CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.2. Cấu trúc tổ chức
5.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức chịu tác động bởi nhiều yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cấu trúc tổ chức. Các yếu tố quan trọng có thể kể ra ở đây
bao gồm: mục tiêu và chiến lược của tổ chức; chức năng và nhiệm vụ của tổ chức; quy mô của tổ chức; đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức; trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị; mơi trường bên ngồi của tổ chức.
5.2.3.1. Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược.
Chẳng hạn, một doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng thị trường kinh doanh, xây dựng chiến lược thâm nhập vào thị trường nước ngồi nào đó, thì trong cấu trúc tổ chức doanh nghiệp sẽ phải thiết kế bộ phận tham gia kinh doanh quốc tế...
5.2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình.
Doanh nghiệp thực hiện chức năng và nhiệm vụ kinh doanh nhằm thực hiện mục tiêu lợi nhuận sẽ có cấu trúc tổ chức khác với cấu trúc tổ chức của một trường đại học có chức năng và nhiệm vụ giáo dục và đào tạo. Chính chức năng, nhiệm vụ của tổ chức xác định số lượng các đơn vị, bộ phận và quy định chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, bộ phận cũng như mối quan hệ giữa các đơn vị, bộ phận này trong tổ chức.
5.2.3.3. Quy mô của tổ chức
Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mơ lớn địi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức.
Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp quy mô lớn dạng tổng công ty hay tập đồn thường có cấu trúc tổ chức phức tạp với nhiều đơn vị, bộ phận với nhiều mối quan hệ đan xen, ví dụ như cấu trúc tổ chức theo khu vực, cấu trúc tổ chức ma trận, cấu trúc tổ chức hỗn hợp...
Như vậy, khi quy mô của tổ chức thay đổi tất yếu dẫn đến cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị thay đổi theo cho phù hợp.
5.2.3.4. Đặc điểm về kỹ thuật, cơng nghệ của tổ chức
Mỗi tổ chức có đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ khác nhau do yêu cầu công việc để thực hiện chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Sự khác nhau đó địi hỏi mỗi tổ chức có cấu trúc tổ chức riêng có, khơng giống với cấu trúc tổ chức của các tổ chức khác. Chẳng hạn, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp dệt may phải khác với cơ cấu tổ chức một doanh nghiệp sản xuất ô tô hay khác với cơ cấu tổ chức một trung tâm thương mại... Sự khác nhau về cơ cấu tổ chức giữa các doanh nghiệp này một phần do đặc điểm kỹ thuật, công nghệ mà các doanh nghiệp này sử dụng.
Mặt khác, đối với mỗi tổ chức, trình độ kỹ thuật, cơng nghệ được sử dụng ngày càng tiến bộ, hiện đại cũng đòi hỏi sự thay đổi cấu trúc tổ chức. Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hố cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản, gọn nhẹ, ít khâu, ít cấp. Chẳng hạn, một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm áp dụng tự động hóa cao sẽ giảm bớt số lao động sử dụng; một doanh nghiệp thương mại bán hàng qua mạng internet sẽ giảm tải các khâu, các bộ phận trung gian giữa người bán và người mua...
5.2.3.5. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Con người luôn là nhân tố ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức, trong đó có cấu trúc tổ chức, nhất là đội ngũ các nhà quản trị.
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau. Trong đội ngũ các nhà quản trị, nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng đặc biệt đến xây dựng bộ máy tổ chức. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên cách thức tổ chức của tổ chức mà họ phụ trách.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu cơng việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.
5.2.3.6. Mơi trường bên ngồi của tổ chức
Trong điều kiện môi trường bên ngồi ổn định, các yếu tố của mơi trường có thể dự đốn và dễ kiểm sốt thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại, khi mơi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết.
Tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng chịu sự tác động của các yếu tố mơi trường bên ngồi. Đây là những yếu tố khách quan, tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến tổ chức, đòi các tổ chức phải thích ứng với chúng. Khi các yếu tố môi trường bên ngồi thay đổi, ví dụ như sự thay đổi chính sách của Chính phủ, sự biến động của thị trường, hay sự phát triển của khoa học cơng nghệ... địi hỏi các tổ chức phải thay đổi cấu trúc tổ chức. Burn và Stalker (1996) cho thấy rằng một bộ máy tổ chức có tính chun mơn hóa cao, nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ trên xuống dưới, phù hợp với hoàn cảnh mơi trường bên ngồi tổ chức ổn định. Trái lại, khi môi trường bên ngồi tổ chức biến động, có nhiều yếu tố xáo trộn, thì một bộ máy tổ chức có tính chất linh hoạt, mối quan hệ cấp bậc không chặt chẽ, nghiêm ngặt lại phù hợp hơn.
Hộp 5.2: Tái cấu trúc ở Sabeco
Cuối năm 2014 ơng Nguyễn Minh An chính thức được đưa về giữ vị trí Phó tổng giám đốc Tổng CTCP Bia Rượu Nước giải khát Sài Gòn Sabeco (mã SAB) nhằm thực hiện việc tái cấu trúc Sabeco. Đầu năm 2017, ông Nguyễn Minh An cũng được Hội đồng quản trị (HĐQT) Tổng công ty cử làm người đại diện quản lý vốn của Sabeco thay ông Vũ Quang Hải, con trai ơng Vũ Huy Hồng. Đồng thời, ông An cũng được giới thiệu tham gia Hội đồng quản trị CTCP Bia Sài Gòn - Khánh Hoà theo đề nghị của Chủ tịch HĐQT Sabeco. Sau “sự cố con ruồi”, Tân Hiệp Phát vẫn thu lãi nghìn tỷ mỗi năm, tỷ suất lợi nhuận vượt cả Sabeco, Masan.
Mới đây, ơng An đã có đơn xin nghỉ việc tại Sabeco, được biết thời gian nghỉ việc từ ngày 20/6 tới đây. Ông Nguyễn Minh An, Phó tổng giám đốc Sabeco đã có đơn xin nghỉ việc sau 4 năm cơng tác tại vị trí này.
Nếu đơn xin nghỉ việc của ông An được chấp thuận, sẽ chỉ cịn ơng Lâm Du An là người Việt Nam duy nhất trong số 4 Phó tổng giám đốc Sabeco. Hiện ông Nguyễn Thành Nam đang là Thành viên HĐQT đồng thời là Tổng giám đốc Sabeco. Nhân sự HĐQT của Sabeco hiện đang có 6 người với 3 thành viên liên quan đến cổ đông lớn ThaiBev là ông Koh Poh Tiong, Chủ tịch HĐQT, ông Sunyaluck Chaikajornwat, Thành viên HĐQT Độc lập, ông Tan Tiang Hing, Malcolm, thành viên HĐQT Độc lập.
Trước đó, cuối tháng 3 năm 2018 Thaibev đã gửi văn bản đến Bộ Cơng Thương và Chính phủ bày tỏ quan ngại khi chưa được trực tiếp tham gia HĐQT và điều hành Sabeco dù đã sở hữu gần 54% cổ phần.
Nguồn: Bizlive - http://soha.vn/lai-co-bien-dong-nhan-su-tai-sabeco- 20180531165612314.htm
5.2.4. Các mô hình cấu trúc tổ chức
5.2.4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản Đặc điểm:
- Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người. - Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. - Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó.
Mơ hình cấu trúc tổ chức đơn giản:
Có thể lấy ví dụ về mơ hình cấu trúc tổ chức đơn giản trong doanh nghiệp như sau:
Ưu điểm:
- Gọn nhẹ, linh hoạt. - Chi phí quản lý ít.
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng. - Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.
Nhược điểm:
- Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc nên địi hỏi phải có kiến thức tồn diện; hạn chế sử dụng các chuyên gia giỏi theo từng lĩnh vực.
Giám đốc
- Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị khi công việc quản trị ngày càng nhiều lên hoặc quy mô tổ chức ngày càng lớn.
5.2.4.2. Cấu trúc tổ chức chức năng Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
- Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng. Ví dụ trong một doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức có thể chia theo các chức năng sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing...
Mơ hình cấu trúc tổ chức chức năng:
Có thể lấy ví dụ về mơ hình cấu trúc tổ chức chức năng của doanh nghiệp như sau:
Ưu điểm:
- Phản ánh logic chức năng.
- Tuân thủ nguyên tắc chun mơn hố cơng việc. - Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu.
- Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự, không địi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện.
Ban Giám đốc Bộ phận Nhân sự Bộ phận Tài chính Bộ phận Marketing
- Sử dụng được các chuyên gia giỏi ở từng chức năng. - Dễ kiểm sốt.
Nhược điểm:
- Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận. - Tầm nhìn bị hạn chế; các nhà quản trị chức năng nhiều khi chú ý tới mục tiêu chức năng hơn là mục tiêu chung của tổ chức.
- Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng và giữa nhà quản trị với các bộ phận chức năng trong tổ chức.
- Tính hệ thống bị suy giảm. - Kém linh hoạt.
5.2.4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.
- Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc.
Ưu điểm:
- Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm.
- Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới. - Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. - Linh hoạt trong việc đa dạng hoá.
Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Cơng việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau. - Khó kiểm sốt.
- Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
Mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
Có thể lấy ví dụ về mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm của doanh nghiệp như sau:
5.2.4.4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý.
- Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.
Ưu điểm:
- Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình. - Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương. - Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng.
- Quan hệ tốt với các đại diện địa phương. - Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.
Tổng giám đốc Giám đốc kinh doanh sản phẩm may mặc Giám đốc kinh doanh sản phẩm điện tử Giám đốc kinh doanh sản phẩm mỹ phẩm
Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau. - Phân tán nguồn lực.
- Khó kiểm sốt.
Mơ hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:
Có thể lấy ví dụ về mơ hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý của doanh nghiệp như sau:
5.2.4.5. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
- Mỗi đơn vị định hướng theo từng đối tượng khách hàng tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt.
Mơ hình cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng:
Có thể lấy ví dụ về mơ hình cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng của doanh nghiệp như sau:
Tổng giám đốc GĐ khu vực Miền Bắc GĐ khu vực Miền Trung GĐ khu vực Miền Nam GĐ khu vực Châu Âu
Ưu điểm:
- Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các đối tượng khách hàng khác nhau.
- Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt kết quả cuối cùng.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Cơng việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau.
- Khó kiểm sốt.
- Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
5.2.4.6. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận Đặc điểm:
- Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng.
- Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến.
Tổng giám đốc Giám đốc phụ trách khách hàng cá nhân Giám đốc phụ trách khách hàng tổ chức Giám đốc phụ trách khách hàng cơ quan nhà nước
Mơ hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận:
Có thể lấy ví dụ về mơ hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận của doanh nghiệp như sau:
Ưu điểm:
- Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích. - Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ. - Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. - Có khả năng ứng phó với sự biến động của mơi trường.
Nhược điểm:
- Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh.
- Có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận. - Khó kiểm sốt. Tổng giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc marketing Giám đốc khu vực I Giám đốc khu vực II
5.2.4.7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp Đặc điểm:
- Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức.
- Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp.
Mơ hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp: