CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.3. Quy trình kiểm soát
7.3.2. Đo lường kết quả hoạt động
Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định.
7.3.2.1. Yêu cầu đối với đo lường kết quả a) Hữu ích
Sự đo lường phải cho phép nhà quản trị tiến hành đánh giá kết quả và tổ chức hoạt động điều chỉnh thích hợp. Muốn vậy, hoạt động kiểm soát phải được tổ chức đơn giản và thích hợp với điều kiện, nhiệm vụ và yêu cầu của những người có liên quan.
b) Có độ tin cậy cao
Mọi sự đo lường, khi được thực hiện bằng những biện pháp khác nhau lại cho những kết quả khác nhau thì đó khơng phải là
sự đo lường tốt. Nếu việc đo lường khơng đảm bảo độ tin cậy thì khơng được sử dụng nó trong việc kiểm sốt. Đo lường chính xác mới có cơ sở nhận xét, đánh giá chính xác; Ngược lại, nếu đo lường khơng chính xác làm cho việc nhận xét, đánh giá thiếu chính xác, thậm chí trái ngược nhau, làm giảm ý nghĩa của cơng tác kiểm sốt.
c) Không lạc hậu
Hoạt động kiểm soát diễn ra theo một tiến trình và kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Khi đã có tiêu chuẩn làm căn cứ, cần tiến hành đo lường theo đúng kế hoạch đề ra. Quá trình đo lường phải đảm bảo tính thời gian, khơng lỗi thời, không chậm chễ. Nếu sử dụng những thông tin lỗi thời, có thể dẫn đến những hậu quả tai hại không mong muốn khi đo lường. Chẳng hạn, trong kinh doanh, nếu nhà quản trị căn cứ vào các thông tin đã lạc hậu về thị trường (cung, cầu, đối thủ cạnh tranh...) thì nhà quản trị có thể sẽ ra quyết định về giá bán khơng phù hợp, chính sách mặt hàng không hợp lý, lựa chọn chiến lược cạnh tranh... khó thành cơng.
d) Tiết kiệm
Cần chú ý đến yếu tố chi phí trong đo lường, tìm ra điểm dừng phù hợp trong khoảng cách giữa đo lường q nhiều và q ít, trong đó tiêu chuẩn cơ bản là lợi ích của tổ chức và chi phí để đo lường. Điều đó địi hỏi phải lựa chọn cơng cụ, phương pháp, hình thức đo lường phù hợp với từng đối tượng cụ thể, phù hợp với thời gian và không gian cũng như các điều kiện cho phép. Tránh các cuộc kiểm tra không cần thiết, hay kéo dài thời gian kiểm tra nhiều hơn so với yêu cầu thực tế; Loại bỏ những “nhũng nhiễu” trong quá trình kiểm tra... Giải quyết được các vấn đề đó sẽ tiết kiệm chi phí khá lớn cho mỗi cá nhân, tổ chức và rộng hơn là cho xã hội.
7.3.2.2. Các phương pháp đo lường kết quả
Chất lượng kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường. Muốn nâng cao chất lượng kiểm soát cần chú trọng đến khâu đo lường, trong đó đặc biệt là lựa chọn phương pháp đo lượng phù hợp.
Các phương pháp đo lường kết quả phổ biến là: quan sát các dữ kiện, sử dụng các dấu hiệu báo trước, quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân, dự báo, khảo sát điều tra...
a) Quan sát các dữ kiện
Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế tốn để đo lường kết quả thực hiện.
Tuy nhiên, không được bỏ quên những dữ kiện định tính vì chúng tuy khó đo lường nhưng lại thường cung cấp những thông tin cần thiết, có thể bất ngờ nhưng có tính chất bổ sung quan trọng và rất có ý nghĩa đối với cơng việc đang kiểm sốt.
b) Sử dụng các dấu hiệu báo trước
Phương pháp này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc hay những trục trặc của đối tượng kiểm soát. Sự trục trặc mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, vì vậy, cần phân tích từng trường hợp cụ thể.
c) Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân
Phương pháp này được tiến hành thơng qua việc nắm bắt tình hình thực hiện cơng việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát.
Đây là phương pháp kiểm soát diễn ra thường xuyên, thậm chí hàng ngày của nhà quản trị. Phương pháp này có một số ưu điểm:
- Cho phép nhanh chóng nắm bắt tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn đề còn tiềm tàng ở dạng khả năng.
- Cho phép có cái nhìn tồn diện về tồn bộ cơng việc đang kiểm soát.
- Cho phép kiểm tra lại chính hệ thống kiểm sốt bằng cách so sánh những nhận xét của mình và kết quả thu được từ kiểm soát hệ thống.
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là: Cơng việc kiểm sốt có nguy cơ trở nên nặng nề, người bị kiểm soát bị áp lực cao và chi phí kiểm sốt có thể tăng lên nhiều.
d) Dự báo
Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện cơng việc trên cơ sở dữ liệu tình hình thực tế đã và đang diễn ra. Phương pháp này thực hiện nhanh, dễ dàng, nhưng phụ thuộc nhiều vào chủ quan của người dự báo nếu thiếu các cơng cụ, phương tiện dự báo chính xác, tin cậy.
e) Điều tra
Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dị ý kiến của các đối tượng có liên quan. Phương pháp này thu thập được thông tin trực tiếp từ các đối tượng có liên quan, giúp cho kiểm sốt viên có thể đánh giá sát thực, kết quả nhanh, song lại phụ thuộc vào sự trung thực cũng như nhận thức, hiểu biết của người được điều tra.