- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
1.2.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Để hệ thống hoá được thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị phục vụ cho quản lý, kế toán sử dụng tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán được sử dụng để phân loại đối tượng kế toán, phản ánh tình hình biến
động của đối tượng kế toán nhằm cung cấp thông tin cho quản lý. Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị kế toán. Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là hướng tới việc hệ thống hoá thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần quan tâm đến khả năng đáp ứng của các tài khoản đối với yêu cầu hệ thống hoá và cung cấp thông tin tổng quát và thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý hay không. Vì vậy, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán được coi là khâu quan trọng và có ý nghĩa lớn trong tổ chức công tác kế toán ở các tập đoàn.
Dựa trên những quy định chung của quốc gia, các đơn vị thành viên tập đoàn lựa chọn, áp dụng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý cũng như đặc điểm SXKD và lĩnh vực hoạt động của đơn vị, bao gồm:
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong công ty mẹ - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các công ty con
Như vậy, tập đoàn cần nắm được hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và phương pháp ghi chép trên tài khoản trong từng đơn vị thành viên. Đồng thời, cần xác định nội dung ghi chép trên các tài khoản kế toán mở riêng cho bộ phận làm nhiệm vụ lập BCTCHN.
Lưu ý là với cùng một tài khoản sử dụng, song phạm vi, nội dung và phương pháp phản ánh trên tài khoản có thể khác nhau đối với phục vụ lập BCTC riêng và đối với phục vụ lập BCTCHN. Điển hình đối với các khoản đầu tư như khi công ty mẹ và các công ty con của tập đoàn có khoản đầu tư vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát thì theo quy định của VAS 07 "Đầu tư vào công ty liên kết", VAS 08 ‘Thông tin tài chính về các khoản vốn góp liên doanh’, khoản đầu tư đó được ghi nhận và phản ánh trên tài khoản kế toán theo phương pháp giá gốc khi lập và trình bày BCĐKT riêng, tức là khoản đầu tư được ghi nhận ban đầu theo giá gốc, sau đó không được điều chỉnh theo những thay đổi phần sở hữu của nhà đầu tư trong tài sản thuần của bên nhận đầu tư. BCKQHĐKD chỉ phản ánh khoản thu nhập của nhà đầu tư được phân chia từ lợi nhuận thuần luỹ kế của bên nhận đầu tư phát sinh sau
ngày đầu tư. Còn trong BCTCHN của tập đoàn, khoản đầu tư vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát được kế toán theo phương pháp vốn chủ sở hữu tức là được ghi nhận ban đầu theo giá gốc, sau đó được điều chỉnh theo những thay đổi phần sở hữu của nhà đầu tư trong tài sản thuần của bên nhận đầu tư nên sẽ phải thực hiện một số bút toán điều chỉnh để xác định giá trị khoản đầu tư phản ánh trên BCĐKT hợp nhất. BCKQHĐKD hợp nhất phải phản ánh phần sở hữu của nhà đầu tư trong kết quả kinh doanh của bên nhận đầu tư.
Đơn vị cũng có thể đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các tài khoản chưa có trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh tại đơn vị và chỉ được thực hiện sau khi BTC chấp thuận bằng văn bản.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý tập đoàn, công ty mẹ có thể cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, cấp 4…phục vụ cho KTQT nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng. Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung của đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Trên các tài khoản chi tiết phản ánh kết hợp thước đo giá trị với các thước đo khác. Chẳng hạn, trên các tài khoản chi phí cần mở chi tiết để có thể vừa tổng hợp được chi phí theo nội dung kinh tế, vừa tổng hợp được chi phí theo công dụng kinh tế, lại vừa có thể tổng hợp được chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng hoạt động...