CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát
7.1.2. Vai trị của kiểm sốt
Kiểm sốt có vai trị quan trọng trong q trình quản trị. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần phải có kiểm sốt.
Kiểm sốt giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Từ đó có sự tác động, điều chỉnh kịp thời nếu có sự sai sót hay gặp khó khăn, cản trở. Mặt khác, giúp nhà quản trị đánh giá đúng kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân, từng bộ phận trong tổ chức để thực hiện tốt chính sách bố trí và sử dụng nhân lực, chính sách đãi ngộ nhân lực, có tác dụng động viên khuyến khích các thành viên trong tổ chức nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng việc.
Kiểm sốt tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức. Một mặt, kiểm sốt kiểm tra tính đúng đắn của các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo; mặt khác, giúp các chức năng này được thực hiện tốt hơn, và đến lượt nó, nó đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức tuân thủ theo một nề nếp nhất định, không đi chệch hướng mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của mơi trường. Qua q trình kiểm sốt, nhà quản trị phát hiện các cơ hội, nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn để kịp thời có các giải pháp điều chỉnh nhằm tận dụng cơ hội, phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu tổn thất khi rủi ro xảy ra.
Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao. Mục đích của kiểm sốt là đảm bảo các quyết định, các hành động, các kết quả theo đúng các chương trình, kế hoạch đó được xây dựng. Mục đích này được thực hiện qua việc phát hiện các sai lệch giữa hoạt động thực tế với mục tiêu của các chương trình, kế hoạch và kịp thời điều chỉnh các sai lệch đó.
Kiểm sốt tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức. Kiểm soát nhằm đảm bảo cho các thành viên, các đơn vị, các bộ phận trong tổ chức có ý thức chấp hành nghiêm túc những quy định, nguyên tắc, những thiết chế của tổ chức; xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi các nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức. Q trình kiểm sốt đòi hỏi sự tham gia của các thành viên, của các cấp quản trị trong tổ chức, và nhờ kiểm sốt cung cấp các thơng tin mà họ thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình trong mối quan hệ, hợp tác lẫn nhau để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Hộp 7.1: Kiểm soát của Hồng Lam
Hồng Lam là một thương hiệu khá mạnh kinh doanh các sản phẩm ô mai. Xác định được chất lượng sản phẩm quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, Hồng Lam đặc biệt coi trọng kiểm soát sản phẩm.
Về tồn kho, Hồng Lam xây dựng bộ chỉ số tồn kho tối ưu
để ln có lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng và không bị tồn trữ quá lâu. Ở đây có 2 vấn đề, thứ nhất là về tài
chính, khi tồn trữ hàng quá nhiều sẽ đọng vốn lớn. Thứ hai, đây là mặt hàng ăn uống, có thời hạn sử dụng, nên phải tồn trữ tối ưu về cả số lượng, chất lượng và hạn dùng.
Về danh mục sản phẩm, Hồng Lam phải làm số liệu thống
kê cho mỗi địa điểm khác nhau, sẽ có danh mục và chủng loại sản phẩm khác nhau. Đồng thời xây dựng công cụ phần mềm quản lý, sao cho có tối thiểu số người bán hàng nhưng quản lý được từng hộp ơ mai mà khơng có sai sót, nhầm lẫn.
Thời gian bán hàng cũng được tính tốn đâu là thời gian
vàng (thời gian bán hàng tốt nhất) và đâu là thời gian đất (thời gian này mới cho phép nhập hàng).
Quá trình sản xuất kinh doanh ơ mai cịn phải giải quyết bài tốn nén. Đó là sự lệch pha giữa mùa thấp điểm và mùa cao điểm, xảy ra mâu thuẫn giữa sản xuất cơng nghiệp với tính mùa vụ của quả tươi và mùa cao điểm của sản phẩm tiêu thụ. Mùa cao điểm của ô mai là mùa tết, nhưng mùa cao điểm của quả tươi là mùa xuân hè. Có khoảng cách giữa mùa quả tươi và mùa bán hàng. Vì thế, trong tổ chức sản xuất của nhà máy phải tiến hành điều chuyển cơng nhân. Mùa cao điểm quả tươi thì chuyển cơng nhân sang phân xưởng quả tươi, mùa bán hàng chuyển họ sang khu tinh chế và đóng gói.
Nguồn:http://cafef.vn/triet-ly-kinh-doanh-chuoi-cua-ong-chu-o-mai- hong-lam-mua-dut-bds-thay-vi-di-thue-neu-khong-kinh-doanh-duoc- thi-van-cho-thue-lai-duoc-201708041017045.chn
Tóm lại, kiểm sốt là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với cơng tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định. Richard S. Sloma (2004) đã khẳng định: “Việc kiểm tra trong quản lý
kinh tế cũng tựa như sinh tố. Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng một liều lượng nào đủ mỗi ngày”. Cũng cần nhận thức rằng, kiểm sốt khơng phải là “viên thuốc thần diệu” chữa bách bệnh, là “chìa khóa vạn năng” giải quyết được mọi vấn đề. Kiểm soát chỉ phát huy tác dụng khi được nhà quản trị thực hiện nghiêm túc, làm việc khoa học, có sự nhận thức đúng đắn để ra quyết định kịp thời, chính xác, có lý, có tình theo phương châm của quản trị: mọi hoạt động quản trị đều hướng vào con người.