- Chi phí đầu tư hết toàn bộ ngân sách được cấp;
1. Kỹ năng đặt câu hỏ
1.1. Vai trò của câu hỏi
kiến thức, kinh nghiệm và mọi khả năng tư vấn có được từ các công chức chuyên môn trong khoảng thời gian ngắn cho phép để trả lời một cách tốt nhất câu hỏị Nếu còn những điểm chưa thể trả lời ngay được thì xin phép được trả lời bằng văn bản saụ Nhưng khi đã được phép trả lời sau bằng văn bản thì người trả lời chất vấn phải thực hiện đúng lời hứa của mình.
2.2. Tiến hành trả lời chất vấn
- Trả lời câu hỏi
Về nguyên tắc, việc trả lời các câu hỏi chất vấn càng đầy đủ, càng chi tiết càng tốt. Việc trả lời vấn đề đưa ra chất vấn cần phải cung cấp cho người nghe những thông tin cần thiết về thực trạng vấn đề đó, nguyên nhân của vấn đề đó là gì? Ai là người chịu trách nhiệm về vấn đề đó? Mức độ chịu trách nhiệm đến đâủ Giải pháp giải quyết trong thời gian tới là gì? Vấn đề sẽ được giải quyết trong khoảng thời gian nàỏ Bộ phận hay cá nhân nào chịu trách nhiệm giải quyết? Khi trả lời cần dõng dạc, rõ ràng, không nên nói quá nhanh, cần có điểm nhấn, cần tập trung vào trọng tâm của câu hỏi, tránh vòng vo, lan man. Tất nhiên, người trả lời phải có thái độ nghiêm túc, cầu thị, cần giữ được bình tĩnh nếu câu hỏi đó có đụng chạm đến tự ái cá nhân.
- Nhận câu hỏi bổ sung
Việc nhận câu hỏi bổ sung, về cơ bản giống như việc nhận câu hỏi chất vấn trực tiếp tại hội trường. Tuy nhiên, câu hỏi bổ sung thường ngắn gọn và dễ hiểu hơn, vì đó là câu hỏi yêu cầu làm sáng tỏ một khía cạnh nào đó của vấn đề đã được hỏi và trả lời trước đó.
- Trả lời câu hỏi bổ sung
Việc trả lời câu hỏi bổ sung, về cơ bản giống với việc trả lời câu hỏi chất vấn nêu trực tiếp tại hội trường. Nhưng thông thường câu hỏi bổ sung thường khó trả lời hơn, bởi vì đây là câu hỏi yêu cầu người trả lời làm rõ những khía cạnh về vấn đề người chất vấn quan tâm mà đã bị người trả lời bỏ qua khi trả lời chất vấn trước đó. Vì thế, trong trường hợp không thể trả lời trực tiếp được thì người trả lời chất vấn xin phép trả lời sau bằng văn bản.
2.3. Kết thúc trả lời chất vấn
Để kết thúc trả lời chất vấn, người trả lời chất vấn cần có đôi lời cảm ơn những người nghe đã chú ý lắng nghe và quan tâm. Đồng thời, đưa ra sự cam kết về việc giải quyết vấn đề đã nêu rạ
IIỊ CáC Kỹ NĂNG Bổ TRợ
1. Kỹ năng đặt câu hỏi
1.1. Vai trò của câu hỏi
để thu thập và chia sẻ thông tin. Việc đặt câu hỏi như thế nào quyết định đến nội dung và chất lượng thông tin thu thập được và do đó ảnh hưởng trực tiếp tới việc nhận định, đánh giá vấn đề. Trong chất vấn, việc đặt câu hỏi chất vấn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả của chất vấn. Chính vì vậy, tất cả mọi người, nhất là các nhà quản lý, phải rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi thành thạọ
1.2. Các dạng câu hỏi chủ yếu
Trong hoạt động thực tế, có thể thấy các dạng câu hỏi chủ yếu sau:
- Câu hỏi đóng: là dạng câu hỏi dẫn đến câu trả lời “có” hoặc “không”.
Ví dụ: Đồng chí có cho rằng những kết quả đạt được trong lĩnh vực kinh tế trong năm qua là đáng ghi nhận không?
- Câu hỏi mở: là dạng câu hỏi đòi hỏi người trả lời phải đưa ra ý kiến cá nhân cụ thể, dựa trên những đánh giá của bản thân. Loại câu hỏi này thường kích thích sự suy nghĩ và tạo nên nhiều hướng trả lời và thường bắt đầu bằng các từ nghi vấn như: Cái gì? Tại saỏ Khi nàỏ Như thế nàỏ
ở đâủ Aỉ,...
Ví dụ: Theo đồng chí tại sao vấn đề tệ nạn xã hội của xã trong năm qua không những không giảm mà còn gia tăng hơn?
Câu hỏi có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau trong quá trình giao tiếp. Có thể
nhận thấy có sự phân biệt giữa câu hỏi được đặt ra trong các giai đoạn khác nhau của quá trình giao tiếp như giai đoạn mở đầu, giai đoạn phát triển và giai đoạn kết thúc.
Giai đoạn mở đầu Giai đoạn phát triển, thu thập ý kiến Giai đoạn kết thúc - Làm quen, dẫn dắt - Xác định xem đối tượng đã biết gì về vấn đề, ở mức độ nào - Khơi dậy sự tò mò của đối tượng đối với vấn đề
- Khơi dậy sự quan tâm của đối tượng - ...
- Khuyến khích đối tượng nói ra ý tưởng, suy nghĩ - Làm rõ các vấn đề còn khúc mắc - Tổng hợp vấn đề - Xác định các công việc tiếp theo - ... - Đánh giá kết quả đã đạt được - Xác định các tồn tại cần tiếp tục giải quyết ở các lần sau - Xác định khả năng hoạt động tiếp theo - ...
1.3. Một số lưu ý khi đặt câu hỏi
Để có thể thu thập và chia sẻ thông tin ở mức độ cao nhất, người đặt câu hỏi cần phải biết cách định hướng người trả lời theo những nội dung mình định hướng tớị Những sai lầm cần tránh khi đặt câu hỏi:
- Sử dụng trong câu hỏi các từ đa nghĩa, khó hiểụ - Diễn đạt quá cầu kỳ, sử dụng các thuật ngữ quá chuyên biệt, không quen với người được hỏị
- Hỏi nhiều câu một lúc. - Câu hỏi quá dàị
để thu thập và chia sẻ thông tin. Việc đặt câu hỏi như thế nào quyết định đến nội dung và chất lượng thông tin thu thập được và do đó ảnh hưởng trực tiếp tới việc nhận định, đánh giá vấn đề. Trong chất vấn, việc đặt câu hỏi chất vấn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả của chất vấn. Chính vì vậy, tất cả mọi người, nhất là các nhà quản lý, phải rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi thành thạọ
1.2. Các dạng câu hỏi chủ yếu
Trong hoạt động thực tế, có thể thấy các dạng câu hỏi chủ yếu sau:
- Câu hỏi đóng: là dạng câu hỏi dẫn đến câu trả lời “có” hoặc “không”.
Ví dụ: Đồng chí có cho rằng những kết quả đạt được trong lĩnh vực kinh tế trong năm qua là đáng ghi nhận không?
- Câu hỏi mở: là dạng câu hỏi đòi hỏi người trả lời phải đưa ra ý kiến cá nhân cụ thể, dựa trên những đánh giá của bản thân. Loại câu hỏi này thường kích thích sự suy nghĩ và tạo nên nhiều hướng trả lời và thường bắt đầu bằng các từ nghi vấn như: Cái gì? Tại saỏ Khi nàỏ Như thế nàỏ
ở đâủ Aỉ,...
Ví dụ: Theo đồng chí tại sao vấn đề tệ nạn xã hội của xã trong năm qua không những không giảm mà còn gia tăng hơn?
Câu hỏi có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau trong quá trình giao tiếp. Có thể
nhận thấy có sự phân biệt giữa câu hỏi được đặt ra trong các giai đoạn khác nhau của quá trình giao tiếp như giai đoạn mở đầu, giai đoạn phát triển và giai đoạn kết thúc.
Giai đoạn mở đầu Giai đoạn phát triển, thu thập ý kiến Giai đoạn kết thúc - Làm quen, dẫn dắt - Xác định xem đối tượng đã biết gì về vấn đề, ở mức độ nào - Khơi dậy sự tò mò của đối tượng đối với vấn đề
- Khơi dậy sự quan tâm của đối tượng - ...
- Khuyến khích đối tượng nói ra ý tưởng, suy nghĩ - Làm rõ các vấn đề còn khúc mắc - Tổng hợp vấn đề - Xác định các công việc tiếp theo - ... - Đánh giá kết quả đã đạt được - Xác định các tồn tại cần tiếp tục giải quyết ở các lần sau - Xác định khả năng hoạt động tiếp theo - ...
1.3. Một số lưu ý khi đặt câu hỏi
Để có thể thu thập và chia sẻ thông tin ở mức độ cao nhất, người đặt câu hỏi cần phải biết cách định hướng người trả lời theo những nội dung mình định hướng tớị Những sai lầm cần tránh khi đặt câu hỏi:
- Sử dụng trong câu hỏi các từ đa nghĩa, khó hiểụ - Diễn đạt quá cầu kỳ, sử dụng các thuật ngữ quá chuyên biệt, không quen với người được hỏị
- Hỏi nhiều câu một lúc. - Câu hỏi quá dàị
1.4. Kỹ năng thiết lập câu hỏi để dẫn tới các dạng câu trả lời mong muốn các dạng câu trả lời mong muốn
Khi đặt câu hỏi có thể sử dụng các kỹ thuật sau để có được câu trả lời mong muốn:
Nội dung câu trả lời theo hướng...
Dạng câu hỏi gợi ý
Định nghĩa Thế nào là...?
Liệt kê Hãy mô tả các bước...? Các cách...? Quan sát ở đây có bao nhiêu vị trí...?
Lựa chọn Trong số các vấn đề anh/chị đã nêu, vấn đề nào là...?
Phân tích Điều gì quyết định ...?
So sánh Trong thực tế có điểm gì khác so với tài liệụ..? Giải thích Vì saọ..?
Xếp thứ tự Những công việc này nên được tiến hành theo thứ tự nàỏ
Dự báo Theo kinh nghiệm của các anh/chị, điều gì sẽ xảy ra trong...?
... ...