. Khi một công ty con được mua hoặc bán trong năm thì số đầu năm và
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các tập đoàn kinh tế 1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
3.2.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Một tập đoàn kinh tế gồm công ty mẹ và các công ty con thường không có tư cách pháp nhân, mỗi đơn vị trong đó là một pháp nhân độc lập có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Do vậy, cần quán triệt quan điểm sẽ không có một bộ máy kế toán được thiết lập cho cả một TĐKT. Nhưng vì mối quan hệ chi phối lẫn nhau giữa công ty mẹ và công ty con, giữa các công ty con với nhau nên bộ máy kế toán của công ty mẹ và các công ty con sẽ có những quan hệ nghiệp vụ và giám sát lẫn nhau mà không có quan hệ chi phối theo mệnh lệnh hành chính, đặc biệt là sự phối hợp với nhau trong quá trình lập BCTCHN.
Trước đòi hỏi của thực tiễn và tầm quan trọng của công tác kế toán trong các tập đoàn kinh tế Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con đòi hỏi phải thiết lập bộ phận kế toán chuyên trách thực hiện công việc lập BCTCHN. Kế toán hợp nhất BCTC là một bộ phận trong phòng (ban) kế toán của công ty mẹ. Do đó, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty mẹ nên theo Sơ đồ
3.1.
Kế toán tại công ty mẹ chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế tài chính về hoạt động của công ty mẹ (cũng có thể của cả các đơn vị hạch toán phụ thuộc) đồng thời thực hiện lập và trình bày BCTCHN của tập đoàn. Bộ phận kế toán hợp nhất BCTC chịu trách nhiệm toàn bộ các khâu công việc liên quan đến BCTCHN từ việc nhận, kiểm tra, đối chiếu số liệu đến tiến hành tổng hợp BCTC của các khối, các đơn vị thành viên để lập BCTCHN. Số lượng nhân viên thuộc bộ phận này sẽ phụ thuộc vào khối lượng và tính chất phức tạp của các bút toán điều chỉnh, loại trừ khi hợp nhất BCTC liên quan đến các giao dịch nội bộ, phân bổ các khoản chênh lệch chi phối quá trình hợp nhất, khối lượng các nghiệp vụ hợp nhất kinh doanh theo phương pháp mua
(nhất là gắn với thị trường chứng khoán), hạch toán lợi thế thương mại, đánh giá lại các công ty con theo giá trị hợp lý tại thời điểm hợp nhất kinh doanh… BCTCHN được lập vào cuối năm hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ nhưng công tác chuẩn bị cho việc lập BCTCHN cần được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục quanh năm.
Hội đồng quản trị công ty mẹ Bộ phận kế toán chuyên trách lập BCTCHN Bộ phận kế toán tổng hợp sổ Cái hợp nhất Bộ phận hợp nhất kinh doanh theo
lĩnh vực kinh doanh và khu vực địa lý Bộ phận kế toán phân bổ chênh lệch phát sinh, xác định giá trị hợp lý tài sản, định giá tài sản Bộ phận kế toán
theo dõi công nợ, đầu tư tài chính Bộ phận kế toán theo dõi bán hàng, tiêu thụ nội bộ Bộ phận kế toán lập BCTCHN của tập đoàn Bộ phận kế toán lập BCTC riêng và BCKT quản trị Kế toán trưởng công ty mẹ
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty mẹ trong các TĐKT
Về việc tổ chức các bộ phận (phần hành) kế toán trong bộ máy kế toán của công ty mẹ phục vụ việc lập BCTC riêng và BCKT quản trị cần tương ứng với quy mô công tác kế toán và khối lượng công việc kế toán cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của đội ngũ những người làm kế toán. Mặc dù quy mô, lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động của các tập đoàn kinh tế ngày càng mở rộng nhưng do đang trong quá trình thí điểm cộng với việc vận dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp vẫn còn mới mẻ, vì vậy theo chúng tôi thì tổ chức bộ máy kế toán ở công ty mẹ nên theo mô hình hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để thực hiện được điều này, công ty mẹ cần giải quyết tốt một số vấn đề cơ bản như xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện, xác định số lượng bộ phận (phần hành) kế toán hợp lý, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng bộ phận (phần hành) tương ứng và tổ chức phân công, phân định nhiệm vụ của từng bộ phận (phần hành) kế toán một cách khoa học nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị.
Mô hình hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong bộ máy kế toán của công ty mẹ có thể được bố trí thành các bộ phận chủ yếu sau:
- Bộ phận kế toán tiền và công nợ: Bộ phận này có thể kết hợp giữa KTTC và KTQT về các loại vốn bằng tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản công nợ (bao gồm công nợ với khách hàng, công nợ với người bán và các khoản công nợ khác). Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản thu, chi tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản công nợ, người làm kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho việc lập BCTC riêng và BCKT quản trị cho việc điều hành, quản lý các loại tiền, tương đương tiền và các khoản công nợ.
- Bộ phận kế toán TSCĐ: Do tính chất phát sinh không thường xuyên của các giao dịch về TSCĐ mà bộ phận này có thể kết hợp giữa thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị các loại TSCĐ. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về tăng, giảm, khấu hao TSCĐ, nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, phân loại chứng từ phục vụ việc ghi chép KTTC và KTQT cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập BCTC và thông tin cho quản trị nội bộ về TSCĐ.
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận kế toán này có thể tách biệt hoặc kết hợp giữa thực hiện KTTC và KTQT các loại hàng tồn kho. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về nhập, xuất, trao đổi các loại hàng tồn kho, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và phân loại chứng từ phục vụ việc ghi sổ kế toán tài chính và kế toán quản trị. Bộ phận này cần xác định được lãi hoặc lỗ chưa thực hiện trong giá trị hàng tồn kho phát sinh từ các giao dịch bán hàng nội bộ trong kỳ.
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm: Do tính chất quan trọng của phần hành này trong các đơn vị sản xuất nên có thể thực hiện tách biệt giữa KTTC và KTQT. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung liên quan đến giá thành sản phẩm sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến giá thành toàn bộ của sản phẩm tiêu thụ để kiểm tra, phân loại, tính toán, phân bổ chi phí cho từng đối tượng và tính giá thành của từng sản phẩm, từng loại sản phẩm…theo yêu cầu quản trị. Đồng thời, thực hiện việc ghi sổ kế toán tài chính và kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin cho việc lập BCTC và báo cáo quản trị chi phí và giá thành.
- Bộ phận kế toán doanh thu và kết quả kinh doanh: Thông thường, bộ phận này cũng có thể được thực hiện tách biệt giữa KTTC và KTQT. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về các khoản doanh thu, các loại kết quả kinh
doanh của đơn vị, nhân viên kế toán kiểm tra, phân loại chứng từ, tính toán các khoản doanh thu và kết quả kinh doanh theo từng hoạt động, xác định các khoản thuế phải nộp nhà nước, ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị theo từng loại doanh thu và kết quả kinh doanh nhằm cung cấp thông tin phục vụ việc lập BCTC, thông tin về kế toán quản trị phục vụ cho việc điều hành hoạt động bán hàng, thực hiện dịch vụ…và lập báo cáo kế toán quản trị của đơn vị. Bộ phận này cũng cần theo dõi các khoản doanh thu có nguồn gốc tập đoàn để báo cáo công ty mẹ nhằm loại trừ khi hợp nhất BCTC.
- Bộ phận kế toán nguồn vốn - đầu tư: Bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC và KTQT các loại nguồn vốn, các khoản đầu tư tài chính. Trên cơ sở các chứng từ chứng minh các loại nguồn vốn, các khoản đầu tư phát sinh, tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị theo yêu cầu quản trị từng loại nguồn vốn, từng khoản đầu tư nhằm cung cấp thông tin để lập BCTC và báo cáo kế toán quản trị các chỉ tiêu liên quan đến nguồn vốn, khoản đầu tư.
- Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra: Bộ phận này ngoài việc thực hiện các phần hành KTTC và KTQT còn lại, còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán tài chính khác để lập BCTC, tổng hợp thông tin kế toán quản trị để lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà quản trị trong từng thời kỳ, từng khoản thời gian cụ thể. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị để tư vấn cho nhà quản trị ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời.
Trên đây là những phần việc cơ bản trong từng bộ phận của phòng kế toán cần thực hiện đối với kế toán tài chính và kế toán quản trị theo mô hình hỗn hợp. Tuy nhiên, đối với từng công ty mẹ cụ thể, sự phân công công việc cho từng bộ phận, từng nhân viên kế toán có thể khác nhau. Kế toán trưởng cần căn cứ vào trình độ, năng lực và kinh nghiệm nghề nghiệp của từng nhân viên kế toán cũng như yêu cầu quản lý trong từng khoảng thời gian cụ thể mà phân
công công việc kế toán tài chính, kế toán quản trị cho từng nhân viên kế toán. Đồng thời, kế toán trưởng cần hướng dẫn cụ thể và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán tại đơn vị cũng như các công ty con trong quy trình lập BCTCHN. Trên cơ sở đó, đảm bảo công việc kế toán được trôi chảy và cung cấp kịp thời thông tin đáng tin cậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp trong cơ chế thị trường.
Kế toán tại các công ty con chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế - tài chính về hoạt động của công ty con và chịu sự hướng dẫn về thủ tục kế toán hợp nhất của công ty mẹ, định kỳ (cuối năm, cuối kỳ giữa niên độ) phải lập và chuyển BCTC riêng cùng các tài liệu liên quan về phòng kế toán công ty mẹ để phục vụ lập BCTCHN. Ở các công ty con các khoản doanh thu, giá vốn nội bộ, công nợ nội bộ…trong tập đoàn có thể được giao ngay cho nhân viên kế toán ở các bộ phận này trong bộ máy kế toán riêng của công ty con thực hiện.