Doanh nghiệp cần thiết kế bộ phận phòng quảng cáo để đảm đương hoạt động quảng cáo với vai trò và chức năng cơ bản sau:
+ Hoạch định chương trình quảng cáo và lập ngân sách quảng cáo: gồm xác định mục tiêu, phát triển các phương thức hành động để đạt mục tiêu, lập ngân sách chính xác phù hợp với kế hoạch đã đề ra và với hoàn cảnh môi trường thực tiễn của doanh nghiệp, đảm bảo cho quá trình quảng cáo đi đến thành công.
+ Sáng tạo và sản xuất mẫu quảng cáo: Nếu tự thực hiện quảng cáo thì phòng quảng cáo chịu trách nhiệm thiết kế thông điệp, chỉ đạo nghệ thuật và sản xuất. Nếu doanh nghiệp thuê quảng cáo thì trưởng phòng quảng cáo se xem xét công việc sáng tạo, phê duyệt các dự án mẫu quảng cáo của đại lý, theo dõi quá trình quảng cáo.
+ Quản lý hành chính: trưởng phòng quảng cáo có trách nhiệm theo dõi các hoạt động của đại lý quảng cáo có liên quan đến chiến dịch quảng cáo của mình, kiểm tra hợp đồng và hoá đơn thanh toán, đảm bảo cho chương trình quảng cáo được thực hiện đúng thời gian theo kế hoạch đã định.
+ Phối hợp hoạt động quảng cáo với các bộ phận khác trong doanh nghiệp:
Trong mối quan hệ chức năng, trưởng phòng quảng cáo thường làm việc dưới sự quản lý của giám đốc marketing để quảng cáo có hiệu quả đồng bộ, quan hệ này
thường thấy ở những doanh nghiệp nho, cấu trúc sản phẩm đơn giản. Tại các doanh nghiệp lớn hơn trưởng phòng quảng cáo có thể hoạt động trực tiếp dưới sự quản lý của người lãnh đạo cao hơn. Trưởng phòng quảng cáo phải phối hợp với bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm, bộ phận phân phối và định giá để tận dụng mọi cơ hội khuếch trương ý tưởng quảng cáo và xác lập một chương trình giao tiếp chung có hiệu quả nhất với các bộ phận này
Tuỳ thuộc vào cách thức tổ chức quảng cáo mà nhiệm vụ của phòng quảng cáo cũng khác nhau. Nếu doanh nghiệp tự quảng cáo thì phòng quảng cáo phải gánh vác mọi công việc và có cấu trúc khá phức tạp (xem hình 5.3) .
Phó chủ tịch phụ trách quảng cáo, xúc tiến và quan hệ với công chúng
Trưởng phòng quảng cáo
Trưởng phòng xúc tiến
Trưởng phòng quan hệ công chúng Hãng hoặc xưởng Quảng cáo Tiền thưởng Hãng chuyên môn Báo, biển quảng cáo
Phương tiện Thị trường
bán hàng
Tài liệu in ấn
Bưu điện gửi trực tiếp
Báo cáo hàng năm Hãng thu tin Dịch vụ thư tín Hãng hoặc xưởng Dịch vụ bưu điện
Thiết kế hoàn chỉnh In ấn Thiết kế mỹ
thuật hoàn chỉnh
In ấn Bưu điện Bưu điện hoặc
loại hình phân phối khác Thị trường
bán hàng
Lực lượng bán hàng
Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ quảng cáo thì chức năng chủ yếu của phòng quảng cáo là giám sát quảng cáo, phối hợp quản lý các chương trình quảng cáo với chiến lược marketing và bán hàng. Nhờ đó quảng cáo có thể hoà nhập vào hoạt động kinh doanh và marketing chung. Thực chất lúc này phòng quảng cáo là cầu nối giữa doanh nghiệp và đại lý quảng cáo. Việc thực thi quảng cáo chủ yếu dựa vào đại lý, phòng quảng cáo chỉ có trách nhiệm quản lý giám sát, phòng quảng cáo cũng nhận được sự giúp đỡ của đại lý về lập các chương trình quảng cáo của mình.
Trong thực tế tùy thuộc vào điều kiện kinh doanh cơ cấu tổ chức phòng quảng cáo có thể được thiết kế theo 2 mô hình đơn giản:
a. Phòng quảng cáo tập trung: Mô hình này áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nho, mặt hàng đơn giản hoặc thị trường mục tiêu tập trung về địa lý. Kiểu này phân rõ trách nhiệm hoạch định và điều khiển chiến lược quảng cáo cho phó giám đốc marketing. Điều này bảo đảm rằng các quyết định về sản phẩm và quảng cáo se hài hoà với mục tiêu marketing và mục tiêu tổ chức. Đồng thời tạo ra tính thống nhất, chính xác, tiết kiệm được chi phí và kiểm soát chặt che được hoạt độngquảng cáo.
b. Phòng quảng cáo không tập trung: Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn có nhiều chương trình quảng cáo phức tạp, có nhiều loại sản phẩm, nhiều loại khách hàng được phân bố rải rác về địa lý. Với mỗi khu vực thị trường (1, 2...n) se có 1 bộ
Giám đốc điều hành
Phó giám đốc
tài chính Phó giám đốc Marketing Phó giám đốc sản xuất
Phòng nghiên
phận quảng cáo, nó thực hiện mọi chức năng cần thiết và vận hành kịp thời để phục vụ khách hàng. Kiểu này cho phép tập trung các nỗ lực QCTM theo từng khu vực (hoặc loại sản phẩm). Góp phần giảm nhẹ trách nhiệm phối hợp chi tiết cho các lãnh đạo cao cấp. Tuy nhiên cũng đòi hoi phó giám đốc marketing phải ra những quyết định chiến lược nhằm phân bổ nguồn lực cho các khu vực, các sản phẩm giữa các công cụ marketing và quảng cáo một cách hợp lý theo các tình huống cụ thể.
Về nhân sự, tuỳ vào quy mô tổ chức và kinh doanh để xác lập và bố trí một đội ngũ nhân viên cho phù hợp với khối lượng và tính chất chuyên môn của công việc. Nguồn nhân sự cũng giữ vai trò không nho, tại các doanh nghiệp cần có lực lượng chuyên trách tiến hành công việc quảng cáo. Do quảng cáo có tính chuyên môn rất cao nên cần đặt ra những yêu cầu khá chặt che với lực lượng này. Họ trước tiên phải là người có sự am tường kỹ lưỡng về sản phẩm, nhãn hiệu, thị trường và các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp để phát hiện ra những cơ hội quảng cáo cho loại sản phẩm, nhãn hiệu và phối hợp chúng với hoạt động Marketing của doanh nghiệp. Không là người sáng tạo quảng cáo nhưng họ phải có kiến thức về quảng cáo để đặt ra yêu cầu đối với một chương trình quảng cáo cụ thể, từ đó đánh giá
Giám đốc điều hành
Phó giám đốc marketing
Người phụ trách chung về
sản phẩm
Người phụ trách chung về
bán hàng
Người phụ trách chung về quảng
cáo và xúc tiến
Người phụ trách chung về nghiên cứu marketing Phòng quản trị
sản phẩm khu vực 1
Phòng quản trị bán hàng khu
vực 1
Phòng quảng cáo và xúc tiến khu vực 1
Phòng nghiên cứu marketing
được chất lượng thông điệp quảng cáo do đại lý sáng tạo ra. Họ phải có kỹ năng giao dịch để xây dựng các mối quan hệ tốt với đại lý quảng cáo và các phương tiện truyền thông, vì nhu cầu này họ phải là người năng động để giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh, phải có kiến thức nhất định về các nghiệp vụ khác như in ấn, sản xuất phim, hoạt động quan hệ xã hội, nghiên cứu thị trường... Sau cùng họ phải là một nhà tổ chức tốt để chủ động thiết kế, phân công, kiểm tra, phối hợp mọi bước, mọi khâu của hoạt động quảng cáo vào một chương trình thống nhất.