GIỚI THIỆU
Q trình sản xuất của doanh nghiệp có thể bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu; nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng kịp thời do hết hàng,... Đây chỉ là hai trong nhiều vấn đề khác nhau giải thích sự cần thiết của hoạt động dự trữ. Khi đề cập tới quản trị dự trữ, người ta có thể chỉ nghĩ tới việc quản trị kho hàng. Thực ra quản trị dự trữ liên quan tới các vấn đề rộng lớn hơn, bao hàm cả việc giải quyết các bài toán về mua hàng và lưu trữ để tối thiểu hố chi phí dự trữ.
Sau khi học xong chương này, người học sẽ:
- Hiểu được vai trò quan trọng của dự trữ và quản trị dự trữ đối với hoạt động sản xuất, xác định được các loại hàng dự trữ và các chi phí dự trữ;
- Phân tích được cách quản trị kho bãi dự trữ và hàng dự trữ về mặt hiện vật;
- Vận dụng được các phương pháp tính tốn và kiểm soát giá trị hàng dự trữ;
- Vận dụng được các mơ hình quản trị kinh tế hàng dự trữ (EOQ và POQ);
- Hiểu được ý nghĩa của dự trữ bảo hiểm và vận dụng được phương pháp xác suất xác định mức bảo hiểm dự trữ.
Chương 8 được kết cấu thành 5 nội dung. Các hiểu biết cơ bản về dự trữ, quản trị dự trữ, hàng hóa dự trữ và chi phí dự trữ được trình bày trong mục 8.1. Tiếp theo là 03 nội dung cơ bản của quản trị dự trữ bao gồm quản trị kho hay quản trị hiện vật hàng dự trữ (mục 8.2), quản trị kế
toán dự trữ (mục 8.3) và quản trị kinh tế dự trữ (mục 8.4). Mục cuối cùng thảo luận về việc thiết lập một mức dự trữ bảo hiểm để đáp ứng những biến động của nhu cầu hoặc sự thay đổi trong thời hạn giao hàng (mục 8.5).
8.1. Tổng quan về dự trữ và quản trị dự trữ
8.1.1. Khái niệm và vai trò của dự trữ
Trong q trình vận hành, có một khoảng cách thời gian giữa thời điểm mua nguyên vật liệu với thời điểm sử dụng nguyên vật liệu cho việc chế tạo, lắp ráp và khoảng cách thời gian giữa thời điểm sản xuất ra thành phẩm trong nhà máy với thời điểm giao hàng cho khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp phải thực hiện dự trữ hàng hóa.
Theo dịng chảy của q trình vận hành, dự trữ được hiểu là việc lưu trữ hàng hố ở trong q trình sản xuất và phân phối. Dự trữ là bước đệm cần thiết giữa mua hàng và sản xuất và giữa sản xuất và phân phối trong chuỗi vận hành, cung ứng của doanh nghiệp.
Đôi khi số lượng hàng hóa mua vào có thể lớn hơn nhiều so với nhu cầu sản xuất, tương tự số lượng sản phẩm sản xuất ra có thể lớn hơn nhiều so với nhu cầu bán ra. Điều này không phải được thực hiện một cách ngẫu nhiên mà được tính tốn có chủ ý theo chiến lược sản xuất kinh doanh, theo tình hình thị trường hoặc đơn giản là nhằm giảm thiểu các khoản chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Dự trữ vì vậy là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
Một cách cụ thể hơn, dự trữ có vai trị quan trọng như sau:
‐ Đảm bảo sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình sản xuất. Khi cung và cầu về một loại hàng hóa nào đó khơng đều đặn giữa các thời kỳ, việc duy trì thường xuyên một lượng dự trữ nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là việc làm hết sức cần thiết. Nhờ duy trì dự trữ, quá trình sản xuất sẽ được tiến hành liên tục, ổn định, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất.
‐ Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm. Dù đã thực hiện dự báo để lên kế hoạch sản xuất, nhưng nhu cầu của khách hàng là một yếu tố ln biến đổi. Vì vậy cần phải duy trì một mức dự trữ an toàn để đáp ứng mọi sự thay đổi, biến động về nhu cầu của khách hàng.
‐ Dự trữ cho phép sự uyển chuyển trong lịch trình. Dự trữ làm giảm áp lực đối với hệ thống sản xuất để làm ra sản phẩm. Dự trữ giúp thời gian đáp ứng dài hơn, cho phép hoạch định quá trình sản xuất một cách trơn tru với chi phí thấp thơng qua việc sản xuất lô lớn. Đối với các doanh nghiệp có chi phí thiết lập lơ hàng lớn thì thường có lợi hơn khi sản xuất số lượng lớn sản phẩm.
‐ Dự trữ đảm bảo an toàn đối với các biến động về thời gian cung cấp nguyên vật liệu. Khi mua nguyên vật liệu, có thể xảy ra sự chậm trễ vì nhiều nguyên nhân: Thời gian vận chuyển hàng bị kéo dài, thiếu hàng của nhà cung cấp, mất hàng, vận chuyển sai nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu bị lỗi,... Dự trữ nguyên vật liệu là phần đệm để giải quyết các rủi ro đó.
‐ Dự trữ cho phép tận dụng yếu tố kinh tế quy mô khi đặt hàng số lượng lớn. Khi đặt hàng số lượng lớn sẽ tiết kiệm được chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển,... mặc dù doanh nghiệp cịn phải cân đối với các chi phí khác như chi phí lưu kho, mà chúng ta sẽ xem xét cụ thể ở phần sau.
8.1.2. Các loại hàng hoá dự trữ
Theo quan điểm tiếp cận khác nhau, có nhiều cách phân loại hàng hóa dự trữ hay tồn kho khác nhau. Nhưng theo cách phân loại phổ biến và được sử dụng rộng rãi, hàng dự trữ được chia thành 4 loại như sau:
Nguyên vật liệu, bộ phận cấu thành
Đây là các yếu tố nhiên liệu, vật liệu, chi tiết, linh kiện, phụ tùng,... để sau quá trình chế tạo, lắp ráp sẽ trở thành một bộ phận của sản phẩm. Dự trữ thép trong ngành công nghiệp sản xuất máy móc là một ví dụ
thuộc nhóm này. Cũng cần lưu ý rằng nguyên vật liệu đầu vào của một ngành có thể là thành phẩm cuối cùng của một ngành khác.
Sản phẩm dở dang
Sản phẩm dở dang là các sản phẩm đang trong quá trình chế tạo, biến đổi từ nguyên vật liệu đầu vào nhưng chưa hoàn chỉnh và đang lưu lại trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp. Sản phẩm đã hoàn thiện nhưng chưa được bao gói, chưa xuất xưởng vẫn được coi là sản phẩm dở dang.
Sản phẩm hoàn chỉnh (thành phẩm)
Sản phẩm hoàn chỉnh hay thành phẩm là sản phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất và sẵn sàng để đưa vào hệ thống bán hàng và phân phối.
Dụng cụ và thiết bị
Đây là tất cả các mặt hàng phục vụ quá trình sản xuất, cần thiết cho q trình vận hành nhưng khơng phải là bộ phận cấu thành của sản phẩm cuối cùng.
8.1.3. Chi phí dự trữ
Các chi phí liên quan đến dự trữ bao gồm ba loại sau đây:
Chi phí đặt hàng (Ordering Cost): Là tồn bộ chi phí phát sinh cho
mỗi lần đặt hàng và nhận hàng. Chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào số lượng hàng mua ở mỗi lần đặt hàng. Chi phí này bao gồm chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình mua hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại)... đối với mỗi lần sản xuất, chi phí này cịn gọi là chi phí thiết lập lô sản xuất (setup cost). Để sản xuất một lô sản phẩm cụ thể, cần phải chuẩn bị các nguyên vật liệu cần thiết; thu xếp và thiết lập các máy móc, thiết bị; hồn tất giấy tờ, thủ tục; di chuyển mọi thứ cần thiết vào vị trí,... trên thực tế có thể giảm thiểu các chi phí này nhờ việc hợp lý hóa quy trình, tin học hóa các khâu trong quản lý.
Chi phí lưu kho (Carrying cost): Là những chi phí phát sinh khi
thực hiện bảo quản, lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian. Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng 8.1 dưới đây.
Bảng 8.1: Các loại chi phí lưu kho
Nhóm chi phí