CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát
7.1.1. Khái niệm kiểm soát
Theo quá trình quản trị, sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo, nhà quản trị thực hiện kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động của tổ chức, hạn chế tối đa các sai sót, điều chỉnh các cơng việc, các hoạt động... nhằm thực hiện các mục tiêu đó được xác định từ khâu hoạch định. Đó chính là chức năng kiểm soát - một chức năng quan trọng, không thể thiếu trong quá trình quản trị một tổ chức.
Theo từ điển tiếng Việt, kiểm tra hay kiểm sốt là “xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”. Quá trình kiểm tra hay kiểm sốt cho biết được sự vật, hiện tượng đó, đang và sẽ diễn ra như thế nào, kết quả hay hậu quả của chúng ra sao và làm thế nào để sự vật, hiện tượng đi theo đúng hướng đó định.
Theo Robert J Mockler (2002), kiểm tra là “những nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản
hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu thực hiện được với định mức đó đề ra và để đảm bảo rằng những nguồn lực đó và đang được sử dụng có hiệu quả nhất cho việc thực hiện mục tiêu của đơn vị”.
Trong tiến trình quản trị một tổ chức, kiểm soát giúp nhà quản trị đảm bảo các quyết định quản trị được triển khai trên thực tế thông qua hàng loạt các công việc như đo lường, đánh giá và điều chỉnh. Như vậy, kiểm sốt sẽ giúp tổ chức đi đúng hướng đó được xác định và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách có hiệu quả.
Kiểm sốt là q trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.
Kiểm sốt chính là q trình mà nhà quản trị sử dụng các phương pháp để đảm bảo các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu đó được xác định của tổ chức.
Kiểm sốt vừa là một q trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng. Nhà quản trị không chỉ mong muốn được biết về kết quả hoạt động theo các chỉ tiêu mà cũng muốn nắm tình hình cả tiến trình hoạt động của các thành viên trong tổ chức để có những tác động thích hợp nhằm hướng hoạt động của các thành viên trong tổ chức theo định hướng chung.
Kiểm sốt khơng chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà cịn là sự kiểm sốt đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra. Nói cách khác, q trình kiểm sốt được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra và đang xảy ra cho đến khi kết thúc. Q trình đó được thơng qua ba hình thức kiểm sốt khá phổ biến trong các tổ chức đó là: kiểm sốt trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau khi cơng việc hồn thành.
Kiểm sốt khơng chỉ là những biện pháp được nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền, mà chúng được dùng để kiểm sốt các hoạt động của chính nhà quản trị, giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện những thiếu sót, những hạn chế của chính nhà quản trị để sửa chữa, khắc phục kịp thời. Điều đó được thể hiện qua mối quan hệ đan xen, ràng buộc lẫn nhau giữa các chức năng quản trị từ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Kiểm soát đảm bảo rằng mục tiêu được đề ra trong hoạch định là đúng đắn; kiểm tra, uốn nắn, điều chỉnh, động viên, khuyến khích... các cá nhân, bộ phận, đơn vị, các hoạt động trong tổ chức theo đúng mục tiêu, chiến lược phát triển của tổ chức, nhằm thực hiện tốt nhất sứ mạng của tổ chức.
Trong q trình kiểm sốt, có hai yếu tố ln tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm sốt, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát.
Điều này thể hiện ở chỗ: trong q trình kiểm sốt, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây:
Kiểm sốt cái gì? Đối tượng kiểm sốt? Tại sao phải kiểm soát?
Những thành tố nào tham gia kiểm soát? Kiểm soát khi nào?
Kiểm soát ở đâu? Kiểm sốt như thế nào? Chờ đợi cái gì ở kiểm sốt? Phải làm gì sau kiểm sốt? v.v...
Kiểm soát là một quá trình hai mặt, đó là vừa có tính thụ động và vừa có tính chủ động. Tính thụ động thể hiện ở chỗ: Việc đo lường các kết quả thực hiện, thông qua việc theo dõi các
chỉ tiêu, phản ánh các hoạt động đó diễn ra trong quá khứ, các tác động điều chỉnh của nhà quản trị được triển khai sau khi có kết quả của việc đo lường này. Tuy nhiên, mặt chủ động được thể hiện qua sự hướng về tương lai của kiểm sốt, đó là việc phát hiện những sai lệch giữa kết quả thực hiện với kết quả mong muốn, làm rõ nguyên nhân của chúng để có những hành động điều chỉnh đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu đó xác định. Nếu xét cả quá trình thì kiểm sốt là hoạt động mang tính chủ động của nhà quản trị.
Kiểm soát là sự nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức một cách có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, xây dựng hệ thống phản hồi thông tin, xây dựng hệ thống các biện pháp, các chính sách... đảm bảo rằng những nguồn lực của tổ chức đó và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát là một trong bốn chức năng quan trọng của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt. Song điều đó khơng có nghĩa là kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi thực hiện ba chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, mà kiểm soát là hoạt động diễn ra ở bất cứ cơng đoạn nào của q trình quản trị, và như đã trình bày ở trong Chương 1 của giáo trình này, bốn chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt khơng tách rời mà đan xen vào nhau và trở thành các hoạt động thường xuyên của nhà quản trị.
Kiểm sốt thường hướng vào các mục đích sau đây:
Một là, bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định.
Hai là, xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng.
Ba là, xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức.
Bốn là, phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh.
Năm là, phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro.
Sáu là, cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị ra quyết định. Bảy là, đảm bảo các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.
Kiểm soát là chức năng của tất cả các nhà quản trị trong tổ chức, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở. Mặc dù qui mơ của đối tượng kiểm sốt và tầm quan trọng của cơng việc kiểm sốt thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, song tất cả các nhà quản trị trong tổ chức đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đó đề ra, do đó chức năng kiểm sốt là một chức năng cơ bản đối với mọi cấp quản trị.