy khoa học, kiến thức và kỹ năng cần thiết để có sự chuẩn bị kỹ càng cho việc thương lượng, phải coi việc thương lượng với nhà cung cấp nguyên vật liệu như giải bài toán với các hàm mục tiêu và ràng buộc lỏng chặt khác nhau. Vì vậy, cần phải có chiến thuật hợp lý cho q trình thương lượng. Về mặt nghệ thuật, người mua phải biết sử dụng các yếu tố như nghệ thuật ứng xử, giao tiếp, bản lĩnh, kinh nghiệm, sự từng trải... để có được thái độ đúng đắn nhưng khéo léo trong đàm phán, lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp như gặp gỡ trực tiếp, thư từ, điện thoại, internet..., hoặc sử dụng linh hoạt các ngôn ngữ khác nhau trong giao tiếp trực tiếp (lời nói, cử chỉ,...).
6.2.2.2. Đặt hàng với nhà cung cấp nguyên vật liệu
Sau khi đã thương lượng thành công, công việc tiếp theo là tiến hành đặt hàng để đảm bảo cho những cam kết giữa hai bên trở thành hiện thực và làm cơ sở cho những bước tiếp theo như giao nhận hàng và thanh tốn tiền mua hàng. Có các hình thức đặt hàng chủ yếu là: Hợp đồng mua bán và đơn đặt hàng. Trong đó, hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất vì đứng tên cả người bán và người mua trong văn bản ký kết.
Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên cam kết các thoả thuận đã đạt được thông qua thương lượng, từ đó làm tốt các nghĩa vụ của mình, là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp hoặc vi phạm hợp đồng. Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán phải bao gồm đầy đủ các nội dung như: Tên, số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã... của nguyên vật liệu; Đơn giá và phương pháp định giá; Thời gian, phương tiện, địa điểm giao hàng; Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển; Phương thức, hình thức thanh tốn, đồng tiền thanh toán và thời
gian thanh toán; Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp. Hợp đồng mua bán sản phẩm, nguyên vật liệu phải thể hiện tính