- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ
5. Chi phí do mất mát, hư hỏng, hao hụt hoặc hàng hoá bị lỗi thời theo thời gian.
8.1.4. Quản trị dự trữ
8.1.4.1. Khái niệm
Theo cách tiếp cận chức năng, quản trị dự trữ được hiểu là quá trình bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức và kiểm sốt hàng hóa dự trữ trong doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu xác định.
Tuy nhiên quản trị dự trữ (Inventory management) là một hoạt động tác nghiệp đặc thù và nên được tiếp cận ở các nội dung tác nghiệp. Theo cách tiếp cận này, quản trị dự trữ là quá trình thiết lập một hệ thống lưu trữ và theo dõi các loại hàng hoá dự trữ và ra quyết định về số lượng, thời gian đặt hàng dự trữ nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản trị dự trữ bao gồm 3 nội dung cơ bản là quản trị hiện vật hàng dự trữ, quản trị giá trị hàng dự trữ và quản trị kinh tế hàng dự trữ.
Quản trị hiện vật hàng dự trữ còn gọi là quản trị kho hàng có liên quan tới việc thiết lập hệ thống kho hàng, thực hiện việc xuất nhập hàng và bảo quản hàng hoá trong kho một cách tốt nhất. Quản trị giá trị hàng dự trữ còn gọi là quản trị kế tốn dự trữ có liên quan tới việc theo dõi sự biến động của hàng hoá dự trữ về số lượng và giá trị trong suốt quá trình lưu kho. Quản trị kinh tế hàng dự trữ có liên quan tới ra quyết định về thời gian và lượng đặt hàng nhằm tối ưu hố chi phí dự trữ.
Việc thiết lập dự trữ đi kèm với quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, cung cấp đúng những gì khách hàng cần, đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng, tạo sự ổn định của nguồn khách hàng và sự phát triển lâu dài. Quản trị tốt dự trữ cũng đóng vai trị tạo điều kiện cho sản xuất linh hoạt và an toàn, đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo, dự phòng trước những rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặc chậm hàng nhập duy trì sự ổn định trong sản xuất kinh doanh. Một cách tổng thể, quản trị dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí trong kinh doanh, cân đối nhu cầu nguyên vật liệu tốt hơn, hàng hố được bảo vệ tốt, tránh lãng phí khơng cần thiết ở nhiều khâu.
8.1.4.2. Mục tiêu của quản trị dự trữ
Quản trị dự trữ hướng tới hai mục tiêu cơ bản là mục tiêu an tồn và chi phí. Đối với mục tiêu an toàn, quản trị dự trữ nhằm tới việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và tránh mọi gián đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với mục tiêu chi phí, quản trị dự trữ nhằm tới giảm thiểu các chi phí cũng như giảm tỷ lệ chi phí dự trữ trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, như chúng ta đã xem xét các yếu tố chi phí ở trên, doanh nghiệp khơng dễ lựa chọn để đạt được cả hai mục tiêu này. Để đảm bảo an toàn và đáp ứng các biến động về nhu cầu trong kinh doanh, doanh nghiệp có thể thiết lập dự trữ bảo hiểm và nâng cao mức dự trữ hàng hoá trong kho, trong khi điều này sẽ dẫn đến việc tăng mức chi phí dự trữ và tỷ lệ chi phí dự trữ trong tổng chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để tìm câu trả lời cho vấn đề này, chúng ta sẽ nghiên cứu các mơ hình quản trị dự trữ và dự trữ bảo hiểm trong phần tiếp theo của chương này.
8.1.4.3. Nội dung của quản trị dự trữ a. Quản trị hiện vật hàng dự trữ
Một cách gọi khác của quản trị hiện vật hàng dự trữ là quản trị kho
hàng. Cơng việc này nhằm tới sự tối ưu hóa việc lưu kho sản phẩm, bảo
quản yếu tố vật chất của hàng hoá một cách tốt nhất. Quản trị kho hàng liên quan tới một loạt các hoạt động như thiết lập kho hàng, xác định số lượng kho và diện tích cần thiết, chuẩn bị các phương tiện vận chuyển, bốc xếp; thực hiện việc nhập kho, sắp xếp hàng hoá trong kho, xuất kho, kiểm kê, luân chuyển hàng hoá,...
Đối với một doanh nghiệp sản xuất người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ, thiết bị... các kho dự trữ cần được thiết lập phù hợp với từng loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư cần được bảo vệ. Vị trí kho phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa. Các vấn đề này sẽ được trình bày cụ thể trong mục 8.2 của chương này.
b. Quản trị kế toán dự trữ
Quản trị kế toán dự trữ thực hiện việc theo dõi sự biến động của hàng hoá dự trữ về số lượng và giá trị trong suốt quá trình lưu kho. Về số
lượng hàng dự trữ, doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự
vận động của hàng hóa (nhập và xuất) và tính tốn số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu + nhập - xuất). Doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc kiểm kê định kỳ để nắm số lượng thực tế hàng trong kho cũng như những mất mát, hư hỏng của hàng hoá dự trữ. Các số liệu kiểm kê sẽ được cập nhật vào sổ theo dõi và báo cáo về hàng dự trữ.
Về giá trị hàng dự trữ, theo dõi và kiểm soát về giá trị hàng hố dự
trữ là cơng việc khó khăn hơn vì các mặt hàng được nhập vào kho ở các thời điểm khác nhau với giá mua khác nhau. Khi xuất kho, cần phải xác định giá của các loại hàng hố này như thế nào? Chúng ta có thể sử dụng 4 phương pháp tính giá như:
‐ Phương pháp tính theo giá mua thực tế. ‐ Phương pháp giá bình quân gia quyền.
‐ Phương pháp nhập trước xuất trước FIFO (First in first out). ‐ Phương pháp nhập sau xuất trước LIFO (Last in first out).
Cả bốn phương pháp trên đều là phương pháp kế toán được thừa nhận rộng rãi. Tuy nhiên, lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từng phương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lãi, lỗ của doanh nghiệp.
c. Quản trị kinh tế dự trữ
Như chúng ta đã trao đổi ở trên, vấn đề chung của quản trị dự trữ là phải đảm bảo cân đối hai mục tiêu cơ bản: duy trì đủ lượng dự trữ để tránh mọi gián đoạn trong sản xuất kinh doanh và giảm đến mức thấp nhất có thể những chi phí dự trữ. Từ đó, có hai câu hỏi được đặt ra thường trực cho các nhà quản trị dự trữ: Đặt hàng khi nào? Số lượng mỗi
lần đặt hàng là bao nhiêu? Giải đáp hai câu hỏi này cũng chính là nội dung của hoạt động quản trị kinh tế dự trữ. Các kỹ thuật và mơ hình quản lý dự trữ sử dụng trong quản trị kinh tế dự trữ sẽ được đề cập cụ thể trong mục 8.3 dưới đây.