- Thiết kế hệ thống báo cáo kế toán quản trị:
3.2.2.8. Hoàn thiện tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin kế toán
thuật xử lý thông tin kế toán
Hiện nay, việc tin học hoá công tác kế toán không còn là điều mới mẻ nhưng để thực hiện tin học hoá công tác kế toán thành công và thực sự mang lại hiệu quả như mong muốn là một yêu cầu cần đặt ra đối với các tập đoàn kinh tế.
Một trong những yêu cầu đầu tiên để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thành công là con người. Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm việc trực tiếp cần được quan tâm hơn và phải lập kế hoạch dài hạn cho việc đào tạo nguồn nhân lực có khả năng kế thừa và phát huy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và kế toán nói riêng.
Cùng với việc trang bị đồng bộ máy móc thiết bị và thiết kế đường mạng hợp lý, sử dụng đồng bộ một phần mềm kế toán thống nhất thì việc sử dụng thuần thục phần mềm kế toán, biết cách khai thác các thông tin trên phần mềm để phục vụ cho yêu cầu quản lý cũng cần được những người làm công tác kế toán quan tâm, thường xuyên cập nhật thông tin, trao đổi kinh nghiệm với nhau để nâng cao hiệu quả của phần mềm ứng dụng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng cần được thực hiện cho tất cả các phần hành kế toán, có như vậy mới đảm bảo khai thác tối đa, có hiệu quả của các ứng dụng. Đặc biệt, các tập đoàn nên xây dựng quy trình hợp nhất BCTC chuẩn để áp dụng từ đó tạo điều kiện để ứng dụng tin học hoá trong công tác lập BCTCHN. Cơ cấu tổ chức của các tập đoàn rất phức tạp bao gồm nhiều khối, nhiều lĩnh vực khác nhau điều này dẫn đến quá trình hợp nhất BCTC sẽ mất rất nhiều thời gian nếu như không xây dựng được một quy trình chuẩn, không áp dụng được ứng dụng của tin học hoá trong công tác kế toán. Do đó, cần thiết phải nghiên cứu xây dựng
quy trình hợp nhất BCTC áp dụng tại mỗi tập đoàn, sau đó mới xây dựng phần mềm kế toán áp dụng quy trình hợp nhất này.
Khi ứng dụng phần mềm kế toán để hợp nhất BCTC, các TĐKT tuỳ vào những đặc điểm quản lý và hoạt động SXKD để lựa chọn phần mềm kế toán cho phù hợp nhưng cần thực hiện theo những nội dung chủ yếu như sau:
- Xây dựng phần mềm kế toán theo tất cả các đặc thù chung nhất của tất cả các công ty trong toàn tập đoàn sau đó cài đặt phần mềm kế toán trên cho tất cả các công ty thành viên trong tập đoàn với cơ sở dữ liệu riêng cho từng công ty thành viên.
- Để đảm bảo dữ liệu mang tính thống nhất trong toàn tập đoàn, ban tài chính kế toán của công ty mẹ sẽ đưa ra những quy định trong việc quản lý dữ liệu như: thống nhất những tài khoản hạch toán, thống nhất cách quản lý hệ thống Mã trong các dữ liệu danh mục…
- Phần mềm kế toán sẽ phân tách dữ liệu trên phần mềm của các công ty thành viên thành 2 loại: dữ liệu nội bộ và dữ liệu ngoài nội bộ. Đây chính là một trong những cơ sở quan trọng để phục vụ cho các mẫu biểu báo cáo hợp nhất.
- Dựa trên phần mềm kế toán của các đơn vị thành viên sẽ xây dựng phần mềm kế toán hợp nhất dữ liệu của tất cả các đơn vị thành viên thông qua phương án kết nối trực tiếp với tất cả các cơ sở dữ liệu của tất cả các đơn vị thành viên.
- Cơ sở dữ liệu của tập đoàn chỉ lưu trữ các bút toán điều chỉnh của ban tài chính kế toán tập đoàn và các mẫu biểu báo cáo hợp nhất của tập đoàn.
Để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, mỗi đơn vị thành viên tập đoàn cần có quản trị mạng thường xuyên theo dõi, lên kế hoạch bảo trì, sao dữ liệu để lưu trữ, bảo quản đề phòng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến công tác kế toán bởi nếu có sự cố xảy ra thì rủi ro về an toàn dữ liệu cao hơn rất nhiều so với kế toán thủ công. Cũng phải lưu ý khi thực hiện ứng dụng tin
học vào công tác kế toán thì cần đi đôi với việc sắp xếp, tổ chức lại bộ máy kế toán theo hướng tinh gọn và hiệu quả.