CHƯƠNG 6 : CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
6.4. Quản trị nhóm
6.4.3. Nội dung q trình quản trị nhóm
Để quản trị nhóm địi hỏi nhà quản trị phải nhận thức đúng đắn các giai đoạn phát triển của nhóm để có kế hoạch, hành động phù hợp với từng giai đoạn.
6.4.3.1. Các giai đoạn phát triển của nhóm
Hiểu được các giai đoạn phát triển của nhóm là yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự phát triển của nhóm và phát huy vai trị của nó đối với việc hồn thành các nhiệm vụ của tổ chức.
Sự phát triển của nhóm thể hiện ở 2 khía cạnh:
Một là, phát triển mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Hai là, thúc đẩy các hoạt động của các thành viên và nhóm nhằm thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.
Các khía cạnh này được thể hiện trong giai đoạn phát triển nhóm. Có 5 giai đoạn phát triển của nhóm:
(1) Giai đoạn hình thành
Là giai đoạn các thành viên thỏa thuận và chấp nhận nhau để cùng tồn tại trong một nhóm. Ở giai đoạn này nhà quản trị cần tìm kiếm sự đồng thuận giữa các thành viên thông qua sự thống nhất về mục tiêu, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền lực để các thành viên chấp nhận nhau trong một tổ chức; đây là giai đoạn tiền đề để các thành viên có thể làm việc được với nhau thực hiện mục tiêu của nhóm.
(2) Giai đoạn sóng gió
Đây là giai đoạn nảy sinh những mâu thuẫn trong nội bộ nhóm, mặc dù các thành viên chấp nhận sự tồn tại của nhóm nhưng vẫn chống lại sự kiểm sốt của nhóm đối với cá nhân.
Cuối giai đoạn sẽ hình thành nên một trật tự rõ ràng về các quan hệ lãnh đạo trong nội bộ nhóm. Ở giai đoạn này nhà quản trị phải nhận dạng đúng đắn những mâu thuẫn tồn tại ở nhóm, tăng cường trao đổi thơng tin, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên, áp dụng các phương pháp và thủ thuật khác nhau, thích hợp với từng tình huống và cá nhân để sớm đưa nhóm vào hoạt động ổn định.
(3) Giai đoạn chuẩn hóa
Là giai đoạn phát triển các mối quan hệ trong nhóm, các thành viên của nhóm tiến đến sự liên kết chặt chẽ bền vững. Kết thúc giai đoạn chuẩn hóa cơ cấu nhóm trở nên vững chắc và nhóm được đồng hóa. Nhà quản trị phải tạo điều kiện cho các thành viên giúp đỡ lẫn nhau, chia sẻ thông tin, tăng cường sự phối hợp, hợp tác giữa các thành viên.
(4) Giai đoạn thực hiện
Là giai đoạn mà cấu trúc nhóm là cấu trúc chức năng đầy đủ và được thừa nhận. Các thành viên nhóm từ chỗ hiểu biết lẫn nhau đến nắm tay nhau cùng nhau thực hiện nhiệm vụ. Đây là giai đoạn cuối cùng của sự phát triển. Trên cơ sở nề nếp đã được tạo ra, nhà quản trị cần phải tận dụng năng lực, kỹ năng của mỗi thành viên để giải quyết nhiệm vụ đã đặt ra.
(5) Giai đoạn ngừng lại
Đây là giai đoạn nhóm đã hồn thành nhiệm vụ, chuẩn bị giải thể
6.4.3.2. Q trình quản trị nhóm
Quản trị nhóm là một q trình thực hiện các chức năng: Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch hành động, thiết kế tổ chức thực hiện sự lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động của nhóm theo chuẩn mực đã xác định.
a) Xác định mục tiêu nhóm Nhóm cơng việc có hai mục tiêu:
- Mục tiêu do tổ chức đặt ra mà vì mục tiêu này nhóm được quyết định thành lập.
- Mục tiêu riêng của nhóm (hay mục tiêu nội bộ nhóm) gồm 2 loại:
• Mục tiêu thành tựu: là đích cuối cùng nhóm phấn đấu đạt được, nó định hướng hoạt động của nhóm
• Mục tiêu duy trì: tạo động lực làm việc và duy trì sự tồn tại của nhóm
Nhóm càng phát triển (trưởng thành) thì các mục tiêu càng trở nên rõ ràng và có ý nghĩa hơn với các thành viên.
Trên cơ sở mục tiêu, nhiệm vụ đã xác định, nhóm xây dựng cơ cấu tổ chức của nhóm, xây dựng kế hoạch hành động để phối hợp và kết hợp các hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong nhóm đảm bảo thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ.
b) Xây dựng cơ cấu tổ chức nhóm
Cơ cấu nhóm được xây dựng trên cơ sở mối quan hệ cấp trên, dưới, đồng cấp; trật tự thứ bậc theo chức vụ; qui định trách nhiệm và quyền hạn của mối chức danh, tổ chức mạng lưới thơng tin liên lạc, hình thành các chuẩn mực ứng xử và dự kiến kết quả thực hiện công việc và nhiệm vụ mà nhóm mỗi cá nhân trong nhóm đảm nhận; quy định cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong nhóm trong q trình hoạt động.
c) Lãnh đạo nhóm
Để đạt được mục tiêu, một trong các chức năng quan trọng nhất của quản trị nhóm là lãnh đạo nhóm.
Trong tổ chức chính thức người lãnh đạo được bổ nhiệm bởi cấp trên và trong tổ chức phi chính thức người lãnh đạo được nhóm suy tơn.
Người lãnh đạo sử dụng quyền lực được tổ chức trao cho để gây ảnh hưởng tới người dưới quyền, thực hiện thưởng, phạt để hướng mọi người phải hành động thực hiện mục tiêu.
Người lãnh đạo trong nhóm phi chính thức dùng uy tín (năng lực, trình độ, phẩm chất) để gây ảnh hưởng đến các cá nhân trong nhóm, định hướng hoạt động của họ theo mục tiêu đã định
Để lãnh đạo nhóm hiệu quả nhà quản trị nhóm cần phải thực hiện tốt các vai trò là người huấn luyện, người quản trị mâu thuẫn, xung đột, người dàn xếp và liên lạc với bên ngoài.
d) Kiểm tra các hoạt động của nhóm theo chuẩn mực
Các chuẩn mực kiểm tra hoạt động của nhóm được quy định trong tổ chức chính thức buộc các cá nhân trong nhóm phải thống nhất cách thức hành động nhằm đạt tới mục tiêu. Trong tổ chức phi chính thức chuẩn mực được hình thành một cách tự nguyện theo yêu cầu của các thành viên, việc chấp hành các chuẩn mực này cũng tự nguyện và sự phán xét của tập thể, xã hội chính là sự kiểm sốt.
Sự phục tùng các chuẩn mực của nhóm phụ thuộc các yếu tố: (i) Sức ép của nhóm và các thành viên khác.
(ii) Sự kiểm tra và bắt buộc phải thi hành của nhóm.