CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.3. Phân quyền trong tổ chức
5.3.1. Khái niệm và các hình thức phân quyền
5.3.1.1. Khái niệm
Sau khi thiết kế mơ hình cấu trúc tổ chức, nhiệm vụ rất quan trọng của nhà quản trị là phân công nhiệm vụ và quyền hạn cho các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Có như vậy, bộ máy tổ chức mới được vận hành theo đúng mục tiêu của tổ chức. Q trình đó chính là phân quyền trong tổ chức.
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ đó.
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Trong trường hợp quyền hạn khơng được giao phó, người ta nói đến tập quyền. Tập quyền là q trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một người.
Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng khơng thể có sự phân quyền tuyệt đối, bởi lẽ nếu nhà quản trị giao phó hết quyền lực của mình, thì vị trí, vai trị quản trị của họ sẽ mất đi, các quyết định quản trị của họ có thể bị vơ hiệu hóa, vì thế các mục tiêu quản trị có thể khơng thực hiện được, hệ thống tổ chức có nguy cơ bị suy giảm.
Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân, nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân cụ thể nắm
giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn ln gắn liền với cá nhân.
Quyền hạn sinh ra từ nhu cầu và sự phân công của tổ chức, phục vụ tổ chức và tuân thủ pháp luật. Đối với nhà quản trị, quyền hạn thường gắn với quyền ra quyết định, gắn với quyền lực. Quyền hạn là công cụ của nhà quản trị, nhà quản trị muốn quản trị phải có quyền. Tuy nhiên, quyền này phải hợp pháp và chính đáng, tức là quyền này phải được tổ chức chính thức phân cơng, được tập thể thừa nhận theo các quy định chính thức hiện hành.
Nhà quản trị có thể và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ những vẫn phải gánh chịu trách nhiệm.
Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một tổ chức. Nó là cơ sở của việc ủy quyền. Phân quyền liên quan chặt chẽ đến việc giao phó quyền lực của nhà quản trị, nó phản ánh quan điểm, đường lối quản trị của nhà quản trị, nhất là của nhà quản trị cấp cao. Thực tế cho thấy, trong một tổ chức, mức độ phân quyền càng lớn khi:
1. Số lượng các quyết định do các nhà quản trị ở cấp quản trị thấp hơn đề ra ngày càng nhiều.
2. Các quyết định do các nhà quản trị ở cấp quản trị thấp hơn đề ra ngày càng quan trọng.
3. Các quyết định do các nhà quản trị ở cấp quản trị thấp hơn đề ra có ảnh hưởng lớn đến các lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
4. Do đặc điểm cơng việc khơng địi hỏi nhà quản trị phải trực tiếp kiểm tra, giám sát chặt chẽ, nghiêm ngặt.
5.3.1.2. Các hình thức phân quyền
Có nhiều hình thức phân quyền khác nhau trong tổ chức. Thông thường, phân quyền được chia làm hai hình thức: phân quyền theo chức năng và phân quyền theo chiến lược.
Phân quyền theo chức năng
Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính...
Phân quyền theo chiến lược
Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hoá sản phẩm...
5.3.1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức
Mục đích của phân quyền chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho cá nhân, bộ phận trong tổ chức thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu đặt ra của tổ chức. Nếu không thực hiện tốt phân quyền, tổ chức sẽ khó đạt đạt mục tiêu đề ra. Vì vậy, việc phân quyền trong tổ chức là cần thiết, đáp ứng nhu cầu khách quan của sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức còn xuất phát từ những ích lợi khi phân quyền, cụ thể là:
Khi được phân công rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn, nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống thực tế hơn;
Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khích phát triển các nhà quản trị chuyên nghiệp;
Phân quyền sẽ giúp người thừa hành có khả năng thực hiện quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện cơng việc được nhanh hơn;
Phân công nhiệm vụ trong phân quyền được coi là một trong những hình thức đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ làm việc tốt hơn;
Phân quyền làm giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, nhất là đối với nhà quản trị cấp cao, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lược;
Phân quyền giải phóng bớt khối lượng cơng việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thời tạo ra môi trường rèn luyện, đào tạo và thử thách các nhà quản trị cấp trung để họ có những chuẩn bị cần thiết cho sự thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần.
Ở bất cứ tổ chức nào, phân quyền rất quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên, nhà quản trị cũng cần lưu ý một số vấn đề có thể nảy sinh khi phân quyền:
Một là, sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo khiến người thực hiện không thấy thoải mái.
Hai là, phạm vi quyền hạn có thể khơng rõ ràng. Ba là, người dưới quyền không đủ năng lực.
Bốn là, quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm.
Vì vậy, nhà quản trị cần phải phân định và xác định rõ quyền hạn trong tổ chức để quản trị. Nếu không giải quyết thỏa đáng vấn đề này thì hậu quả có thể xảy ra mà nhà quản trị khó lường trước được. Theo Harold Koontz (1993): “Vấn đề lớn nhất của việc phân quyền là sự mất khả năng kiểm tra. Chẳng có doanh nghiệp nào lại phân quyền đến mức để cho sự tồn tại của nó bị đe dọa và việc đạt tới các mục tiêu của nó bị thất bại”.
Hộp 5.4: Phân quyền phát huy thế mạnh
Một trong những bài học kinh doanh đắt giá nhất cho các nhà quản lý đó là: “Hãy thuê những người thơng minh hơn mình”. Điều này có nghĩa là người mà bạn thuê phải có nhiều thế mạnh và chính bạn cũng phải cho họ có quyền tự do phát huy thế mạnh của mình.
Managing and Become a Great Leader”, giáo sư J. Keith Murnighan đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên chun mơn. Ơng cho rằng hiện nay, nhiều vị giám đốc đã can thiệp quá sâu vào công tác quản lý mà quên đi trách nhiệm của mình. Ơng viết: “Cái nhìn sâu sắc ở đây rất đơn giản: Bạn sẽ trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu biết cách phân công chứ khơng phải tự mình làm mọi việc. Nói cách khác, hãy ngừng làm việc và bắt đầu dẫn dắt”.
Bạn hãy thuê những người giỏi nhất, sau đó trao cho họ quyền được phát huy hết thế mạnh của mình. Làm như vậy, nhà quản lý sẽ có một đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tạo ra mơi trường làm việc thơng thống hơn và phát huy tính độc lập của nhân viên.
Nguồn: Theo Những lý do khiến nhân viên không phục nhà quản lý, http://cafef.vn/nhung-ly-do-khien-nhan-vien-khong-phuc-nha-quan-ly- 20170321142636138.chn