- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG SẢN XUẤT
9.2.3. Quy trình áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng
Để xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp nên lựa chọn một tiêu chuẩn hệ thống chất lượng phù hợp và triển khai việc áp dụng hệ thống này. Quy trình này bao gồm ba bước cơ bản là hoạch định, thực thi và kiểm soát hệ thống chất lượng.
9.2.3.1. Hoạch định
Hoạch định hệ thống chất lượng là giai đoạn mang tính chất quyết định đến sự thành công của việc triển khai hệ thống chất lượng. Trong bước này, doanh nghiệp cần thực hiện những việc cơ bản như sau:
- Xác định tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng sẽ áp dụng. Doanh nghiệp sẽ áp dụng bộ tiêu chuẩn hệ thống chất lượng nào trong số các bộ tiêu chuẩn đã trình bày trong mục 9.2.1? Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là bộ tiêu chuẩn khá phổ biến, thường được các doanh nghiệp sản xuất lựa chọn.
- Xác định phạm vi áp dụng: Hệ thống chất lượng sẽ áp dụng trên phạm vi toàn doanh nghiệp hay chỉ ở một bộ phận nào đó, hay chỉ ở một trong số các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp?
- Xác định nhân sự cho lực lượng triển khai: Ai sẽ tham gia vào lực lượng triển khai hệ thống chất lượng? Ai sẽ phụ trách lực lượng này? Vai trò và trách nhiệm của từng người trong nhóm này là gì?
- Đảm bảo sự cam kết của Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Nội dung cam kết là gì? Làm thế nào để nhận được sự cam kết? Sự cam kết này sẽ được thể hiện như thế nào?
- Xác định các nguồn lực cần thiết: Để triển khai hệ thống chất lượng, các nguồn lực cụ thể cần có là gì? Số lượng bao nhiêu? Các nguồn lực này có sẵn hay phải mua hoặc thuê từ bên ngoài?
- Lập lịch trình cơng việc: Việc áp dụng và triển khai hệ thống chất lượng sẽ được thực hiện trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc? Lịch trình từng phần việc như thế nào?
9.2.3.2. Thực thi hệ thống chất lượng
Đây là giai đoạn doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện những gì đã hoạch định nhằm triển khai hệ thống đảm bảo chất lượng. Giai đoạn này bao gồm việc thành lập lực lượng triển khai; đào tạo; khảo sát và phân tích hiện trạng; xây dựng hệ thống tài liệu.
a. Thành lập lực lượng triển khai
Lực lượng triển khai nên bao gồm đại diện của Ban giám đốc, Bộ phận quản lý chất lượng và tổ đánh giá chất lượng nội bộ. Trách nhiệm của lực lượng này phải được xác định rõ ràng và các thành viên của lực lượng này phải hiểu rõ trách nhiệm của họ. Cần lưu ý là trách nhiệm của họ không chỉ dừng lại ở việc triển khai áp dụng để doanh nghiệp đạt được chứng chỉ mà cịn bao gồm cả việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng về lâu dài.
Bộ phận quản lý chất lượng đóng vai trị chính trong việc điều hành quản lý chất lượng, phân tích các khác biệt, điều chỉnh hoặc khắc phục các nội dung và hoạt động cịn thiếu sót bên trong hệ thống chất lượng, thúc đẩy và hỗ trợ các cá nhân hoặc bộ phận trong việc biên soạn các thủ tục, q trình, các hướng dẫn cơng việc và các biểu mẫu.
Tổ đánh giá nội bộ bao gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Họ sẽ được đào tạo các kỹ năng để có thể đánh giá chất lượng nội bộ theo đúng yêu cầu về đánh giá chất lượng nội bộ của tiêu chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp đang áp dụng.
b. Đào tạo
Đào tạo là công việc rất quan trọng của giai đoạn thực thi chất lượng. Chỉ khi những người liên quan trong doanh nghiệp nhận thức rõ được ý nghĩa của chất lượng, vai trị và trách nhiệm của mình trong hệ thống chất lượng, và có được các kiến thức kỹ năng phù hợp,... thì quá
trình thực thi hệ thống đảm bảo chất lượng mới thành cơng. Các chương trình đào tạo về chất lượng không chỉ được thực hiện đối với lực lượng triển khai hệ thống chất lượng mà còn được tiến hành đối với tất cả mọi người trong doanh nghiệp, từ cấp quản lý xuống nhân viên.
Về tổng thể, đào tạo về chất lượng nhằm tới các mục tiêu sau: - Trang bị các kiến thức về các tiêu chuẩn chất lượng;
- Nâng cao hiểu biết về lợi ích mà khách hàng, nhân viên và doanh nghiệp nhận được khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng;
- Cung cấp kiến thức và kỹ năng để vận hành hệ thống chất lượng; - Phổ biến vai trò và trách nhiệm của từng người trong doanh nghiệp khi triển khai hệ thống.
c. Khảo sát và phân tích hiện trạng
Khảo sát hiện trạng để xem xét tồn bộ q trình vận hành, từ khâu mua hàng; thiết kế; sản xuất, gia công, chế biến; phân phối và tiêu thụ hàng; đến khâu bảo hành và chăm sóc khách hàng.
Mục tiêu của công việc khảo sát là so sánh nội dung của từng nghiệp vụ/khâu sản xuất kinh doanh trong hệ thống chất lượng hiện thời với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn sẽ áp dụng, để tìm ra những khác biệt hay thiếu sót để cải thiện và khắc phục.
d. Xây dựng hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu chất lượng bao gồm: Sổ tay chất lượng, các thủ tục, hướng dẫn công việc, các biểu mẫu và hồ sơ như hình 9.3.
Sổ tay chất lượng mô tả tổng quát về hệ thống chất lượng, bao gồm chính sách và mục tiêu chất lượng, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và cam kết của Ban lãnh đạo, danh mục một số thủ tục chính. Sổ tay chất lượng được dùng như một cẩm nang thường xuyên để triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng.
Hình 9.3: Hệ thống tài liệu về chất lượng
Nguồn: Business Edge (2003b)
Thủ tục là thành phần chính của hệ thống tài liệu chất lượng, mơ tả cách thức thực hiện các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp dựa trên yêu cầu của bộ tiêu chuẩn chất lượng.
Bản hướng dẫn công việc mô tả chi tiết các động tác thực hiện một công việc hoặc một chức năng cụ thể.
Biểu mẫu là một loại tài liệu đã được soạn thảo trước dưới dạng mẫu in sẵn, khi sử dụng chỉ cần điền vào những khoảng trống. Biểu mẫu có thể là biểu (như các biểu đồ), bảng (như bảng thống kê), thẻ (như thẻ kho), hoặc phiếu (như phiếu xuất, nhập kho).
Hồ sơ là tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện. Hồ sơ thường được dùng để giải trình và chứng minh các hoạt động.
9.2.3.3. Kiểm soát và cải tiến chất lượng
Xét theo tiến trình cơng việc, sau khi hoạch định và thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng, cần tiến hành kiểm soát và cải tiến. Như vậy, một hệ thống đảm bảo chất lượng thực ra đã bao gồm việc kiểm soát và cải tiến chất lượng. Muốn xem hệ thống chất lượng có được áp dụng
Sổ tay chất lượng
Các thủ tục
Các hướng dẫn công việc Các biểu mẫu
Hồ sơ Chính sách chất lượng
Mơ tả hệ thống chất lượng theo chính sách và các mục tiêu chất lượng đã đề ra
Mô tả hoạt động cần thiết cho từng bộ phận chức năng để thực hiện các yêu cầu của hệ
thống chất lượng
Các chỉ dẫn công việc, các phương pháp, các bản vẽ, biểu mẫu, báo cáo
đúng hay khơng, doanh nghiệp phải kiểm sốt thơng qua hoạt động đánh giá chất lượng. Tuy nhiên, đây là một nội dung lớn với nhiều kỹ thuật phức tạp nên được tách ra và nghiên cứu riêng. Những nội dung của đánh giá chất lượng sẽ được trình bày kỹ trong phần tiếp theo (phần 9.3)