CHƯƠNG 6 : CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
6.4. Quản trị nhóm
6.4.2. Phân loại nhóm
Phần lớn các nhân viên đều thuộc nhóm nào đó trên cơ sở vị trí của họ trong tổ chức. Nhóm có thể do lãnh đạo lập ra để làm cơng việc của tổ chức đó (nhóm chính thức) song cũng có những nhóm là sự liên kết một cách tự nguyện trong lao động để thỏa mãn nhu cầu nào đó hoặc mục tiêu nào đó mà họ theo đuổi.
Sự hình thành nhóm trong cơng việc
Những lý do cơ bản đầu tiên dẫn đến hình thành nhóm trong công việc là:
- Lý do vật thể, vật chất: do yêu cầu công việc mà các thành viên phải làm việc gần nhau (trao đổi thông tin, phối hợp làm việc...).
- Lý do kinh tế: lợi ích kinh tế cao hơn nếu làm việc theo nhóm.
- Lý do tâm lý xã hội: do mong muốn thỏa mãn các nhu cầu xã hội: an toàn, xã hội, sự quý trọng quan tâm, tự khẳng định mình nên các thành viên tham gia vào nhóm cơng việc.
Phân loại nhóm
Theo nguồn gốc hình thành: nhóm được chia thành nhóm chính thức và phi chính thức, có những khác nhau cơ bản sau:
Nhóm chính thức Nhóm phi chính thức Mục tiêu của nhóm Lợi nhuận, hiệu quả Sự hài lịng, thỏa mãn (nhu cầu) mục tiêu của các thành viên Nguồn gốc hình thành Theo kế hoạch của tổ chức Tự phát, tự nguyện Ảnh hưởng đến các thành viên Quyền lực của chức vụ, tiền thưởng Tính cách, tài năng, uy tín Do nhóm suy tơn (thủ lĩnh) Thông tin liên lạc Các kênh thơng tin chính thức của tổ chức
Tin đồn, truyền miệng, kênh khác
Quan hệ các cá nhân
Thiết lập theo công việc và quy định của tổ chức
Tự nguyện, tự phát theo nhu cầu của các thành viên
Kiểm tra Theo quy định của tổ chức
Theo phán xử của xã hội, chuẩn mực của nhóm Cả nhà quản trị và nhân viên đều thuộc một số nhóm chính thức và khơng chính thức ở một số loại sau:
Nhóm điều khiển: là nhóm được quy định trong tổ chức chính thức, bao gồm nhà quản trị và nhân viên dưới quyền mà nhà quản trị trực tiếp, điều khiển, quản lý họ (ví dụ trưởng phịng và các thành viên của phịng đó).
Nhóm theo nhiệm vụ, công việc: là nhóm được xác định trong tổ chức chính thức gồm những người được phân cơng cùng làm việc với nhau để hoàn thành nhiệm vụ hay cơng việc nào đó. Đặc thù của nhóm này là được hình thành khơng hạn chế ranh giới tổ chức chính thức và sự tham gia của các cấp quản lý (ví dụ: nhóm làm nhiệm vụ thanh tra đột xuất có thể là một phó giám đốc cùng trưởng phó phịng, thanh tra, kế tốn trưởng, một số thành viên của phòng kế tốn cùng với thành viên cơng đồn hay thanh niên). Nhóm điều khiển là nhóm theo nhiệm vụ, cơng việc song có thể khơng đúng.
Nhóm có cùng sở hữu hay lợi ích: là nhóm được hình thành tự nguyện, liên kết với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể hoặc thỏa mãn nhu cầu nào đó (ví dụ một số thành viên hội đồng quản trị liên kết với nhau để thực hiện lợi ích của họ).
Nhóm bạn bè (cùng học, làm việc, cùng quê hương) là nhóm mà thành viên thường có một hay nhiều đặc tính chung và liên minh này có thể mở rộng vượt ra khỏi tổ chức chính thức.
Nhóm đặc biệt (các ủy ban): các ủy ban được lập ra nhằm một số mục đích: giải quyết mâu thuẫn, kiến nghị những biện pháp, đưa ra những ý tưởng và ra quyết định nhằm giải quyết nhiệm vụ nào đó.
Tổ, nhóm tự quản: là nhóm (chính thức) các nhân viên được trao quyền chủ động (và do đó chịu trách nhiệm) để hồn thành các cơng việc và nhiệm vụ nhất định.
Tổ, nhóm tự quản hoạt động hiệu quả trong các trường hợp: Mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên cao, hoạt động cần có sự liên kết chặt chẽ.
Công việc phức tạp mà việc giao quyền hành động tập thể sẽ tốt hơn một cá nhân.
Nhóm đa văn hóa: là nhóm các nhân viên có sự đa dạng về văn hóa.
Nhà quản trị phải nhận thức được văn hóa mỗi cá nhân, nhóm để tạo bầu khơng khí và sự tơn trọng lẫn nhau, tơn trọng sự khác biệt qua đó tạo hiệu quả hoạt động của nhóm, tổ chức.