CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.3. Phân quyền trong tổ chức
5.3.4. Tầm hạn quản trị
5.3.4.1. Khái niệm và phân loại tầm hạn quản trị a) Khái niệm
Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả.
Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức nên có liên quan trực tiếp đến việc xây dựng bộ máy tổ chức, đến việc phân quyền.
Mặc dù không thể đưa ra con số tầm hạn quản trị bao nhiêu là lý tưởng nhất nhưng theo kinh nghiệm của các nhà quản trị trong thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4 - 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 - 3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.
b) Phân loại
Tùy theo số tầng nấc trung gian mà tầm hạn quản trị được chia làm hai loại: tầm hạn quản trị rộng và tầm hạn quản trị hẹp.
Tầm hạn quản trị rộng:
Tầm hạn quản trị rộng thể hiện khả năng một nhà quản trị quản lý trực tiếp nhiều bộ phận hay cá nhân nhân dưới quyền. Với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian.
Tầm hạn quản rộng có ưu điểm: - Tiết kiệm được chi phí quản lý.
- Giảm số cấp quản trị nên các mối quan hệ trong tổ chức ít phức tạp.
- Cấp trên phân chia quyền hạn nhiều. Tầm hạn quản trị rộng có nhược điểm:
- Có thể dẫn đến sự quá tải của nhà quản trị cấp trên, ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc ra quyết định, nên cần nhà quản trị giỏi.
- Truyền đạt thông tin đến thuộc cấp có thể bị chậm chễ. - Có nguy cơ khó kiểm sốt.
Như vậy, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có năng lực, nhiều kinh nghiệm; khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, có cơng việc tương đối ổn định, ít thay đổi theo một kế hoạch rõ ràng và được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều.
Tầm hạn quản trị hẹp:
Tầm hạn quản trị hẹp thể hiện khả năng một nhà quản trị quản lý trực tiếp một số ít bộ phận hay cá nhân dưới quyền. Với tầm hạn quản trị hẹp, tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian.
Tầm hạn quản hẹp có ưu điểm:
- Truyền đạt thơng tin đến thuộc cấp dễ dàng, nhanh chóng. - Kiểm sốt chặt chẽ cấp dưới.
Tầm hạn quản trị hẹp có nhược điểm:
- Số cấp quản trị nhiều, nên làm tăng chi phí quản lý. - Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới. Như vậy, tầm hạn quản trị hẹp thích hợp với nhà quản trị năng lực hạn chế, ít kinh nghiệm quản lý, trình độ của cấp dưới
không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, cơng việc khơng có kế hoạch.
5.3.4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị có ý nghĩa quan trọng đối với thiết kế cấu trúc tổ chức. Thông thường, người ta khơng thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì nếu nhiều tầng nấc trung gian, các thông tin được truyền qua nhiều tầng nấc sẽ bị chậm chễ, thậm chí bị sai lệch, nên mọi người muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian để có được những bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Tuy nhiên, vấn đề các tầng nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị rộng hay hẹp.
Để xác định tầm hạn quản trị rộng hay tầm hạn quản trị hẹp trong tổ chức, cần căn cứ vào các yếu tố sau đây:
- Năng lực của nhà quản trị. - Trình độ cấp dưới.
- Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới. - Tính chất kế hoạch của công việc.
- Mức độ ổn định của công việc.
- Kỹ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin.