CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức
5.1.1. Khái niệm
Tổ chức là một chức năng quan trọng của quản trị, nếu
Hoạch định xác định hướng đích mà tổ chức cần đạt tới, thì Tổ chức tiến hành bố trí các nguồn lực để đạt được cái đích đó.
Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị nhưng nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Thực tế cho thấy, nhiều tổ chức không đạt được các mục tiêu đề ra phần lớn là do yếu kém của công tác tổ chức.
Theo từ điển tiếng Việt của Viện Ngơn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định;
Tổ chức là làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất;
Tổ chức chính là làm cơng tác tổ chức cán bộ;
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.
Theo Chester I. Barnard (1948), tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo khái niệm này, để hình thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Ở đây nhấn mạnh đến hai yếu tố là chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức (sự kết hợp có ý thức của các chủ thể) khi nhận thức về khái niệm tổ chức.
Theo giáo sư George P. Huber và Reuben R. McDaniel (1988), “chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn”. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các cơng việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo cơng việc được giao phó.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich (1993) thì cơng tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”.
Như vậy, có nhiều quan điểm khác nhau về chức năng tổ chức. Tuy nhiên, các quan điểm trên đều thể hiện rõ bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào...
Từ các quan điểm khác nhau, theo tiếp cận của giáo trình này, có thể rút ra khái niệm về chức năng tổ chức trong quản trị như sau:
Tổ chức là q trình xác định các cơng việc cần phải làm và những người làm các cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.
Như vậy, tổ chức quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu. Tổ chức phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu.
Với khái niệm này, có thể rút ra các nhận xét sau đây:
Tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; và hai là, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. Nói cách khác, chức năng tổ chức thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho cá nhân và bộ phận đó phối hợp với nhau một cách hiệu quả để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hồn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:
- Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu. - Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.
- Xác định vị trí, vai trị của từng cá nhân trong tổ chức. - Xây dụng nề nếp văn hoá của tổ chức.
- Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức.
- Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức.
- Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường.
Hộp 5.1: Một bước ngoặt của Ford
Một bước ngoặt đã xảy ra trong quá trình thay đổi của Ford trong thập niên 80. Những người quản lý cấp cao ở Bộ phận Engineering và Bộ phận Power Train, những người đã thiết kế động cơ và bộ phận truyền động, được mời triệu tập. Low Ross, Phó Chủ Tịch cao cấp phụ trách nhà máy đi ngay vào vấn đề: “Vấn đề là đây, 25 năm rồi, Bộ phận Engineering và Bộ phận Power Train đã chống đối nhau làm ảnh hưởng đến sản xuất và chất lượng sản phẩm. Đã quá đủ! Không cần biết sẽ mất bao lâu, nhưng chúng tôi muốn các anh trả lời một câu hỏi:
Bộ phận kỹ thuật sẽ báo cáo với bộ phận sản xuất hay ngược lại?”. Giờ đây, hãy hình dung phịng họp tám tháng sau, sau những cuộc tranh luận thù địch không thể đếm xuể. Anh ấy đang kêu gọi sự chú ý đến cách thức mà mọi người đã
cư xử với nhau như những đồng nghiệp. Điều quan trọng là họ đã cùng nhau làm việc như thế nào; chứ khơng phải là đi tìm một cơ cấu tổ chức hồn hảo. Mất một tháng để mọi việc đi vào tổ chức mà không phải tổ chức lại gì cả, chỉ đơn giản là tái lập lại hệ thống thông tin giữa hai bộ phận. Mối quan hệ mới và mọi thứ bắt đầu từ đó đã là một trong những trụ cột chính trong sự thay đồi hồn tồn của Ford. Sự thay đổi lớn lao này là yếu tố chủ yếu để hiểu được làm thế nào Ford có thể giảm thời gian cần thiết cho việc phát triển một model xe mới từ 8 năm xuống còn 5 năm và đẩy chất lượng sản phẩm từ kém nhất đến tốt nhất.
Nguồn: Business Review on Change
5.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức
Tổ chức là chức năng có vai trị quan trọng trong quá trình quản trị tổ chức, tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng. Nền móng đó chính là bộ máy tổ chức bao gồm các cá nhân, các đơn vị, các bộ phận có quan hệ, liên hệ với nhau tạo nên một “khung” cho các hoạt động của tổ chức. Chức năng hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định, nói cách khác, mọi hoạt động quản trị căn bản đều phải được tổ chức sao cho phù hợp và hiệu quả.
Trên cơ sở mục tiêu đó được xác định từ chức năng hoạch định, tổ chức phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn với con người là các nguồn lực khác, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực. Tổ chức nhằm có được cấu trúc tổ chức phù hợp, vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đó xác định. Cấu trúc tổ chức phù hợp hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt
nhất. Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở trường của họ. Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho các nhà quản trị.
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một mơi trường làm việc thích hợp cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy tốt nhất khả năng, năng lực thực hiện các nhiệm vụ được tổ chức phân cơng, từ đó tạo nên văn hố tổ chức - nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.