- Chi phí đầu tư hết toàn bộ ngân sách được cấp;
2. Kỹ năng phản hồ
2.2. Phát triển kỹ năng phản hồ
Khi trả lời chất vấn có thể bao hàm cả phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Tuy nhiên, để việc phản hồi có hiệu quả hay người nhận chấp nhận sự phản hồi đó thì chúng ta cần vận dụng một cách thành thạo những gợi ý sau: Bảo đảm tính trang trọng; bảo đảm tính lịch sự; tập trung vào những nội dung cụ thể; bảo đảm tính khách quan; bảo đảm định hướng mục tiêu (hướng vào câu hỏi); bảo đảm sự hiểu biết lẫn nhau; bảo đảm tính trách nhiệm cao (tự phê cao); giữ được bình tĩnh, tránh nóng giận trong quá trình trả lờị
- Bảo đảm tính trang trọng
Yêu cầu này xuất phát từ đặc điểm của giao tiếp trong công vụ. Trong công vụ, các hoạt động giao tiếp phải tuân theo những chuẩn mực nhất định để bảo đảm tính trật tự thứ bậc trong công vụ và bảo đảm tính nghiêm túc của các quan hệ giao tiếp. Yêu cầu này đòi hỏi trước khi trả lời chất vấn, người trả lời chất vấn cần phải đưa ra những câu xã giao ban đầụ Chẳng hạn như: kính thưa chủ tịch đoàn, kính thưa các vị đại biểụ..
Hơn nữa, trong quá trình trả lời tránh đưa ra những lời bông đùa, hay trêu chọc người khác, đặc biệt người đưa ra câu hỏi chất vấn.
- Bảo đảm tính lịch sự
Đây là một yêu cầu rất quan trọng trong giao tiếp công vụ cũng như trong giao tiếp thông thường. Người được chất vấn phải thể hiện thái độ lịch sự trong quá trình trả lời chất vấn. Không được sử dụng những từ ngữ dung tục, thiếu văn hoá. Lịch sự phải được thể hiện ngay từ khi bắt đầu trả lời chất vấn và trong suốt quá trình trả lời, cho đến khi kết thúc trả lời chất vấn. Chẳng hạn, trước khi đưa ra nội dung trả lời các câu hỏi chất vấn, người được chất vấn nên có đôi lời cảm ơn câu hỏi của người chất vấn, nhấn mạnh tính quan trọng của câu hỏi và sự quan tâm của mình đối với vấn đề được nêu ra trong câu hỏị Khi kết thúc trả lời chất vấn, người được chất vấn cũng
hoặc nếu nó là khách quan. Những ấn tượng chủ quan chỉ có ảnh hưởng sâu sắc khi chúng bắt nguồn từ một người có địa vị và sự tín nhiệm caọ Điều này gợi ý rằng phản hồi tiêu cực được hỗ trợ bởi những dữ liệu vững chắc - những con số, những ví dụ cụ thể và đại loại như thế - có nhiều cơ hội được chấp nhận hơn. Phản hồi mang tính chủ quan có thể là một công cụ có ý nghĩa cho những người có kinh nghiệm, đặc biệt những người có chức vị cao trong tổ chức hoặc địa phương, những người có được sự tôn trọng của những người khác. Đối với những người có ít kinh nghiệm, những người có địa vị thấp trong cơ quan, tổ chức hoặc địa phương, thì danh tiếng của họ chưa được thiết lập, nên phản hồi tiêu cực mà mang tính chủ quan không có khả năng được chấp nhận.
2.2. Phát triển kỹ năng phản hồi
Khi trả lời chất vấn có thể bao hàm cả phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Tuy nhiên, để việc phản hồi có hiệu quả hay người nhận chấp nhận sự phản hồi đó thì chúng ta cần vận dụng một cách thành thạo những gợi ý sau: Bảo đảm tính trang trọng; bảo đảm tính lịch sự; tập trung vào những nội dung cụ thể; bảo đảm tính khách quan; bảo đảm định hướng mục tiêu (hướng vào câu hỏi); bảo đảm sự hiểu biết lẫn nhau; bảo đảm tính trách nhiệm cao (tự phê cao); giữ được bình tĩnh, tránh nóng giận trong quá trình trả lờị
- Bảo đảm tính trang trọng
Yêu cầu này xuất phát từ đặc điểm của giao tiếp trong công vụ. Trong công vụ, các hoạt động giao tiếp phải tuân theo những chuẩn mực nhất định để bảo đảm tính trật tự thứ bậc trong công vụ và bảo đảm tính nghiêm túc của các quan hệ giao tiếp. Yêu cầu này đòi hỏi trước khi trả lời chất vấn, người trả lời chất vấn cần phải đưa ra những câu xã giao ban đầụ Chẳng hạn như: kính thưa chủ tịch đoàn, kính thưa các vị đại biểụ..
Hơn nữa, trong quá trình trả lời tránh đưa ra những lời bông đùa, hay trêu chọc người khác, đặc biệt người đưa ra câu hỏi chất vấn.
- Bảo đảm tính lịch sự
Đây là một yêu cầu rất quan trọng trong giao tiếp công vụ cũng như trong giao tiếp thông thường. Người được chất vấn phải thể hiện thái độ lịch sự trong quá trình trả lời chất vấn. Không được sử dụng những từ ngữ dung tục, thiếu văn hoá. Lịch sự phải được thể hiện ngay từ khi bắt đầu trả lời chất vấn và trong suốt quá trình trả lời, cho đến khi kết thúc trả lời chất vấn. Chẳng hạn, trước khi đưa ra nội dung trả lời các câu hỏi chất vấn, người được chất vấn nên có đôi lời cảm ơn câu hỏi của người chất vấn, nhấn mạnh tính quan trọng của câu hỏi và sự quan tâm của mình đối với vấn đề được nêu ra trong câu hỏị Khi kết thúc trả lời chất vấn, người được chất vấn cũng
nên có lời cảm ơn sự quan tâm theo dõi của mọi người, của người chất vấn.
- Bảo đảm tập trung vào những nội dung cụ thể Mục đích của người chất vấn khi đưa ra các câu hỏi chất vấn là muốn làm sáng tỏ vấn đề mà mình quan tâm, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của người được chất vấn và các bên liên quan. Vì vậy, người được chất vấn cần chuẩn bị kỹ càng trước khi trả lờị Trong khi trả lời cần tập trung vào những nội dung cụ thể thay vì chung chung. Vì những câu trả lời chung chung tạo ra sự mơ hồ, không rõ ràng, và chúng không cung cấp cho người nhận đủ thông tin cần thiết để phục vụ cho mục đích chất vấn. Đặc biệt, người được chất vấn nên đưa ra những sự việc, những con số cụ thể để minh chứng cho những câu trả lời của mình.
Hơn nữa, khi sự trả lời của người được chất vấn quá chung chung, sẽ tạo ra cảm giác cho người nhận rằng người đó đang trốn tránh trách nhiệm, hoặc vô trách nhiệm trong quá trình quản lý, thiếu thực tiễn. Thậm chí, cho rằng người đó thiếu năng lực trong quản lý, điều hành. Vì vậy, nếu chưa chuẩn bị kỹ càng những câu trả lời thì có thể đưa ra lời xin lỗi và lời hẹn chính thức về một sự phản hồi saụ
- Bảo đảm tính khách quan
Những người chất vấn là những người đang xem xét, đánh giá hoặc phán xét những việc làm
của người được chất vấn. Chính vì vậy, những thông tin trong câu trả lời chất vấn phải mang tính khách quan, tức là chúng phải phản ánh những sự kiện thực tế đang diễn ra mà mọi người đã chứng kiến hoặc đã biết, hoặc những thông tin được thu thập một cách khách quan chưa được công bố.
Hơn nữa, yêu cầu khách quan này cũng phản ánh ở thái độ nhìn nhận vấn đề của người được chất vấn có thực sự khách quan, hay mang tính chủ quan.
- Bảo đảm định hướng mục tiêu
Người chất vấn và những người nhận thông tin khác muốn nhận được những câu trả lời từ người được chất vấn rõ ràng và liên quan trực tiếp đến vấn đề mà họ quan tâm. Do đó, người được chất vấn cần xác định được mục đích hay mục tiêu của câu hỏi để đưa những câu trả lời hướng trực tiếp vào câu hỏi đó, nhằm đạt các mục tiêu mà người chất vấn mong muốn. Tránh nói quá dài dòng, lan man, “con cà con kê”, kể lể. Tất nhiên, những vấn đề được chất vấn thường rộng hoặc có liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều chủ thể khác nhau, nên việc trả lời ngắn gọn là việc làm không hề dễ. Để khắc phục điểm này, người được chất vấn nên chắt lọc những nội dung có liên quan trực tiếp nhất và có ảnh hưởng quan trọng đến sự xem xét, phán xét của người hỏị Đặc biệt phải đoán được ý đồ của
nên có lời cảm ơn sự quan tâm theo dõi của mọi người, của người chất vấn.
- Bảo đảm tập trung vào những nội dung cụ thể Mục đích của người chất vấn khi đưa ra các câu hỏi chất vấn là muốn làm sáng tỏ vấn đề mà mình quan tâm, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của người được chất vấn và các bên liên quan. Vì vậy, người được chất vấn cần chuẩn bị kỹ càng trước khi trả lờị Trong khi trả lời cần tập trung vào những nội dung cụ thể thay vì chung chung. Vì những câu trả lời chung chung tạo ra sự mơ hồ, không rõ ràng, và chúng không cung cấp cho người nhận đủ thông tin cần thiết để phục vụ cho mục đích chất vấn. Đặc biệt, người được chất vấn nên đưa ra những sự việc, những con số cụ thể để minh chứng cho những câu trả lời của mình.
Hơn nữa, khi sự trả lời của người được chất vấn quá chung chung, sẽ tạo ra cảm giác cho người nhận rằng người đó đang trốn tránh trách nhiệm, hoặc vô trách nhiệm trong quá trình quản lý, thiếu thực tiễn. Thậm chí, cho rằng người đó thiếu năng lực trong quản lý, điều hành. Vì vậy, nếu chưa chuẩn bị kỹ càng những câu trả lời thì có thể đưa ra lời xin lỗi và lời hẹn chính thức về một sự phản hồi saụ
- Bảo đảm tính khách quan
Những người chất vấn là những người đang xem xét, đánh giá hoặc phán xét những việc làm
của người được chất vấn. Chính vì vậy, những thông tin trong câu trả lời chất vấn phải mang tính khách quan, tức là chúng phải phản ánh những sự kiện thực tế đang diễn ra mà mọi người đã chứng kiến hoặc đã biết, hoặc những thông tin được thu thập một cách khách quan chưa được công bố.
Hơn nữa, yêu cầu khách quan này cũng phản ánh ở thái độ nhìn nhận vấn đề của người được chất vấn có thực sự khách quan, hay mang tính chủ quan.
- Bảo đảm định hướng mục tiêu
Người chất vấn và những người nhận thông tin khác muốn nhận được những câu trả lời từ người được chất vấn rõ ràng và liên quan trực tiếp đến vấn đề mà họ quan tâm. Do đó, người được chất vấn cần xác định được mục đích hay mục tiêu của câu hỏi để đưa những câu trả lời hướng trực tiếp vào câu hỏi đó, nhằm đạt các mục tiêu mà người chất vấn mong muốn. Tránh nói quá dài dòng, lan man, “con cà con kê”, kể lể. Tất nhiên, những vấn đề được chất vấn thường rộng hoặc có liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều chủ thể khác nhau, nên việc trả lời ngắn gọn là việc làm không hề dễ. Để khắc phục điểm này, người được chất vấn nên chắt lọc những nội dung có liên quan trực tiếp nhất và có ảnh hưởng quan trọng đến sự xem xét, phán xét của người hỏị Đặc biệt phải đoán được ý đồ của
người chất vấn, để đưa ra những câu trả lời thích hợp.
- Bảo đảm sự hiểu biết lẫn nhau
Trong một chừng mực nhất định, quá trình chất vấn có thể được xem là một quá trình giao tiếp chính thức giữa những người chất vấn và người được chất vấn. Vì vậy, để quá trình này được hiệu quả, người được chất vấn cần nắm bắt được tâm lý, thái độ, ý đồ và tính cách của người chất vấn, để từ đó có thái độ ứng xử phù hợp. Hơn nữa, nếu người được chất vấn chưa hiểu hết được ý tứ của câu hỏi chất vấn, thì có thể hỏi lại người chất vấn để hiểu chính xác ý tứ câu hỏị Với việc làm như vậy người được chất vấn đã biến quá trình trả lời chất vấn thành một quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa người chất vấn và người được chất vấn về những vấn đề cùng quan tâm. Điều này cũng sẽ tạo ra một tâm lý tự tin và thoải mái cho người được chất vấn trong quá trình trả lời, và có thể thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa hai bên. Việc này sẽ thực sự hữu ích cho những lần chất vấn saụ Việc đáp ứng yêu cầu này đòi hỏi người được chất vấn phải có kỹ năng lắng nghẹ
- Bảo đảm tính trách nhiệm cao
Tính trách nhiệm của người được chất vấn được thể hiện ngay trong thái độ và nội dung trả lời chất vấn. Những người có tinh thần trách nhiệm cao, thường có tính cầu thị trong việc nhận
và trả lời những câu hỏi, đồng thời luôn nghĩ đến việc xem xét nguyên nhân của vấn đề, hay tình trạng đó là do đâu và ai là người chịu trách nhiệm. Người được chất vấn phải luôn xác định mình là người sẵn sàng nhận trách nhiệm, không nên tìm mọi cách để đổ lỗi cho người khác, hay còn gọi là “trút trách nhiệm”. Tất nhiên, tính trách nhiệm không chỉ dừng lại ở việc xác định trách nhiệm thuộc về ai, mà còn thể hiện ngay trong việc đưa ra các câu trả lời có đầy đủ, có được chuẩn bị chu đáo hay chỉ là mang tính đối phó, hời hợt, đại khái trong trả lờị Hơn nữa, tinh thần trách nhiệm còn được thể hiện ở hậu chất vấn, tức là khắc phục vấn đề hay thực hiện lời hứa khi trả lời chất vấn như thế nàọ Vì nếu người được chất vấn hứa xong rồi để đấy, không có hành động hiệu chỉnh, thì đến lần chất vấn sau sự tín nhiệm của người đó sẽ bị giảm sút.
- Bảo đảm giữ được thái độ bình tĩnh
Đây là một yêu cầu cực kỳ quan trọng đối với người trả lời chất vấn, đặc biệt đối với những người còn trẻ tuổi, ít kinh nghiệm hoặc có địa vị thấp. Nếu người được chất vấn mà mất bình tĩnh, hồi hộp khi trả lời, sẽ làm giảm hiệu quả của các câu trả lờị Thứ nhất, do hồi hộp nên có thể người được chất vấn quên hết tất cả những gì đã chuẩn bị, hoặc ít nhất thì giọng nói bị biến dạng làm cho những câu trả lời không được rõ ràng, ngắt quãng. Thứ hai, tạo ra cảm giác thiếu tin tưởng
người chất vấn, để đưa ra những câu trả lời thích hợp.
- Bảo đảm sự hiểu biết lẫn nhau
Trong một chừng mực nhất định, quá trình chất vấn có thể được xem là một quá trình giao tiếp chính thức giữa những người chất vấn và người được chất vấn. Vì vậy, để quá trình này được hiệu quả, người được chất vấn cần nắm bắt được tâm lý, thái độ, ý đồ và tính cách của người chất vấn, để từ đó có thái độ ứng xử phù hợp. Hơn nữa, nếu người được chất vấn chưa hiểu hết được ý tứ của câu hỏi chất vấn, thì có thể hỏi lại người chất vấn để hiểu chính xác ý tứ câu hỏị Với việc làm như vậy người được chất vấn đã biến quá trình trả lời chất vấn thành một quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa người chất vấn và người được chất vấn về những vấn đề cùng quan tâm. Điều này cũng sẽ tạo ra một tâm lý tự tin và thoải mái cho người được chất vấn trong quá trình trả lời, và có thể thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa hai bên. Việc này sẽ thực sự hữu ích cho những lần chất vấn saụ Việc đáp ứng yêu cầu này đòi hỏi người được chất vấn phải có kỹ năng lắng nghẹ
- Bảo đảm tính trách nhiệm cao
Tính trách nhiệm của người được chất vấn được thể hiện ngay trong thái độ và nội dung trả lời chất vấn. Những người có tinh thần trách nhiệm cao, thường có tính cầu thị trong việc nhận
và trả lời những câu hỏi, đồng thời luôn nghĩ đến việc xem xét nguyên nhân của vấn đề, hay tình trạng đó là do đâu và ai là người chịu trách nhiệm. Người được chất vấn phải luôn xác định mình là người sẵn sàng nhận trách nhiệm, không nên tìm mọi cách để đổ lỗi cho người khác, hay còn gọi là “trút trách nhiệm”. Tất nhiên, tính trách