- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ
5. Chi phí do mất mát, hư hỏng, hao hụt hoặc hàng hoá bị lỗi thời theo thời gian.
8.2.3. Tổ chức quản trị hiện vật hàng dự trữ
Tổ chức quản trị hiện vật hàng dự trữ nhằm mục đích giữ gìn hàng hố về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hố trong kho. Mặt khác, đây là cơng việc giúp cho việc chất xếp, xuất - nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá. Tổ chức quản trị hiện vật hàng dự trữ bao gồm bốn nhóm cơng việc chính: Nhập kho, sắp xếp hàng hóa trong kho, xuất kho và kiểm kê định kỳ.
8.2.3.1. Nhập kho
Tổ chức giao nhận hàng hoá vào kho phải đảm bảo các yêu cầu như: Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hoá theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hoá đơn hoặc vận đơn; Chuyển nhanh hàng hoá từ nơi nhận về nơi bảo quản; Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển và bảo quản.
Trước khi nhận hàng, cần chuẩn bị sẵn sàng một số công việc như: kho chứa hàng khi hàng về; các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển hàng
hoá; nhân lực tiếp nhận hàng hố; các chứng từ cần thiết có liên quan đến giao nhận hàng hố...
Khi thực hiện nhận hàng, cần cân, đong, đo, đếm và đối chiếu giữa thực tế với số lượng hàng ghi trong hố đơn. Q trình này cần có sự tham gia của bên giao hàng. Đối với hàng hoá được nhận từ các đơn vị vận tải mà khơng có chủ hàng áp tải, người nhận hàng cùng với đại diện của chủ phương tiện tiến hành kiểm tra ngay khi hàng còn trên phương tiện bằng việc xác định tình trạng bao bì, niêm phong, cặp chì... sau đó tiến hành tiếp nhận hàng hố theo quy định.
Với các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự trữ, khi nhận hàng có mã vạch, hàng hố sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu thông qua máy qt. Nếu hàng khơng có mã vạch, công tác nhập hàng vào kho còn bao gồm cả việc đánh mã vạch cho các lô hàng nhập để tiện theo dõi và quản lý sau này.
8.2.3.2. Sắp xếp hàng hoá trong kho
Tổ chức sắp xếp hàng hoá liên quan đến kỹ thuật và nghiệp vụ bảo quản. Tổ chức nghiệp vụ bảo quản thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hoá. Tổ chức sắp xếp hàng hoá trong kho bao gồm những công việc cơ bản sau:
a. Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hố
Đối với mỗi đơn vị hàng hoá, chủng loại cụ thể, được sắp xếp vào một vị trí cụ thể theo: Gian kho, ngăn, ô hoặc thiết bị chứa đựng trong kho. Người ta có thể dùng chữ cái, hoặc chữ số để biểu hiện vị trí chi tiết cho hàng hố cụ thể.
b. Kê lót hàng hố trong kho
Đây là biện pháp cần thiết để giữ gìn phẩm chất hàng hoá lưu kho, chống lại tác hại của môi trường. Thực tế cho thấy, những hiện tượng biến chất, giảm sút chất lượng hàng hoá như han gỉ, mục nát đều có nguyên nhân do các kho khơng thực hiện kê lót hàng hố. Mặt khác, nếu chất xếp hàng hố khơng có vật kê lót, hàng hố sẽ bị đè nén và cọ xát
lẫn nhau, khơng đảm bảo độ thơng thống... có thể sử dụng nhiều vật kê lót khác nhau như dùng các địn kê, bục kệ các vật kê bằng gỗ, bằng kim loại, bê tông hoặc các vật liệu khác như giấy vụn, xốp,... yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót là khơng có phản ứng lý hố gây tác động có hại về cơ học với hàng hoá, đảm bảo vệ sinh kho, hàng hố và khơng gây ơ nhiễm môi trường.
c. Chất xếp hàng hoá trong kho
Thực chất là sắp xếp hàng hoá vào đúng nơi quy định theo từng loại cụ thể để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kinh tế của hoạt động kho.
- Tính kỹ thuật, biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hàng, chi tiết sản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí. Khoảng cách giữa các thiết bị chồng hàng với nhau, giữa các chồng hàng với các cấu trúc nhà kho...
- Tính kinh tế, biểu hiện ở việc sắp xếp hợp lý, khoa học, gọn gàng hàng hoá theo quy định tiết kiệm được vật liệu lót và tận dụng tối đa diện tích, chiều cao nhà kho, dung lượng của thiết bị chứa đựng. Tạo điều kiện tốt cho nghiệp vụ kiểm tra, kiểm kê chăm sóc hàng hố và nắm vững được lực lượng hàng hoá trong kho.
d. Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho
Nhiệt độ và độ ẩm của kho ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác bảo quản. Nhiều loại hàng hố khơng chịu được tác động của nhiệt độ, độ ẩm dễ bị biến chất, khơng cịn giá trị sử dụng. Chẳng hạn xi măng bị đóng cứng do hút ẩm, gỗ bị nứt nẻ, cong vênh do tác động của nhiệt độ; xăng dầu có thể bốc cháy khi gặp nhiệt độ cao.
e. Kiểm tra, chăm sóc hàng hố và vệ sinh kho hàng
Mục đích của cơng việc này nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm ngun nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố bảo quản. Từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời. Muốn vậy, cần phải quy định thành những chế độ, nội dung kiểm tra chăm sóc hàng hố và thực hiện một
cách thường xuyên nghiêm túc đối với từng bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng.
f. Chống côn trùng và vật gặm nhấm
Một số loại hàng hố như nơng sản, bông vải sợi, hàng điện tử dân dụng, các hợp chất hữu cơ... dễ bị hư hỏng biến chất do các loại côn trùng, vật gặm nhấm phá hoại. Để hạn chế những thiệt hại này cần chú ý thực hiện tốt các vấn đề sau:
‐ Vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản và hàng hoá trước khi đưa vào bảo quản;
‐ Có phương tiện dụng cụ, hoá chất cần thiết để ngăn ngừa côn trùng và vật gặm nhấm;
‐ Cách ly những sản phẩm đã bị phá hoại để tránh sự lây lan sang sản phẩm khác;
‐ Dùng nhiệt độ cao, hố chất để tiêu diệt cơn trùng, nhưng phải tuỳ vào từng loại kho để áp dụng cho phù hợp.
8.2.3.3. Xuất kho
Giao hàng là một công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Nó là khâu kết thúc q trình nghiệp vụ kho, trực tiếp phục vụ quá trình sản xuất hoặc thực hiện nhiệm vụ bán hàng hay điều động hàng hoá qua kho. Giao hàng tốt vừa ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của kho, vừa ảnh hưởng tốt đến các hoạt động nghiệp vụ khác của doanh nghiệp nói chung và của kho nói riêng.
Để đảm bảo đáp ứng kịp thời các yêu cầu của sản xuất và của khách hàng, đồng thời thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các qui định sau đây:
‐ Tất cả hàng hoá khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu
xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hoá.
‐ Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị.
‐ Chuẩn bị hàng hoá theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Nếu phiếu xuất kho khơng sát với tình hình hàng hố trong kho, thì thủ kho phải đề nghị người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không được tự ý sửa chữa chứng từ hoặc giao hàng hố khác khi chưa có ý kiến của cấp có thẩm quyền.
‐ Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hoá.
‐ Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Tuy nhiên trên thực tế cũng có những loại hàng hoá nhập sau nhưng xuất trước.
‐ Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho, hàng xuất bán ra bên ngồi trên hố đơn xuất kho phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và chữ ký của kế toán trưởng.
8.2.3.4. Kiểm kê hàng hoá
Kiểm kê hàng hố là q trình kiểm đếm và ghi chép tồn bộ dữ liệu hàng hố vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép đếm số lượng, chất lượng hàng dự trữ, so sánh với số liệu ghi trên sổ sách, chứng từ, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến. Có một số loại kiểm kê chính như sau:
‐ Kiểm kê thường xuyên: Là hình thức tự kiểm tra hàng ngày nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng hoá vào cuối ngày.
‐ Kiểm kê đột xuất: Là hình thức kiểm kê đột xuất khơng có quy định trước đó nhằm kiểm tra lại thơng tin về hàng hố dự trữ để đảm bảo quyết định của nhà quản trị dự trữ được chính xác hơn.
‐ Kiểm kê định kỳ: Là hình thức kiểm kê được ấn định thời gian theo tuần, tháng, quý, năm.
Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hố thường xun hay khơng, nên kiểm kê hàng hoá định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, cuối giờ hay vào chủ nhật/ngày nghỉ). Việc quyết định tần suất kiểm kê thuộc vào chính sách của doanh nghiệp vì hoạt động kiểm kê tốn kém thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, kiểm kê có thể gây gián đoạn quá trình sản xuất, kinh doanh.