CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.3. Quy trình kiểm soát
7.3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm ngun nhân của sự sai lệch đó.
Kết quả so sánh có thể xảy ra các trường hợp sau: (1) Kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn quy định.
(2) Kết quả thực tế lớn hơn (tốt hơn) so với tiêu chuẩn quy định.
(3) Kết quả thực tế nhỏ hơn (xấu hơn) so với tiêu chuẩn quy định.
Ở trường hợp (2) và (3) được coi là có sai lệch. Sai lệch có thể ở các mức độ khác nhau: sai lệch rất nhiều, sai lệch nhiều, sai lệch ít, sai lệch khơng đáng kể (có thể chấp nhận được). Về chiều hướng, có thể sự sai lệch là tốt (thuận lợi), có thể sự sai lệch là khơng tốt (bất lợi), và cũng có thể sự sai lệch vừa có mặt tốt, vừa có mặt khơng tốt. Việc đánh giá vấn đề này trước hết, phụ thuộc vào từng đối tượng, từng hoạt động với các tiêu chuẩn quy định khác nhau; mặt khác, phụ thuộc vào nhận thức của người kiểm soát.
Sau khi xác định được mức độ sai lệch, cần tìm các nguyên nhân của sai lệch đó. Sự sai lệch nào cũng có những ngun nhân của nó. Cần phải phân tích đâu là nguyên nhân khách quan, đâu là nguyên nhân chủ quan; tìm hiểu ngun nhân chính, cơ bản; ngun nhân trực tiếp, nguyên nhân gián tiếp..., từ đó mới đề ra được các hoạt động điều chỉnh thích hợp và khả thi.
Sau khi xác định được các sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó, cơng việc tiếp theo là tiến hành thông báo.
Đối tượng thông báo:
- Các nhà quản trị cấp trên có liên quan: Là những người thực sự có quyền quyết định đối với các công việc đang được kiểm sốt và chính họ có quyền quyết định việc tiến hành các hoạt động điều chỉnh một cách nhanh chóng và thích hợp.
- Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan: Trước hết là cơ quan có nhiệm vụ hoạch định, sau đó là các cơ quan tác
nghiệp mà hoạt động của nó có liên quan đến các kết quả đo lường.
- Đối tượng bị kiểm soát: Là những cá nhân, đơn vị, bộ phận nằm trong kế hoạch kiểm tra.
Nội dung thơng báo:
- Kết quả kiểm sốt bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện cơng việc... kèm theo đó là các nhận định, đánh giá.
- Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng.
- Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn.
Yêu cầu khi thông báo: - Phải kịp thời.
- Phải đầy đủ. - Phải chính xác. - Phải đúng đối tượng.