. Khi một công ty con được mua hoặc bán trong năm thì số đầu năm và
3.2.2.4. Hoàn thiện tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Nhìn chung, hệ thống sổ kế toán sử dụng trong tập đoàn là thống nhất nhằm đảm bảo xử lý, tổng hợp số liệu phục vụ lập BCTC riêng của từng đơn vị. Còn đối với BCTCHN thì các tập đoàn cần phải quy định thêm những sổ kế toán để phục vụ cho quá trình hợp nhất như sổ kế toán chi tiết hợp nhất, sổ chi tiết các khoản đầu tư tài chính tại đơn vị nội bộ cũng như đơn vị bên ngoài tập đoàn (đơn vị nhận đầu tư, giá trị, tỷ lệ lợi ích trực tiếp, gián tiếp…), sổ chi tiết các khoản công nợ nội bộ (kể cả các khoản vay) giữa các đơn vị trong tập đoàn với nhau và giữa các đơn vị với tập đoàn, sổ chi tiết tài sản điều chuyển nội bộ, sổ chi tiết các khoản chia cổ tức, chia lợi nhuận giữa các đơn vị với nhau, sổ chi tiết doanh thu, giá vốn, chi phí nội bộ, sổ chi tiết các luồng lưu chuyển tiền trong nội bộ tập đoàn…theo cách thức mã hoá các tài khoản chi tiết ở trên. Ngoài ra, cũng cần quy định về các bảng kê, các bảng tổng hợp đối với các khoản công nợ nội bộ, doanh thu, chi phí, giá vốn nội bộ, hàng tồn kho, TSCĐ có xuất xứ nội bộ tập đoàn…ở các công ty con cũng như ở công ty mẹ làm cơ sở để lập BCTCHN các chỉ tiêu liên quan. Bên cạnh đó, một số tập đoàn cũng cần áp dụng ngay hai sổ kế toán phục vụ cho quá trình hợp nhất BCTC là Bảng
tổng hợp các bút toán điều chỉnh và Bảng tổng hợp các chỉ tiêu hợp nhất theo Thông tư 161/TT-BTC ngày 31/12/2007.
Để thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán quản trị, cần hoàn thiện hệ thống sổ kế toán quản trị cho phù hợp. Trước hết, cần thiết kế hệ thống sổ kế toán quản trị để theo dõi chi tiết theo từng tiêu thức mã hoá các tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán quản trị. Việc thiết kế hệ thống sổ kế toán chi tiết phục vụ kế toán quản trị cần phải dựa vào các căn cứ như đặc điểm tổ chức SXKD, yêu cầu về mức độ chi tiết thông tin của đối tượng quản lý, mức độ phân cấp quản lý,…
Tiếp đến, cần tổ chức tốt việc phản ánh thông tin vào các sổ kế toán quản trị. Đối với những phần hành kế toán được tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị thì việc phản ánh thông tin vào sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị nên thực hiện đồng thời theo một nguồn thông tin đầu vào để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn, sai sót. Còn với phần hành kế toán tách biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị thì kế toán trưởng cần hướng dẫn tỉ mỉ, chu đáo cho nhân viên phần hành đó nếu họ chưa thành thạo phản ánh thông tin vào sổ kế toán quản trị. Khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán trưởng cần chú ý đến việc thiết kế hoặc lựa chọn phần mềm kế toán cho phù hợp với đặc điểm SXKD và tổ chức quản lý của đơn vị, đồng thời có biện pháp hướng dẫn và kiểm tra quá trình khai báo, nhập liệu của từng nhân viên kế toán để đảm bảo cập nhật đầy đủ các cột số liệu đã thiết kế trên sổ kế toán quản trị một cách đúng đắn.