CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát
7.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát
Mỗi tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, có mục tiêu và chiến lược hoạt động khác nhau và với đội ngũ nhân lực có năng lực, trình độ và nhận thức... khác nhau, đòi hỏi hệ thống kiểm soát phải được thiết kế cho phù hợp với những yêu cầu riêng của mỗi tổ chức. Tuy nhiên, vì kiểm sốt là khách quan, được thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của tổ chức, nên nó có những nguyên tắc nhất định.
Giáo sư Koontz và O'Donnell (1993) đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân theo khi xây dựng cơ chế kiểm tra:
(1) Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
(2) Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị.
(3) Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu. (4) Kiểm tra phải khách quan.
(5) Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí của doanh nghiệp.
(6) Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.
Căn cứ và các nguyên tắc trên, có thể khái quát hóa các nguyên tắc kiểm sốt trong q trình quản trị tổ chức thành 4 nguyên tắc cơ bản, đó là: (1) Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả, (2) Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng, (3) Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan, (4) Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.
a) Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
Kiểm soát nhằm thực hiện mục tiêu đã được xác định. Vì vậy, cơ sở để tiến hành kiểm soát là dựa vào chiến lược đã hàm chứa các mục tiêu cụ thể của tổ chức trong từng giai đoạn. Các tiêu chuẩn kiểm sốt, các cơng cụ đo lường, các phương pháp phân tích, các hành động điều chỉnh... đều phải được thiết kế theo chiến lược hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao càng cần chú ý nhiều hơn đến tính chiến lược, phục vụ và hướng đến việc thực hiện sứ mạng và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Việc đảm bảo tính hiệu quả của cơng tác kiểm sốt là tất yếu và được hiểu khá đơn giản trên lý thuyết nhưng lại thường khó trong thực hành. Thực tế cho thấy, các nhà quản trị chi phí khá nhiều thời gian và cơng sức cho cơng tác kiểm sốt, nhưng các kết quả thu được do việc kiểm sốt lại khơng tương xứng. Muốn đạt được hiệu quả trong kiểm soát, nhà quản trị phải kiên quyết loại bỏ những yếu tố không cần thiết, tuân thủ các nguyên tắc và quy trình kiểm sốt khoa học với bản lĩnh và tinh thần trách nhiệm cao.
b) Đúng lúc, đúng đối tượng và cơng bằng
Như đó phân tích ở trên, trong quá trình kiểm sốt, có hai yếu tố ln tham gia vào kiểm sốt và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm sốt, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm sốt. Khi đã xác định rõ được mục đích của
kiểm soát, cần xác định khi nào cần kiểm soát, đối tượng kiểm soát, kiểm soát ở đâu, kiểm soát như thế nào, phạm vi kiểm soát ra sao cho phù hợp. Nếu khơng xác định chính xác thời gian, đối tượng và khu vực trọng điểm có thể dẫn đến kiểm sốt trên một phạm vi quá rộng hoặc không đúng thời điểm cần thiết sẽ gây lãng phí về thời gian và tiền bạc. Mặt khác, việc đánh giá các đối tượng cần căn cứ vào các tiêu chuẩn đặt ra theo đúng chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng, từ đó ra các quyết định quản trị, ví dụ như khen thưởng hay kỷ luật thành viên nào đó trong tổ chức cần phải đảm bảo tính chính xác, cơng bằng, khơng “thiên kiến, định kiến”.
c) Cơng khai, chính xác, hiện thực, khách quan
Kiểm soát là hoạt động cần thiết và tất yếu của nhà quản trị trong tổ chức. Vì vậy, cơng tác này cần thiết phải được tất cả các thành viên trong tổ chức biết đến và tuân theo. Tiêu chuẩn kiểm soát, kết quả kiểm soát và cả các biện pháp xử lý (nếu có) trong nhiều trường hợp cần được cơng khai cho các đối tượng có liên quan được biết. Những kết luận kiểm soát đảm bảo chính xác, phản ánh trung thực sự vật, hiện tượng khách quan; các giải pháp điều chỉnh phải phù hợp, có tính khả thi, khơng gây khó khăn, trở ngại cho các đối tượng có liên quan thực thi. Nếu thực hiện kiểm sốt khơng khách quan, với những định kiến có sẵn sẽ khơng cho các nhà quản trị có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng kiểm soát, kết quả kiểm soát sẽ sai lệch và sẽ đưa đến cho tổ chức những tổn thất, đôi khi là rất lớn và nghiêm trọng. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo hoạt động kiểm sốt thực sự có ý nghĩa trong q trình quản trị.
d) Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
Hoạt động của tổ chức ln có sự tác động của các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức. Các yếu tố này
thường xuyên biến động, thay đổi, địi hỏi q trình quản trị cũng phải thay đổi theo, điều đó có nghĩa là q trình kiểm sốt cũng khơng thể cứng nhắc mà phải linh hoạt, thích ứng với các biến động của mơi trường. Có thể điều chỉnh thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát, hành động điều chỉnh, đa dạng hóa các hình thức kiểm sốt, cơng cụ kiểm soát... sao cho phù hợp với đối tượng kiểm soát và phù hợp với điều kiện, hồn cảnh mơi trường diễn ra hoạt động kiểm sốt. Có như vậy mới đảm bảo tính hiệu quả và phát huy tác dụng của kiểm soát trong hoạt động quản trị.
Hộp 7.2: Bài học kiểm soát dấu hiệu bất thường
của đối tác từ câu chuyện của Vinamit
Vinamit chỉ là một cái tên đang nối dài danh sách các thương hiệu Việt như Võng xếp Duy Lợi, Trung Nguyên, cafe Buôn Ma Thuột... vướng tranh chấp ở nước ngồi. Cịn trong nước, chuyện Vincom - Vincon, Phở Hùng - Phở Ơng Hùng, Nhựa Bình Minh - Ống nhựa Bình Minh, hay chuyện Mì Hảo Hảo - Mì Hảo Hạng vẫn sẽ là bài học cần được người lãnh đạo doanh nghiệp chú tâm hơn.
“Khi thương hiệu vừa được hình thành, đang đặt trên bàn, nhưng chỉ cần một người nhìn thấy thì nó đã có khả năng bị đánh cắp”, ơng Nguyễn Lâm Viên, Chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần Vinamit chia sẻ về câu chuyện tranh chấp thương hiệu Đức Thành tại Trung Quốc hồi năm 2008. Đối tác mà Vinamit tin tưởng giao quyền làm đại lý chính thức phân phối tồn bộ các sản phẩm, với doanh số nhận về hàng chục triệu USD mỗi năm lại chính là đối tượng muốn giành quyền sở hữu thương hiệu Đức Thành tại Trung Quốc. “Chúng tôi đăng ký bảo hộ thương hiệu dưới tên Vinamit và Đức Thành tại đây, nhưng sơ suất khơng làm điều đó với tên Đức Thành dưới phiên bản
tiếng Hoa. Họ lợi dụng sơ hở này để cố tình giành lấy thương hiệu”, ơng Viên nói.
Vinamit phải chứng minh đối tác này lợi dụng mối quan hệ để ăn cắp thương hiệu với hơn 20 bằng chứng, thậm chí ngay lập tức đăng tải các quyền sở hữu, câu chuyện thành lập... trên fanpage của Vinamit. Theo đuổi vụ kiện hơn 4 năm ròng rã, sau khoảng 20 phiên tịa, ơng Viên được công nhận là chủ sở hữu duy nhất của thương hiệu Đức Thành tại Trung Quốc. Ngân sách dành cho cuộc tranh chấp này không được công bố, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chấp nhận chi trả để giành lại “đứa con tinh thần”.
Kinh nghiệm chinh chiến thương trường của ông Nguyễn Lâm Viên, cùng nguồn tài chính vững mạnh mới có thể giúp vụ tranh chấp với đối tác Trung Quốc đi đến cái kết có hậu. Nhưng ở nhiều doanh nghiệp khác, khơng mạnh về tài chính và thiếu kinh nghiệm thì đành chịu ngậm đắng nuốt cay. Trong các tài sản trí tuệ của doanh nghiệp thì logo nhãn hiệu, phần mềm máy tính, concept kinh doanh trở thành những mục tiêu dễ bị xâm phạm nhất.
Theo luật sư Lộc, sau khi sở hữu trọn vẹn quyền tài sản trí tuệ, doanh nghiệp cần có chiến lược hóa quản trị tài sản trí tuệ - chuyển nhượng, nhượng quyền, ủy quyền khai thác, phát triển chuỗi kép... Và ở một số lĩnh vực, quyền sở hữu trí tuệ cũng có thể quy thành giá trị thương mại trong các báo cáo tài chính dùng cho huy động vốn, M&A hay hợp tác kinh doanh.
Tuy nhiên, việc lựa chọn kết thân cùng đối tác nào cũng cần được tìm hiểu thấu đáo và sàng lọc kỹ càng, cũng như tránh để yếu tố cảm xúc vượt trên sự phân tích các điểm phù hợp của đối tượng với doanh nghiệp. Sự trung thực và chữ tín trở thành tiêu chuẩn căn bản dựa trên sự quan sát trong quá trình tìm hiểu. Và khi đã thiết lập được hợp tác, vẫn cần liên
tục “để mắt” đến những biểu hiện bất thường của đối tác để chủ động ứng phó khi họ chuẩn bị lật kèo. “Doanh số của việc trở thành đại lý phân phối của Vinamit giai đoạn đầu chỉ vài triệu USD thì họ chưa nghĩ đến việc giành quyền. Nhưng sau một thời gian dài hợp tác, họ đã quá hiểu về hoạt động kinh doanh của mình, với doanh thu chục triệu USD mỗi năm, lòng tham chiếm hữu sẽ xuất hiện”, ơng Viên nói về các dấu hiệu của quá trình tranh chấp.
Nguồn:http://baodautu.vn/bai-hoc-kiem-soat-dau-hieu-bat- thuong-cua-doi-tac-tu-cau-chuyen-cua-vinamit-d81673.html