- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
1.2.4.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán trong tập đoàn kinh tế thực chất là tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng cho công ty mẹ và các công ty con, bao gồm các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết đầy đủ chủng loại, có kết
cấu phù hợp, đảm bảo mối quan hệ đối chiếu, phương pháp ghi chép hợp lý nhằm thu nhận và cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý tập đoàn cũng như từng đơn vị thành viên. Công ty mẹ và các công ty con phải dựa trên những quy định chung của quốc gia đồng thời căn cứ vào đặc điểm SXKD, quy mô, yêu cầu quản lý, trình độ nhân viên kế toán, phương tiện tính toán…để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Trên cơ sở đó, đơn vị cụ thể hoá các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn.
Đối với KTTC, các sổ kế toán tổng hợp vận dụng phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. Các sổ kế toán chi tiết mang tính hướng dẫn, đơn vị có thể cụ thể hoá để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Như vậy, tập đoàn cần nắm được :
- Thứ nhất, hệ thống sổ sách kế toán áp dụng trong từng đơn vị thành viên (công ty mẹ, công ty con). Hệ thống sổ kế toán ở từng đơn vị thành viên tập đoàn cần được thiết kế mẫu linh hoạt, vừa đảm bảo xử lý, tổng hợp số liệu để cung cấp số liệu lập BCTC riêng của từng đơn vị thành viên và theo dõi chi tiết để báo cáo theo bộ phận kinh doanh (lĩnh vực kinh doanh, khu vực kinh doanh).
- Thứ hai, xác định nội dung ghi chép trên các sổ kế toán mở riêng cho bộ phận làm nhiệm vụ lập BCTCHN. Chính vì vậy, bộ phận làm nhiệm vụ lập BCTCHN cần thiết phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán nhằm phân tích, tổng hợp số liệu liên quan phục vụ cho yêu cầu lập BCTCHN. Sổ kế toán cần thể hiện:
+ Số liệu chi tiết từng khoản mục tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí trên BCTC riêng của công ty mẹ và từng công ty con
+ Theo dõi chi tiết theo đơn vị tiền tệ kế toán của từng đơn vị thành viên và quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán của công ty mẹ để lập BCTCHN.
+ Phân tích, tổng hợp các tài liệu liên quan: Khoản đầu tư của tập đoàn vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, giao dịch nội bộ giữa
các đơn vị trong tập đoàn,…làm căn cứ tính toán, xác định số liệu phục vụ việc thực hiện các bút toán điều chỉnh khi hợp nhất.
+ Sổ kế toán mở chi tiết cho phép tập đoàn có thể thuyết minh chi tiết hơn về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của tập đoàn theo lĩnh vực kinh doanh, và theo loại hình kinh doanh phục vụ lập "Báo cáo bộ phận".
Để ghi nhận các thông tin, số liệu liên quan đến hợp nhất BCTC có thể mở các sổ kế toán như: Sổ theo dõi tình hình mua, sáp nhập doanh nghiệp; Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh (Phụ lục 1.1); Bảng xác định phần lợi nhuận hoặc lỗ trong công ty liên kết, liên
doanh (Phụ lục 1.2); Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh (Phụ lục 1.3); Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh (Phụ lục 1.4); Bảng tổng hợp các chỉ tiêu hợp nhất (Phụ lục 1.5)...
Đối với KTQT, sổ kế toán được thiết kế mẫu theo yêu cầu quản lý nội bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu được phản ánh trong các mẫu sổ phải đảm bảo cung cấp được những thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị và phân tích thường xuyên. Ngoài số liệu thực tế, sổ kế toán quản trị còn cần thiết phải có thêm phần ghi các chỉ tiêu dự toán, kế hoạch nhằm đảm bảo cơ sở cho việc kiểm tra tình hình thực hiện dự toán, thực hiện định mức theo các chỉ tiêu phản ánh trên các sổ. Đồng thời, ngoài việc phản ánh các chỉ tiêu về giá trị còn phải phản ánh các chỉ tiêu hiện vật. Các sổ kế toán cần phải phản ánh theo nhiều chỉ tiêu phù hợp với các tài khoản chi tiết để có thông tin hữu ích sử dụng trên báo cáo kế toán quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau nhằm kiểm soát, đánh giá từng bộ phận. Công ty mẹ có thể thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác của KTQT.
Hệ thống sổ kế toán quản trị cần phải được đánh số hiệu cụ thể và có phần giải thích cách ghi chép đối với từng chỉ tiêu theo từng mẫu sổ. Các đơn vị thường sử dụng các mẫu sổ kế toán quản trị dưới đây:
Bảng 1.1: Danh mục sổ kế toán quản trị
Số TT Tên sổ Ký hiệu sổ
1 Sổ kế toán quản trị vật tư 01-SQT
2 Sổ kế toán quản trị TSCĐ 02-SQT
3 Sổ kế toán quản trị các khoản đầu tư tài chính 03-SQT
4 Sổ kế toán quản trị doanh thu 04-SQT
5 Sổ kế toán quản trị chi phí NVL trực tiếp 05-SQT 6 Sổ kế toán quản trị chi phí NC trực tiếp 06-SQT 7 Sổ kế toán quản trị chi phí sản xuất chung 07-SQT
8 Báo cáo sản xuất 08-SQT
9 Sổ kế toán quản trị chi phí bán hàng 09-SQT 10 Sổ kế toán quản trị chi phí quản lý doanh nghiệp 10-SQT 11 Sổ kế toán quản trị giá vốn hàng bán 11-SQT 12 Phiếu tính giá thành sản phẩm 12-SQT 13 Sổ kế toán quản trị kết quả kinh doanh 13-SQT
… ………. ….