kinh doanh
- Bộ phận kế toán nguồn vốn - đầu tư:
+ KTTC ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về các loại nguồn vốn, các khoản đầu tư, góp vốn vào các công ty con trong tập đoàn cũng như các công ty liên kết, liên doanh hoặc các khoản đầu tư khác, từ đó cung cấp số liệu tổng hợp để lập BCTC về các chỉ tiêu này.
+ KTQT căn cứ vào yêu cầu quản lý các loại nguồn vốn, các khoản đầu tư để mở sổ thu nhận, xử lý và cung cấp số liệu phục vụ cho việc quản trị nguồn vốn và các khoản đầu tư.
Còn tại các công ty con sẽ tổ chức bộ máy kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính và các thông tin khác cần thiết tại công ty con đồng thời còn phải thực hiện, tuân thủ những hướng dẫn của kế toán công ty mẹ về thủ tục và chính sách kế toán hợp nhất, cụ thể:
- Phân công trách nhiệm từng bộ phận thu nhập, xử lý thông tin liên quan đến từng đối tượng của kế toán tại đơn vị: Kế toán vật tư hàng hoá, kế toán tiền lương,...
- Bộ phận kiểm tra và kế toán tổng hợp: Thực hiện kiểm tra số liệu, lập báo cáo tài chính riêng và báo cáo kế toán quản trị của đơn vị đó, riêng đối với các công ty con cần cung cấp giải trình những thông tin cần thiết bổ sung vào báo cáo tài chính riêng của công ty con cho công ty mẹ phục vụ cho công ty mẹ
thực hiện các bút toán hợp nhất và lập BCTCHN.
1.2.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán vào các chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do BTC ban hành, mỗi đơn vị thành viên lựa chọn những chứng từ kế toán cần vận dụng phù hợp với hoạt động của từng đơn vị thành viên, bao gồm:
- Hệ thống chứng từ áp dụng trong công ty mẹ - Hệ thống chứng từ áp dụng trong từng công ty con
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau đòi hỏi kế toán phải quy định, hướng dẫn cách ghi chép trên chứng từ kế toán một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách, chế độ kế toán của Nhà nước, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán vào chứng từ kế toán bao gồm tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế ngoại sinh và tổ chức thu nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế nội sinh.
Tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ ngoại sinh là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà có thể do nhân viên ở các bộ phận trong đơn vị thực hiện với sự hướng dẫn của kế toán trưởng. Nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Hệ thống chứng từ áp dụng cho công ty mẹ và từng công ty con được lựa chọn thống nhất, đồng thời quy định, hướng dẫn các bộ phận liên quan ghi chép đúng, chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Đặc biệt trong công ty
mẹ và các công ty con, mỗi chứng từ cần được quy định chặt chẽ, chi tiết hơn về cách thức ghi từng chỉ tiêu cụ thể phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin BCTCHN của tập đoàn. Chẳng hạn, trong trường hợp có giao dịch kinh tế giữa các bên liên quan, cần ghi chi tiết trên chứng từ để ghi sổ phục vụ làm căn cứ loại trừ khi lập BCTCHN. Kế toán cần cụ thể hoá và bổ sung thêm một số nội dung trên chứng từ để phục vụ cho việc nhận diện, thu thập thông tin quá khứ, chi tiết theo mục tiêu quản lý. Bên cạnh đó, KTQT của công ty mẹ cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn, cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc, bổ sung, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung kế toán quản trị, thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp theo yêu cầu của quản trị tập đoàn.
- Quy định và hướng dẫn người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận.
- Phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo tính trung thực của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Khác với hạch toán ban đầu, tổ chức thực hiện thu nhận thông tin về các nghiệp vụ nội sinh phát sinh trong quá trình xử lý thông tin kế toán do các kế toán viên trực tiếp thực hiện trên cơ sở số liệu, thông tin kế toán đã được hệ thống hoá từ các chứng từ ban đầu, hoặc phải tính toán, xác định một số khoản mục chi phí kinh doanh trong kỳ trên cơ sở các dự toán, các kế hoạch, gồm các nội dung chủ yếu như:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ nội sinh để ghi nhận thông tin, làm căn cứ ghi sổ kế toán trước khi khoá sổ. Các mẫu chứng từ này thường được gọi là các Bảng kê, các Bảng phân bổ, các Bảng tổng hợp và phân bổ...
- Phân công từng bộ phận kế toán, từng kế toán viên thực hiện từng nghiệp vụ xử lý thông tin kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.
* Tổ chức kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán - Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán:
Kiểm tra thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trên chứng từ kế toán là công việc thường xuyên và cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc ghi chép và cung cấp thông tin. Nội dung công việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán bao gồm:
+ Kiểm tra tính thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị nhằm loại trừ việc giả mạo chứng từ để tham ô hoặc thanh toán khống.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế những hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị.
+ Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ. + Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật, giá trị.
+ Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
+ Kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi chép các yếu tố trên chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.