1 Chất lượng nguyên vật liệu
6.2.3. Giao nhận và thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp
Hợp đồng phải được soạn thảo, ký kết cả về nội dung và hình thức theo đúng luật pháp quy định.
Đơn đặt hàng là tài liệu thể hiện các yêu cầu về việc cung cấp nguyên vật liệu của nhà cung cấp cho doanh nghiệp trên cơ sở những thoả thuận giữa hai bên hoặc hợp đồng nguyên tắc đã được ký kết. Nội dung chủ yếu của đơn đặt hàng là các yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp cần mua; thời gian, địa điểm giao hàng; hình thức và phương tiện vận chuyển phương thức giao nhận... Đơn đặt hàng thường đứng tên người mua nên tính pháp lý khơng cao bằng hợp đồng mua bán, tuy nhiên nó mang tính linh hoạt và thích ứng với các thương vụ cụ thể trong công tác mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
6.2.3. Giao nhận và thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp cung cấp
Mục đích của giao nhận là đảm bảo cho nhà cung cấp nguyên vật liệu giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được họ chấp nhận. Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu cho nhà cung cấp đúng với thoả thuận tạo ra sự tin tưởng của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp, xây dựng và phát triển mối quan hệ bền vững, lâu dài giữa hai bên.
6.2.3.1. Giao nhận hàng
Trước khi tổ chức giao nhận hàng giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp, cần phải tiến hành việc thúc giục giao hàng đối với nhà cung cấp khi thời hạn giao hàng sắp đến. Việc thúc giục giao hàng có thể thực hiện thơng qua các hình thức như điện thoại, thư tín, email, gặp gỡ trực tiếp. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao tính chủ động để kịp thời xử lý tình huống nhà cung cấp không thể giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng thời hạn do những yếu tố ảnh hưởng khách quan hoặc chủ quan từ
phía nhà cung cấp, từ đó có những biện pháp xử lý phù hợp nhằm tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tổ chức giao nhận hàng được thực hiện chủ yếu thông qua các hoạt động kiểm tra, theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung cấp như kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã, màu sắc... của nguyên vật liệu hay chi tiết sản phẩm theo đúng quy định và thống nhất giữa hai bên, ngồi ra cịn là việc kiểm tra và đánh giá thời gian và địa điểm cụ thể giao nhận hàng, kiểm tra hoá đơn, vận đơn giao hàng, hoá đơn thanh toán tiền mua hàng...
Cần lưu ý khi kiểm tra chất lượng hay nhãn hiệu, mẫu mã của mỗi loại nguyên vật liệu phải có các phương tiện kỹ thuật phù hợp theo thoả thuận, nhất là kiểm tra tính chất lý hố của sản phẩm. Việc kiểm tra phải dựa trên những tiêu chuẩn đã ký kết. Nếu doanh nghiệp khơng có đủ các điều kiện để kiểm tra thì có thể th dịch vụ ngồi.
6.2.3.2. Thanh tốn tiền mua nguyên vật liệu
Thơng thường, sau khi đã hồn tất việc giao nhận hàng hoá với nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu theo những thoả thuận đã được ghi trên hợp đồng mua bán, liên quan đến các nội dung như hình thức, phương thức thanh toán, số tiền phải thanh tốn, thời hạn và dịng tiền thanh tốn... Làm tốt công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết tốt mối quan hệ với nhà cung cấp, nâng cao uy tín trước các nhà cung cấp, duy trì và phát triển quan hệ bền vững, tốt đẹp giữa hai bên. Hoạt động thanh toán tiền mua nguyên vật liệu được thể hiện qua các vấn đề chủ yếu như:
- Phương thức và hình thức thanh tốn;
- Số tiền và loại tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp; - Thời hạn thanh toán;