HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VÀ TỔ CHỨC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
6.1.3. Quy trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Theo cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu ngun vật liệu ở trên, q trình hoạch định có thể được phân thành 3 bước và được thực hiện cụ thể như dưới đây.
6.1.3.1. Phân tích cấu trúc sản phẩm
Các sản phẩm thường được chế tạo hay lắp ráp từ một số loại nguyên vật liệu, chi tiết hoặc bộ phận cấu thành. Nhu cầu về các loại nguyên vật liệu, chi tiết và bộ phận này được gọi là nhu cầu phụ thuộc. Việc phân tích cấu trúc sản phẩm là bước đầu tiên của công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận cấu thành sản phẩm của doanh nghiệp.
Cấu trúc sản phẩm thường được trình bày dưới dạng hình cây, mỗi bộ phận trong kết cấu này tương ứng với từng chi tiết, bộ phận cấu thành sản phẩm. Sơ đồ tổng quát cấu trúc hình cây của sản phẩm được biểu diễn dưới dạng cấp bậc như hình dưới đây:
Hình 6.4: Cấu trúc hình cây của sản phẩm X
Theo nguyên tắc chung trình bày cấu trúc hình cây, cấp 0 là cấp ứng với sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất, sau đó những bộ phận, chi tiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh (cấp 0) được ghi là cấp 1. Các chi tiết cấu tạo nên các bộ phận ở cấp 1 được gọi là cấp 2, và cứ trình bày như vậy cho tới cấp chi tiết nhỏ nhất. Bên cạnh các cấp cấu trúc sản phẩm, trong sơ đồ hình cây có thể ghi chú thêm thơng tin về số lượng các chi tiết, bộ phận cần có để lắp ráp hoặc hình thành nên bộ phận ở cấp cao hơn.
Hình 6.5: Cấu trúc hình cây của sản phẩm Y
Sản phẩm hoàn chỉnh X
Bộ phận cấu thành sản phẩm A
Bộ phận cấu thành
sản phẩm B Bộ phận cấu thành sản phẩm C
Chi tiết D Chi tiết E Chi tiết F Chi tiết H
Chi tiết I Chi tiết K Cấp 0 Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 0 Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
Khi phân tích kết cấu hình cây có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu sản phẩm. Khi đó, chúng ta hạ chi tiết đó xuống cấp thấp nhất trong sơ đồ hình cây để tính tốn số lượng cần có (hình 6.5, ví dụ hạ cấp chi tiết E ở cấp 1 xuống cấp 3).
6.1.3.2. Tính số lượng các chi tiết cấu thành sản phẩm
Trước hết cần tính số lượng các chi tiết, bộ phận cần có theo cấu trúc sản phẩm. Nhu cầu đối với sản phẩm cuối cùng (cấp 0) được xác định dựa trên lịch trình sản xuất. Số lượng các chi tiết bộ phận ở mỗi cấp được tính tốn dựa vào nhu cầu ở cấp cao hơn (ngay trước nó) và hệ số nhân (nếu có) của mỗi loại chi tiết, bộ phận cần xác định. Chẳng hạn, số lượng chi tiết G cần có trong cấu trúc sản phẩm Y là 5.
Tiếp theo cần xác định nhu cầu thực của các chi tiết, bộ phận. Nhu cầu thực là tổng số lượng của một loại chi tiết hay bộ phận cần được bổ sung trong mỗi giai đoạn sản xuất, được xác định bằng công thức:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ bảo hiểm
Trong đó:
‐ Dự trữ hiện có là số lượng nguyên vật liệu, chi tiết hiện có sẵn trong kho và sẽ tiếp nhận trong thời gian tới (đã đặt hàng);
‐ Dự trữ bảo hiểm là lượng dự trữ đề phịng một số trường hợp phát sinh ngồi dự kiến như nhu cầu gia tăng, hàng về chậm,...
6.1.3.3. Xác định thời gian phát lệnh sản xuất hoặc mua hàng
Các bộ phận, chi tiết,... trong sơ đồ cấu trúc sản phẩm có thể được mua ngồi hoặc do doanh nghiệp chế tạo, lắp ráp. Trong tiến trình hình thành nên sản phẩm, ngồi số lượng thì cần xác định rõ thời điểm cần có các loại bộ phận, chi tiết này để đảm bảo tiến độ hoàn thành sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, mua ngoài hay tự sản xuất đều phải mất một khoảng thời gian nhất định và doanh nghiệp cần xác định được rõ chu kỳ mua hàng (thời gian từ khi đặt hàng tới khi nhận hàng) và chu kỳ sản
xuất (thời gian thực hiện việc chế tạo hay lắp ráp ra một chi tiết cấu thành sản phẩm). Chúng ta sẽ xem xét ví dụ sản phẩm Z.
Cấu trúc hình cây của sản phẩm Z được trình bày như sau:
Hình 6.6: Cấu trúc hình cây của sản phẩm Z
Thời gian chu kỳ cần thiết để mua hoặc sản xuất từng chi tiết cấu thành sản phẩm Z được xác định như bảng sau:
Bảng 6.3: Thời gian cung cấp các chi tiết cấu thành sản phẩm Z
STT Chi tiết Thời gian mua hoặc sản xuất
1 Z 1 tuần 2 B 3 tuần 3 C 2 tuần 4 D 3 tuần 5 E 2 tuần 6 F 4 tuần 7 G 2 tuần 8 H 1 tuần 9 I 1 tuần Z C G F B E D H I Cấp 0 Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
Từ thông tin về cấu trúc sản phẩm và thời gian cung cấp các chi tiết, có thể xây dựng lịch trình lắp ráp sản phẩm Z như sau:
Hình 6.7: Lịch trình lắp ráp sản phẩm Z
Theo lịch trình trên, cần 8 tuần để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm Z. Hơn nữa, theo lịch trình này, chúng ta cũng biết được cụ thể về thời gian và số lượng cần có đối với từng chi tiết cấu thành sản phẩm. Theo sơ đồ này, cần phát lệnh mua chi tiết H và I vào đầu tuần 1, trong khi cần phát lệnh sản xuất chi tiết C vào đầu tuần 6. Trong thực tế áp dụng hệ thống MRP, máy tính cùng với phần mềm sẽ hỗ trợ các nhà quản trị sản xuất thực hiện điều này.