. Khi một công ty con được mua hoặc bán trong năm thì số đầu năm và
3.2.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu để phục vụ thu nhận thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các tập đoàn hiện nay cần được hoàn thiện trên tất cả các khâu: xây dựng và thiết kế hệ thống chứng từ, tổ chức thực hiện hạch toán ban đầu, kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý kinh tế, đồng thời trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý quá trình hoạt động của từng đơn vị thành viên tập đoàn nói riêng cũng như tập đoàn nói chung. Những nội dung cơ bản cần hoàn thiện là:
* Hoàn thiện xây dựng và thiết kế hệ thống chứng từ áp dụng trong các tập đoàn:
Hiện nay, các tập đoàn có thể áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 hoặc có thể áp dụng hệ thống chứng từ quy định riêng cho tập đoàn hoạt động trong lĩnh vực đặc thù như điện lực, bưu chính viễn thông, than khoáng sản. Theo đó, các đơn vị phải lựa chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hướng dẫn để có thể phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết trên chứng từ để tiện lợi cho việc hạch toán ban đầu một cách chi tiết, tạo cơ sở cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ở giai đoạn tiếp theo. Kế toán trưởng công ty mẹ cần căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức, quản lý sản xuất kinh doanh, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán, trình độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và yêu cầu quản trị công ty mẹ cũng như tập đoàn đặt ra về thông tin kế toán quản trị để lựa chọn và thiết kế các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Mẫu thiết kế phải hợp lý, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, số liệu, thời gian lập, nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, ghi rõ đối tượng sử dụng (liên quan trực tiếp đến chi phí, doanh thu, kết quả…) ngay trên chứng từ…
Trong việc sử dụng các chứng từ kế toán, đặc biệt là các chứng từ hướng dẫn, thì các tập đoàn có thể quy định bổ sung thêm các chỉ tiêu phản ánh thông tin về hàng tồn kho, tài sản cố định…có nguồn gốc nội bộ tập đoàn cũng như quy định về các phiếu kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh, làm cơ sở cho việc điểu chỉnh, loại trừ khi lập BCTCHN của tập đoàn. Ngoài ra, hệ thống chứng từ áp dụng cho các tập đoàn cần bổ sung thêm các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ về hợp nhất kinh doanh, đầu tư tài chính và phân phối lợi nhuận. Về quản trị chi phí, trường hợp cần thiết có thể sử dụng các chứng từ báo động (thêm dòng, cột hoặc ký hiệu riêng biệt) để phản ánh chi phí phát sinh ngoài định mức, cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý và kiểm soát chi phí.
Trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán cần quy định rõ tính pháp lý của chứng từ điện tử, nghĩa là chứng từ điện tử cũng cần phải đảm bảo đầy
đủ nội dung quy định tại điều 17 của Luật Kế toán và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
* Hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán
Phải tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác lập chứng từ để thu nhận được đầy đủ, chính xác và kịp thời về mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động SXKD của từng đơn vị thành viên. Công ty mẹ cần thống nhất về nội dung và phương pháp ghi chép cụ thể đối với các chứng từ phản ánh giao dịch nội bộ giữa các đơn vị trong tập đoàn. Đặc biệt là đưa ra các quy định cụ thể về các yếu tố bắt buộc của chứng từ như yếu tố về chữ ký của những người có trách nhiệm đối với các hoạt động kinh tế tài chính. Trong chế độ chứng từ kế toán cũng cần thiết phải quy định các hành vi bị nghiêm cấm khi lập và sử dụng chứng từ kế toán.
Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán, các chứng từ kế toán cần được mã hoá và việc lập chứng từ trên máy vi tính cũng cần được nghiên cứu để vận dụng hợp lý và có hiệu quả đồng thời quy định chế độ bảo mật dữ liệu trên máy tính đối với các chứng từ được lập bằng máy.
* Hoàn thiện kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán:
Cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thực tế của từng loại nghiệp vụ phát sinh phản ánh trong chứng từ phù hợp với chức trách của mình. Trong phòng kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Đồng thời, cũng cần quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và thông tin không rõ ràng thì người được phân công công việc kiểm tra cần yêu cầu lập lại. Đây là việc làm cần thiết, không thể thiếu nhằm đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy cho quản trị doanh nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ cần được thiết kế hợp lý đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi chép thông tin vào các sổ kế toán kịp thời. Từng nhân viên kế toán cần chú ý nội dung và phương pháp ghi sổ kế toán tài chính và kế toán quản trị dựa trên từng chứng từ, qua đó đảm bảo thu nhận và xử lý thông tin theo yêu cầu và nội dung cụ thể của kế toán tài chính và kế toán quản trị cho phù hợp. Khi áp dụng phần mềm kế toán thì chú ý cài đặt chương trình sao cho việc nhập số liệu từ chứng từ kế toán phải đảm bảo cả nội dung cho kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện tốt nên ban hành các tài liệu hướng dẫn cụ thể, tốt nhất là sử dụng hệ thống các bảng biểu, sơ đồ để hướng dẫn những người làm kế toán hiểu rõ quy trình luân chuyển chứng từ đối với từng phần hành kế toán cũng như toàn bộ các công việc trong phòng kế toán.
Riêng đối với các chứng từ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị, để đảm bảo thông tin trên chứng từ cung cấp được kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao thì cần thiết phải hoàn thiện và xây dựng hệ thống chứng từ theo các yêu cầu như: xây dựng danh mục và mã hoá chứng từ cho từng bộ phận nội bộ; quy định mẫu biểu và phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ; xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ nội bộ; quy định thời điểm lập chứng từ, quy trình phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong đơn vị.
3.2.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán được sử dụng để hệ thống hoá thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, phục vụ cho việc lập BCTC và báo cáo kế toán quản trị. Trong các tập đoàn kinh tế, hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đáp ứng yêu cầu của kế toán tài
chính và kế toán quản trị là một trong những nội dung quan trọng nhất, cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng phù hợp đặc điểm kinh doanh của tập đoàn cũng như từng đơn vị thành viên, đảm bảo đầy đủ tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán tài chính và công tác kế toán quản trị.
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng phù hợp với các văn bản pháp quy về quản lý kinh tế tài chính, quản lý thuế và phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế và quốc gia
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng phù hợp với nguyên tắc đơn giản, dễ làm, dễ vận dụng và phù hợp với trình độ của đội ngũ những người làm kế toán và cán bộ quản lý kinh tế trong các đơn vị.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp mà Nhà nước đã ban hành, các tập đoàn cũng như các đơn vị thành viên căn cứ vào đặc điểm SXKD cụ thể và yêu cầu quản trị doanh nghiệp để tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị. Cụ thể là:
* Đối với kế toán tài chính:
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đã ban hành để lựa chọn các tài khoản cấp 1, cấp 2 phù hợp đồng thời chi tiết hoá các tài khoản này nhằm phục vụ cho việc lập BCTC riêng cũng như lập BCTCHN, cụ thể như sau:
- TK 131 “Phải thu của khách hàng” cần mở thêm các TK cấp 2 như sau: + TK 1311 “Phải thu của khách hàng ngoài tập đoàn”: TK này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngắn hạn và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu ngắn hạn của đơn vị với khách hàng ngoài tập đoàn về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ.
+ TK 1312 “Phải thu của khách hàng trong tập đoàn”: TK này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngắn hạn và tình hình thanh toán các khoản nợ
phải thu ngắn hạn giữa công ty mẹ và các công ty con, giữa các công ty con với nhau trong tập đoàn.
- TK 231 “Phải thu dài hạn của khách hàng” cần mở thêm các TK cấp 2 tương tự như TK 131:
+ TK 2311 “Phải thu dài hạn của khách hàng ngoài tập đoàn”. + TK 2312 “Phải thu dài hạn của khách hàng trong tập đoàn”. - TK 136 “Phải thu nội bộ” cần mở thêm các TK cấp 2 như sau:
+ TK 1362 “Phải thu giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán phụ thuộc”: TK này phản ánh số phải thu ngắn hạn hoặc được cấp giữa công ty mẹ với các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
+ TK 1363 “Phải thu giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán độc lập”: Được sử dụng để phản ánh số phải thu ngắn hạn về cấp vốn lưu động, kinh phí sự nghiệp…giữa công ty mẹ với các đơn vị hạch toán độc lập.
+ TK 1364 “Phải thu giữa công ty mẹ với đơn vị sự nghiệp”: Được sử dụng để phản ánh số phải thu ngắn hạn hoặc được cấp giữa công ty mẹ với các đơn vị sự nghiệp.
- TK 236 “Phải thu dài hạn nội bộ” cần mở thêm các TK cấp 2 tương tự TK 136:
+ TK 2362 “Phải thu dài hạn giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán phụ thuộc”.
+ TK 2363 “Phải thu dài hạn giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán độc lập”.
+ TK 2364 “Phải thu dài hạn giữa công ty mẹ với đơn vị sự nghiệp”. - TK 3311 “Phải trả ngắn hạn cho người bán” cần mở thêm các TK cấp 3 như sau:
+ TK 33111 “Phải trả ngắn hạn cho người bán ngoài tập đoàn”: TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả ngắn hạn cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ngoài tập đoàn.
+ TK 33112 “Phải trả ngắn hạn cho người bán trong tập đoàn”: TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả ngắn hạn cho công ty mẹ, công ty con khi bán vật tư, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ.
- TK 3312 “Phải trả dài hạn cho người bán” cần mở thêm các TK cấp 3 tương tự TK 3311:
+ TK 33121 “Phải trả dài hạn cho người bán ngoài tập đoàn”. + TK 33122 “Phải trả dài hạn cho người bán trong tập đoàn”.
- TK 3361 “Phải trả ngắn hạn nội bộ” cần mở thêm các TK cấp 3 như sau:
+ TK 33612 “Phải trả ngắn hạn giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán phụ thuộc”: TK này phản ánh số phải trả hoặc phải nộp ngắn hạn giữa công ty mẹ với các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
+ TK 33613 “Phải trả ngắn hạn giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán độc lập”: Được sử dụng để phản ánh số phải trả ngắn hạn giữa công ty mẹ với các đơn vị hạch toán độc lập.
+ TK 33614 “Phải trả ngắn hạn giữa công ty mẹ với đơn vị sự nghiệp”: Được sử dụng để phản ánh số phải trả ngắn hạn giữa công ty mẹ với các đơn vị sự nghiệp.
- TK 3362 “Phải trả dài hạn nội bộ” cần mở thêm các TK cấp 3 tương tự TK 3361:
+ TK 33622 “Phải trả dài hạn giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán phụ thuộc”.
+ TK 33623 “Phải trả dài hạn giữa công ty mẹ với đơn vị hạch toán độc lập”.
+ TK 33624 “Phải trả dài hạn giữa công ty mẹ với đơn vị sự nghiệp”. - Các TK 311, 315, 341, 342, 343 cũng có thể được mở chi tiết theo đối tượng công nợ bên ngoài và bên trong tập đoàn.
- Các TK 521, 531, 532 có thể mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho thống nhất. Đồng thời, cần chuẩn hoá theo đúng quy định việc sử dụng các TK 151, 157, 632,…ở một số TĐKT.
* Đối với kế toán quản trị:
Trong công tác kế toán quản trị, các công ty mẹ cần phải tổ chức được các thông tin thích hợp ngay từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Do đó, cần phải tổ chức vận dụng tài khoản kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh cụ thể của đơn vị. Để thực hiện được điều này, công ty mẹ phải xây dựng được cho mình một danh mục các tài khoản chi tiết dùng cho công tác thu nhận, xử lý và phân tích thông tin đáp ứng cho kế toán quản trị. Trong các phần hành kế toán cụ thể, cần xác định rõ các tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4, cấp 5,…Cụ thể với một số đối tượng chủ yếu như sau:
- Đối với kế toán quản trị các khoản phải thu, phải trả cần mở các tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng khoản phải thu, phải trả, theo từng thời hạn thanh toán (ngắn hạn, dài hạn, trong hạn, quá hạn), theo từng nhóm đối tượng công nợ, theo từng đối tượng công nợ chủ yếu nhằm có được thông tin về các khoản nợ, các khoản đã thanh toán và các khoản chưa thanh toán. Theo đó, tài khoản kế toán phải được mã hoá bằng những con số quy ước cụ thể.
- Đối với kế toán quản trị tài sản cố định, tài khoản kế toán cần được mở chi tiết theo từng loại TSCĐ, theo từng nhóm TSCĐ (trong từng loại), theo từng đối tượng ghi TSCĐ và theo từng bộ phận (cá nhân) sử dụng,…
- Đối với kế toán quản trị các loại hàng tồn kho, tài khoản kế toán cần được mở chi tiết theo từng kho hàng, theo từng ngành (loại) vật tư, sản phẩm, theo từng nhóm vật tư, sản phẩm, theo từng danh điểm vật tư, từng quy cách