CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.2. Cấu trúc tổ chức
5.2.1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức
5.2.1.1. Khái niệm
Nhà quản trị vận hành hoạt động của tổ chức thông qua các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Các cá nhân, bộ phận trong tổ chức liên kết, phối hợp với nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất, đó chính là cấu trúc tổ chức (hay cơ cấu tổ chức).
Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chun mơn hố theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định của tổ chức.
Từ khái niệm trên, có thể rút ra một số nhận xét sau đây: Thứ nhất, cấu trúc tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cấu trúc tổ chức được thiết kế sao cho các nguồn lực được huy động và sử dụng đúng với chức năng, nhiệm vụ. Số lượng các cấp, các khâu, các bộ phận trong tổ chức phải đảm bảo tính tối ưu, khơng thừa, cũng không thiếu.
Thứ hai, cấu trúc tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trị của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. Cấu trúc tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng: ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để ứng mục tiêu của tổ chức.
Thứ ba, cấu trúc tổ chức phân định rõ các dịng thơng tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. Các cấp, các bộ phận trong tổ chức phối hợp hoạt động với nhau, tạo nên các dịng thơng tin theo chiều dọc (thơng tin từ trên xuống, thông tin từ dưới lên), theo chiều ngang, dịng thơng tin chéo. Các dịng thơng tin này là cơ sở để nhà quản trị ra các quyết định kịp thời, chính xác.
Thứ tư, cấu trúc tổ chức một mặt phản ánh tính chất, nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, mặt khác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và cao hơn là phát triển tổ chức.
5.2.1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các cá nhân và đơn vị nhằm tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu của tổ chức. Cấu trúc tổ chức được thiết kế theo nhiều mơ hình khác nhau tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của mỗi tổ chức. Dù cấu trúc tổ chức được thiết kết theo mơ hình nào thì nó cũng có đặc điểm chung sau:
Tính tập trung
Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nếu quyền
lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân (hoặc một bộ phận), tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.
Tính phức tạp
Tính phức tạp phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ đan xen, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.
Tính tiêu chuẩn hố
Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế... Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức.