HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VÀ TỔ CHỨC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
6.2.1. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu
Mục đích của cơng việc này là xác định được các nhà cung cấp nguyên vật liệu tốt nhất có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục đích trên, doanh nghiệp phải tìm được câu trả lời tối ưu cho các câu hỏi sau: Tìm họ ở đâu? Bằng cách nào? Cần biết gì về họ? Lựa chọn các nhà cung cấp theo những tiêu chuẩn gì? Bằng những phương pháp nào?... Việc tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện tiền đề cho công tác tổ chức mua nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, tạo thuận lợi cho việc triển khai các bước tiếp theo của quy trình này.
6.2.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu
Để tìm kiếm nhà cung cấp, trước tiên phải hiểu nhà cung cấp là một tổ chức hay cá nhân cung ứng sản phẩm hay dịch vụ cho doanh nghiệp và phân loại các nhà cung cấp theo một số tiêu chí như: Theo giá trị nguyên vật liệu cần mua (gồm có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ); Theo tính chất quan hệ (gồm có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới); Theo phạm vi địa lý (gồm có nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài); Theo tính chất hoạt động kinh doanh (bao gồm các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại bán buôn và nhà phân phối công nghiệp).
Việc xác định các nguồn thông tin về nhà cung cấp nguyên vật liệu là một điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp biết tìm họ ở đâu và
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu Thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấp Giao nhận và thanh toán tiền mua NVL Đánh giá kết quả mua NVL
khơng bỏ sót các nhà cung cấp tốt. Có ba nguồn thơng tin cơ bản để tìm kiếm nhà cung cấp, đó là: (1) Nguồn thơng tin nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các thông tin về nhà cung cấp đã được lưu trữ; từ các thành viên trong doanh nghiệp... (2) Nguồn thông tin đại chúng, bao gồm thông tin về nhà cung cấp được đăng tải trên các loại báo chí, tạp chí, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet... (3) Nguồn thơng tin từ chính các nhà cung cấp như thư chào hàng, catalog quảng cáo, triển lãm, hội chợ...
Sau khi đã tìm kiếm được các nhà cung cấp từ các nguồn thông tin khác nhau, doanh nghiệp cần phải lập hồ sơ các nhà cung cấp. Hồ sơ nhà cung cấp phải đầy đủ các thông tin cần thiết theo các tiêu chuẩn lựa chọn mà doanh nghiệp đã đề ra, các thông tin về nhà cung cấp phải đảm bảo độ tin cậy, càng chính xác càng tốt, kèm theo là những nhận xét đánh giá và kết luận về họ. Thông tin về nhà cung cấp thường bao gồm: Tên hiệu, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, phạm vi hoạt động, thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩm, các điều kiện cung cấp sản phẩm, khả năng tài chính...
6.2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu
Mục tiêu là lựa chọn được các nhà cung cấp tốt để thương lượng và tiến tới mua hàng hoá và dịch vụ của họ. Nhà cung cấp tốt được hiểu là nhà cung cấp đáng tin cậy, luôn trung thực và công bằng trong quan hệ với khách hàng, có đầy đủ các phương tiện, thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp cơng nghệ tốt để có thể cung cấp nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm đủ số lượng, đúng chất lượng và giá cả hợp lý cho doanh nghiệp, có tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến, sáng tạo, linh hoạt,... và cuối cùng họ hiểu được rằng quyền lợi của họ được đáp ứng nhiều nhất khi họ phục vụ khách hàng tốt nhất.
Lựa chọn nhà cung cấp là việc doanh nghiệp dựa vào các tiêu chuẩn lựa chọn đã được xây dựng, vào thông tin về nhà cung cấp đã được xử lý và kiểm chứng để chọn được những nhà cung cấp tốt nhất. Quan điểm lựa chọn nhà cung cấp là “khơng nên chỉ có một nhà cung cấp”
cho một loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp cần mua. Nói cách khác là doanh nghiệp nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp, trong đó có các nhà cung cấp chính và phụ. Mặt khác, cần dựa vào nguyên tắc “nếu các nhà cung cấp cịn làm cho chúng ta hài lịng thì cịn tiếp tục mua hàng của họ”.
Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp bao gồm các tiêu chuẩn như:
chất lượng của nhà cung cấp thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà
họ đã đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá của các cơ quan quản lý chất lượng, trong đó chú trọng đến chất lượng sản phẩm, các chứng chỉ về chất lượng...; Thời hạn giao hàng của nhà cung cấp; Giá thành hàng
mua (bao gồm giá mua và chi phí mua hàng...). Đây là ba tiêu chuẩn quan trọng nhất, được coi là các tiêu chuẩn chính để lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần quan tâm đến các tiêu chuẩn khác như: Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp; Các dịch vụ hậu mãi; Khả năng sản xuất; Khả năng tài chính của nhà cung cấp...
Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo tính khoa học và phù hợp với thực tế, doanh nghiệp có thể tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp theo 2 phương pháp cơ bản sau:
Thứ nhất: Phương pháp dựa vào kinh nghiệm, là phương pháp mà
nhà quản trị mua hàng hay các bộ phận phụ trách khâu mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp dựa vào kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng, sự từng trải, vốn sống của bản thân để lựa chọn nhà cung cấp. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, các quyết định được đưa ra nhanh chóng nhưng hạn chế cơ bản là mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, quan tâm đến lợi ích của bản thân, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến cơng tác mua nguyên vật liệu và lợi ích chung của doanh nghiệp.
Thứ hai: Phương pháp thang điểm, là phương pháp lựa chọn nhà
cung cấp dựa trên việc cho điểm theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Có thể mơ hình hố phương pháp này theo quy trình sau:
Hình 6.9: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp theo phương pháp thang điểm
Một số điểm cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu theo phương pháp thang điểm:
Thứ nhất, các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp không nên xác định
một cách máy móc, cứng nhắc. Khi mua các loại nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm khác nhau cần thay đổi các tiêu chuẩn theo từng lần mua và từng loại nguyên vật liệu (số lượng, nhu cầu, thời hạn...); Tuy nhiên các tiêu chuẩn chính như chất lượng sản phẩm, thời hạn giao hàng, giá thành hàng mua là bắt buộc phải xem xét, trong khi các tiêu chuẩn khác có thể cân nhắc tuỳ theo từng thương vụ mua cho phù hợp với thực tế.
Thứ hai, việc xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn là rất cần thiết
để đảm bảo việc mua nguyên vật liệu đáp ứng được mục tiêu đã đề ra, các tiêu chuẩn chính, quan trọng ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp phải được ưu tiên với trọng số cao hơn. Ví dụ như các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp, thời gian giao hàng, giá bán,...
Bảng 6.4: Minh họa cách xác định trọng số tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Tên nhà cung cấp:................................................................................................. Mặt hàng cung cấp:................................................................................................ Người liên lạc :....................................................................................................... Địa chỉ :..................................................................................................................
STT Tiêu chuẩn Điểm Trọng số Điểm * trọng số Ghi chú