CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.2. Cấu trúc tổ chức
5.2.2. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức
Một trong những nội dung cơ bản của chức năng tổ chức trong quản trị là thiết kế cấu trúc tổ chức. Để cấu trúc tổ chức thể hiện được những đặc điểm riêng có và thực hiện tốt vai trị của nó, địi hỏi phải tn thủ các ngun tắc tổ chức khoa học. Các nguyên tắc này xuất phát từ những đòi hỏi khách quan và sự vận dụng sáng tạo của các quy luật về tổ chức quản trị.
Những nguyên tắc cấu trúc tổ chức cơ bản là: Tương thích giữa hình thức và chức năng; Thống nhất chỉ huy; Cân đối; Linh hoạt và Hiệu quả.
Ngun tắc 1: Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng: “Hình thức phải đi sau chức năng”. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do
việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mơ hình, sự phân cơng, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân... đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đó xác định. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
Chẳng hạn như: một doanh nghiệp thương mại khơng có chức năng sản xuất sản phẩm thì trong cấu trúc tổ chức sẽ khơng có bộ phận sản xuất; một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cung ứng cho thị trường thì khơng thể khơng thiết kế bộ phận đảm nhận chức năng nghiên cứu thị trường...
Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức. Thực hiện nguyên tắc này, nhà quản trị có thể phát huy tối đa quyền lực quản trị nhằm thực hiện tốt nhất các quyết định quản trị gắn với thẩm quyền được tổ chức phân công.
Nguyên tắc 3: Cân đối
Cân đối là tỷ lệ hợp lý giữa các thành phần với nhau trong hệ thống tổ chức. Với nguyên tắc này, sự cân đối là biểu hiện ở các tỷ lệ hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau trong tổ chức. Cụ thể là: Tỷ lệ hợp lý giữa các bộ phận, giữa số lượng và chất lượng cán bộ quản trị các cấp: cấp cao, cấp trung, cấp thấp; sự hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp, các cá nhân trong tổ chức...
Một cấu trúc tổ chức không cân đối sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức nói chung, của từng bộ phận, cá nhân nói riêng. Vì vậy, cân đối là một trong những nguyên tắc quan trọng trong tổ chức bộ máy quản trị.
Nguyên tắc 4: Linh hoạt
Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Theo Harold Koontz (1993): “Một cơ cấu tổ chức có hiệu lực khơng bao giờ có tĩnh tại”. Ngun tắc này xuất phát từ thực tiễn luôn thay đổi. Một cấu trúc tổ chức tối ưu là cấu trúc tổ chức có khả năng “co giãn”, thích nghi với các tình huống trước những yếu tố biến động bên trong cũng như bên ngoài.
Để thực hiện nguyên tắc này, trong phạm vi tổ chức bộ máy, hệ thống tổ chức vừa phải bố trí những bộ phận, những cá nhân có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, đồng thời cũng có những bộ phận, cá nhân ít ổn định hơn, nhằm đáp ứng một cách linh hoạt trong mọi tình huống.
Nguyên tắc 5: Hiệu quả
Hiệu quả phản ánh mối tương quan so sánh giữa kết quả hoạt động mang lại với chi phí bỏ ra để thực hiện cơng việc đó. Hiệu quả của cấu trúc tổ chức bộ máy được biểu hiện:
Thứ nhất, cấu trúc tổ chức phải thỏa mãn và thực hiện đúng yêu cầu mục tiêu của tổ chức;
Thứ hai, chi phí bỏ ra để xây dựng và duy trì hoạt động của bộ máy tổ chức là thấp nhất;
Thứ ba, số lượng cá nhân, bộ phận, đơn vị và các cấp trong tổ chức phải đảm bảo tổ chức hoạt động đạt được kết quả cao, đảm bảo sự tương quan giữa chi phí và kết quả để đạt hiệu quả cao nhất.