Khái niệm

2. NỘI DUNG

1.2.2.1. Khái niệm

Quản trị (Management) là cụm từ được dùng phổ biến, nếu xét riêng thì có thể

giải thích như sau: Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn, không để đối

tượng tự do hoạt động một cách tùy thích. Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải

làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì áp dụng một

hình thức phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có.

Theo GS. H.Koontz: “Quản lý là một hoạt động tất yếu, nó đảm bảo phối hợp

những nổ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức) với thời

gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất.” [2]

Theo Nguyễn Tiến Phước “Quản trị được xem như là một quá trình thực hiện các

chức năng quản trị: quá trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo, kiểm soát

công việc và những nổ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả

mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định”. [3]

Theo GS. Vũ Thế Phú “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và

thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường

luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn

tài nguyên có hạn”. [4]

Từ các quan điểm trên về Quản trị, có thể khái quát:

“Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể

quản trị (hệ thống quản trị) đến đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị) nhằm phối

hợp hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau một cách

nhịp nhàng, để đạt đến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất.” [5] 1.2.2.2. Chức năng quản trị

Chức năng quản trịđược phân theo theo căn cứ sau:

 Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

Ta có: Quản trị chất lượng, Quản trị Makerting, Quản trị sản xuất, Quản trị tài chính, Quản trị kế toán, Quản trị hành chính, văn phòng… Như vậy, tương ứng với

mỗi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh có một chức năng quản trị. Cách phân loại

này, không phản ánh khái quát các nhiệm vụ chung của quản trị mà là những chức năng cụ thể, được phân chia một cách linh hoạt, tùy thuộc vào trình độ phát triển sản

2 Thân Tôn Trọng Tín, Giáo trình Quản trị học, tr. 4-5. 3 Thân Tôn Trọng Tín, Giáo trình Quản trị học, tr. 5-6. 4 Thân Tôn Trọng Tín, Giáo trình Quản trị học, tr. 5-6. 5 Thân Tôn Trọng Tín, Giáo trình Quản trị học, tr. 6-7.

xuất của xã hội. Khi trình độ sản xuất của xã hội còn thấp thì sự phân chia ít chức năng, ngược lại khi trình độ sản xuất xã hội phát triển cao, qui mô sản xuất lớn, sự

phân công lao động càng sâu, thì phát sinh nhiều chức năng mới.

 Căn cứ theo nội dung của quá trình quản trị

Tác giả các học thuyết quản trị nhiều nước trên thế giới đã đề ra những chức năng tổng quát của quản trị như sau:

Năm 1916, theo Henry Fayol, quản trị có 5 chức năng: hoạch định (Planing), tổ

chức (Organizing), chỉ huy (Directing), phối hợp (Coordinating), kiểm tra (Reviewing) Năm 1923, Lyther Guilick và Lyndal Urwich, quản trị có 7 chức năng: hoạch định, tổ chức, nhân sự, thực hiện, phối hợp, kiểm tra, tài chính.

Thập niên 60 của thể kỷ XX, theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell, quản trị có

5 chức năng: kế hoạch, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra.

Thập niên 80 của thế kỷ XX, theo James Stoner và Stephen P.Robbins quản trị có

5 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.

Ngày nay, trong nhiều tài liệu giảng dạy của các trường đại học và cao đẳng Việt

Nam, các chức năng chung của quản trị đã được trình bày bao gồm: hoạch định

(Planing), tổ chức (Organizing), điều khiển (Directing) (hay còn gọi là chỉ huy, lãnh

đạo), kiểm tra (Reviewing). Với hệ thống chức năng này phản ánh khá đầy đủ những

nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) của quản trị trong giai đoạn hiện nay.

1.2.2.3. Vai trò của quản trị

Nếu chức năng quản trị là những nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) thì vai trò quản trị là những công việc cụ thể, là tập hợp những hành vi có tổ chức nhằm đạt được

mục tiêu đã đề ra. Các nhà nghiên cứu cho rằng quản trị có 3 nhóm vai trò phổ biến:  Nhóm 1. Vai trò quan hệ: vai trò người đại diện; vai trò người lãnh đạo; vai

trò người quan hệ với cá nhân, tập thể trong và ngoài tổ chức.

 Nhóm 2. Vai trò thông tin: cung cấp thông tin; phổ biến thông tin; thu thập

và thẩm định thông tin.

 Nhóm 3. Vai trò quyết định: vai trò người giải quyết xung đột; vai trò người

phân phối tài nguyên trong tổ chức.

1.2.2.4. Đặc điểm của quản trị

 Đối tượng của quản trị là con người, quản trị con người là một công việc khó khăn và phức tạp. [6]

Trong mỗi con người hay nhóm người đều có những đặc điểm tâm – sinh lý khác nhau, trình độ, nhận thức khác nhau… dẫn tới những hành động không giống nhau.

Muốn quản trị có hiệu quả trước hết phải hiểu về họ, việc này là điều không dễ, nhưng

đáp ứng được những nhu cầu của họ lại càng khó khăn và phức tạp hơn nhiều, nó luôn

là mục đích cần vươn tới của các nhà quản trị. Mặt khác, con người là tổng hòa các

mối quan hệ xã hội, ở đó mỗi người có những mối quan hệ nhiều mặt với cộng đồng:

quan hệ chính trị, quan hệ kinh tế, quan hệ xã hội. Chúng đan xen vào nhau tạo thành

những mối quan hệ phức hợp, tác động thường xuyên và chi phối mọi mặt hoạt động

của cá nhân. Nên quản trị có hiệu quả là một công việc đầy khó khăn và phức tạp.  Lao động quản trị là lao động trí lực là chủ yếu và đòi hỏi tính năng động

sáng tạo cao. [7]

Trong hệ thống quản trị có 3 loại cán bộ chủ yếu: cán bộ lãnh đạo, chuyên gia và cán bộ nghiệp vụ - kỹ thuật. Cán bộ lãnh đạo là người có chức vụ quyền hạn nhất định

trong tổ chức, là những người đề ra các quyết định quản trị, hoạch định ra các mục

tiêu, chiến lược, chính sách, biện pháp của doanh nghiệp. Cán bộ chuyên gia là những người có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, giữ vai trò hỗ trợ chính cho cán bộ lãnh

đạo đưa ra các quyết định quản trị đảm bảo tính tối ưu nhất. Cán bộ nghiệp vụ - kỹ

thuật là những người thực hiện những nghiệp vụ quản trị cụ thể như: kế toán, thủ quỹ,

thủ kho, thống kê tổng hợp, văn thư, lập trình viên máy tính… Trong 3 loại cán bộ trên thì cán bộ lãnh đạo là bộ phận quan trọng nhất, nó quyết định phần lớn sự thành bại

của tổ chức, doanh nghiệp.

 Quản trị vừa là khoa học vừa là một nghệ thuật [8]

Quản trị không những đòi hỏi phải hoàn thành các mục tiêu đã đề ra mà phải

hoàn thành chúng với hiệu quả cao nhất có thể được. Tính khoa học của quản trị thể

hiện: thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các qui luật tự

nhiên, xã hội. Điều đó đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các qui

luật khách quan chung và riêng của tự nhiên và xã hội. Thứ hai, trên cơ sở đó mà vận

dụng tốt nhất các thành tựu khoa học, trước hết là triết học, kinh tế học, toán học, tin

học, điều khiển học, công nghệ học… và các kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản trị. Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ

chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó cũng có nghĩa, người quản trị vừa phải kiên

trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh nhất định.

Tính nghệ thuật của quản trị thể hiệnở các kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, cái “mẹo”

của nhà quản trị. Nếu khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống thì nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống

cụ thể nhằm phát huy hết khả năng và sự cống hiến nhiều nhất của mỗi cá nhân cho

tập thể. Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện qua nghệ thuật giáo dục, giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh, nghệ thuật ra quyết định quản trị, quảng cáo…

7 Thân Tôn Trọng Tín, Giáo trình Quản trị học, tr. 8-9. 8 Thân Tôn Trọng Tín, Giáo trình Quản trị học, tr. 9-10.

1.2.3. Quản trị nguồn nhân lực

1.2.3.1. Khái niệm quản trị nguồn nhân lực

QTNNL là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể

quản trị đến đối tượng quản trị là NNL nhằm tổng hợp, phối hợp các tiềm năng lao

động của con người trong một vùng, một khu vực, một địa phương tại một thời điểm

nhất định để đạt được mục tiêu của chủ thểvà đối tượng quản trị với hiệu quả cao.

Theo PGS.TS. Trần Kim Dung “QTNNL là hệ thống các triết lý, chính sách, hoạt động chức năng về thu hút, duy trì, đào tạo và phát triển NNL của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên”. [9]

Để hoạt động nói chung, thì mọi tổ chức doanh nghiệp cần phải có 5 yếu tố cơ

bản (5M): (Man) con người; (Money) tiền bạc; (Material) nguyên vật liệu; (Method)

kỹ thuật, công nghệ; (Management) khoa học và nghệ thuật quản trị. Trong các nguồn

lực đầu vào đó, thì con người là yếu tố quan trọng nhất không thể thiếu trong các tổ

chức, doanh nghiệp, có tính quyết định đến kết quả hoạt động. Không có đúng và đủ

yếu tố này thì mọi tổ chức doanh nghiệp đều không thể đạt được mục tiêu.

QTNNL là khoa học và nghệ thuật. Bởi vì, QTNNL là một lĩnh vực độc lập, có quá trình phát triển lâu dài theo quy luật tự nhiên, được nhiều nhà quản lý, nhà khoa học nghiên cứu, tìm hiểu đúc kết mà thành, được thực tiễn chấp nhận, áp dụng và ngày

nay được in thành sách giáo khoa để giảng dạy, để tuyên truyền, phổ biến. Mặt khác

để vận dụng các kiến thức, lý thuyết QTNNL cần sự tinh lọc, kế thừa và sáng tạo để

phù hợp vào thực tế, trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống cụ thể đó chính là sự

phản ánh sáng tạo, sự tái hiện thực tế bằng các hình tượng là một trong những hình thức của nhận thức hiện thực nhưng mang tính chất kỹ năng, kỹ xảo.

Từ những phân tích ở trên, có thể khái quát rằng: QTNNL là một khoa học và nghệ thuật trong việc hình thành và thực thi các chính sách huy động, sử dụng tối ưu

và phát triển nguồn tài nguyên nhân lực làm gia tăng giá trị cho tổ chức, doanh nghiệp

và chính nguồn lực đó.

1.2.3.2. Chức năng quản trị nguồn nhân lực

 Hoạch định nguồn nhân lực: nhằm tìm hiểu, phân tích, xây dựng, thực hiện

và quản lý quá trình thực hiện các chương trình, chính sách liên quan đến

nguồn nhân lực trong khả năng thực hiện được của tổ chức, doanh nghiệp và

sự đồng thuận của người lao động mang lại hiệu quả cao nhất cho cả tổ chức,

doanh nghiệp và người lao động.

 Thu hút nguồn nhân lực: chức năng này nhằm đảm bảo đủ số lượng, đúng

chất lượng nhân viên ứng với những công việc khác nhau trong tổ chức để

thực hiện với năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.

 Duy trì nguồn nhân lực: chức năng này hướng đến sự phát huy tối đa khả năng làm việc của nhân viên đồng thời tạo ra sự gắn bó trung thành với tổ

chức. Các chính sách phù hợp sẽ góp phần nâng cao tinh thần và nhiệt huyết

cho nhân viên.

Hình 1.3 Mô hình các chức năng QTNNL

 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: chức năng này nhằm giúp người lao

động có được những ứng xử tốt trong từng công việc cụ thể để đóng góp vào

- Xác định mục tiêu quản trị nguồn nhân lực

Tuyển mộ

Tuyển dụng

Đánh giá Đãi ngộ nhân sự Quan hệ lao động

- Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự - Cập nhật, cung cấp thông tin nhân sự

- Thực hiện các giao tiếp nhân sự… - Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

- Phân tích công việc

Mô tả công việc

Tiêu chuẩn công việc

- Kiểm tra, đánh giá và hiệu chỉnh quy trình - Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực - Phân tích tương quan cung cầu nguồn nhân lực

- Quyết định & hành động - Dự trù kinh phí hoạt động

Tổng quan đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Tiến trình đào tạo

mục tiêu chung của tổ chức, đào tạo không chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức

mà còn cho cả người lao động.

 Chức năng thông tin nhân sự: chức năng này nhằm quản lý và cung cấp các thông tin liên quan đến người lao động: chính sách tiền lương, tiền công,

thông tin về tuyển dụng, đề bạt, đào tạo, kết quả đánh giá công việc, các

thông tin về an toàn và bảo hộ lao động, chương trình chăm sóc y tế, bảo

hiểm, phân chia phúc lợi… Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự; Cập

nhật, cung cấp thông tin nhân sự; Giao tế nhân sự, giải quyết các tranh chấp

lao động, kỹ luật, thủ tục nghĩ việc, nghĩ hưu, thai sản… chương trình chăm

sóc y tế, an toàn lao động…

1.2.3.3. Một số kinh nghiệm quản trị nguồn nhân lực Đặc điểm QTNNL của các công ty ở Nhật & Mỹ  Đặc điểm QTNNL của các công ty ở Nhật & Mỹ

Bảng 1.1 So sánh đặc điểm QTNNL của Nhật & Mỹ

Ngày nay các công ty Nhật thường quản lý theo thuyết KAIZEN

Bảng 1.2 So sánh đặc điểm thuyết Kaizen và các công ty của Mỹ

 Đặc điểm QTNNL của các công ty ở các nước Bắc Âu

 Kinh tế là trung tâm

 Tập trung chăm lo con người

 Thời gian là quyết định

 Triệt để uỷ quyền

 Bảo đảm tính chính xác

 Đặc điểm QTNNL của các công ty do người Hoa sở hữu ở nước ngoài

 Sử dụng các thủ tục hệ thống NNL phi chính thức

 Pha trộn giữa các tổ chức nho giáo và phương tây

 Duy trì mối quan hệ gia trưởng

 Tổ chức các nhóm đào tạo tại chỗ

 Đặc điểm QTNNL các công ty ở Nhật & Trung Quốc

Bảng 1.3 So sánh đặc điểm QTNNL các công ty ở Nhật & Trung Quốc

 Đặc điểm QTNNL của các công ty ở Singapore

 Mục tiêu hàng đầu là lợi ích xã hội.

 Nhà nước cấp vốn và kiểm soát doanh nghiệp.

 Tự do tuyển nhân viên, nhân viên tự do chọn tổ chức, doanh nghiệp.

 Doanh nghiệp tự hạch toán chi phí.

 Đặc điểm QTNNL ở thế kỷ 21

Bảng 1.4 So sánh đặc điểm QTNNL truyền thống và ở thế kỷ 21

 Đặc điểm QTNNL ở Việt Nam

Thời kỳ bao cấp

 Chế độ tuyển dụng suốt đời, các chính sách phúc lợi xã hội: y tế, công cộng, giáo dục miễn phí.

 Đào tạo được xem là một quyền lợi đương nhiên của người lao động.

 Hệ thống tiền lương mang tính chất bình quân, dựa vào thâm niên.

Thời kỳ đổi mới

 Chế độ tuyển dụng suốt đời chuyển sang chế độ lao động hợp đồng

 Đào tạo và phát triển như là một quyền lợi đương nhiên chuyển sang đầu

tư cá nhân.

 Chế độ lương do Nhà nước chi trả chuyển sang do doanh nghiệp chịu

trách nhiệm.

 Từ can thiệp và kiểm tra nghiêm ngặt của Nhà nước chuyển sang quyền tự

chủ của doanh nghiệp.

Những khó khăn gặp phải trong QTNNL Việt Nam hiện nay

 Năng suất và chất lượng lao động thấp.