- Bút toán kết chuyển: Sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh và loạ
1.2.4.7. Tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin kế toán
thông tin kế toán
Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển nhanh như hiện nay thì vấn đề ứng dụng những thành tựu trong lĩnh vực này vào quá trình tổ chức công tác kế toán ở các tập đoàn đã trở nên phổ biến và cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán bao gồm:
- Tổ chức trang bị, mua sắm phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng về tài chính cũng như phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của các đơn vị thành viên tập đoàn. Căn cứ vào yêu cầu của công tác kế toán, đơn vị xây dựng kế hoạch trang bị máy tính cho phòng kế toán và từng bộ phận kế toán. Để phát huy hiệu quả của máy tính, cần thiết phải lựa chọn phần cứng đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Có cấu hình phù hợp với chương trình phần mềm được ứng dụng + Phù hợp với mô hình tổ chức quản lý và tổ chức quản lý SXKD + Phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp
+ Đảm bảo công nghệ tiên tiến và tính đồng bộ trong trang thiết bị
Đồng thời với việc trang bị hệ thống máy tính là việc trang bị các phần mềm ứng dụng. Có thể trang bị phần mềm ứng dụng theo một trong các phương pháp sau:
+ Sử dụng nhân lực tại chỗ: Với cách lựa chọn này, người làm kế toán của đơn vị được sử dụng để viết chương trình máy tính cho hệ thống. Theo cách này, tạo điều kiện cho người làm kế toán hiểu rõ hơn ai hết toàn bộ đặc
điểm, quy trình hạch toán của doanh nghiệp, do đó khi triển khai công việc sẽ đạt hiệu quả cao.
+ Mua phần mềm sẵn có: Phần mềm sẵn có có thể được mua ở trong và ngoài nước. Đơn vị nghiên cứu xem xét để lựa chọn phần mềm thích hợp.
Các phần mềm dù tự sản xuất hay mua ngoài đều phải có các chức năng sau:
+ Đảm nhiệm công việc xử lý thông tin kế toán từ khâu cập nhật dữ liệu ban đầu đến khi lên được số liệu vào các sổ kế toán và BCKT.
+ Phân luồng khai thác thông tin theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo thời gian, theo đối tượng.
+ Tự động lập các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các BCKT. - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên sử dụng máy tính thành thạo kết hợp với chuyên môn kế toán giỏi.
- Tổ chức nhập dữ liệu vào máy, phân công trách nhiệm cho từng bộ phận, từng người làm kế toán theo dõi nhập dữ liệu vào máy đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Xây dựng hệ thống mã hoá các đối tượng quản lý, mã hoá chứng từ, tài khoản và quy định nội dung phản ánh của từng mã tài khoản.
- Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có kết cấu phù hợp với việc sử dụng giao diện máy vi tính.
- Tổ chức thực hiện chương trình trên máy
Trước hết, cần có thời gian vận hành thử nghiệm, sau đó rút kinh nghiệm và tiến hành vận hành chính thức và thường xuyên nâng cao chất lượng của hệ thống máy tính.